Öffentliche Verwaltungen: Die S-O-S-Methode© für Großprojekte

Abgrenzung zwischen Projektmanagement und Großprojektmanagement (Quelle: Bundesverwaltungsamt)

Das Bundesverwaltungsamt als zentraler Dienstleister des Bundes hat eine eigene Methodik für das Projektmanagement bei Großprojekten entwickelt: 2012 wurde die „S-O-S-Methode© für Großprojekte“ vorgestellt. Das Umfeld der adressierten Großprojekte ist das von Öffentlichen Verwaltungen.

Wie der Abbildung zu entnehmen ist, fokussiert sich die Die S-O-S-Methode© auf Großprojekte, die im Vergleich zu keinen und mittleren Projekten eine andere Vorgehensweise, bzw. andere Schwerpunkte beim Projektmanagement, benötigen.

Die Methode gruppiert 13 Erfolgsfaktoren in drei Kategorien und ordnet diesen Kategorien jeweils die in der folgenden Tabelle dargestellten methodischen Lösungsdisziplinen zu.

ErfolgskategorienErfolgsfaktorenMethodische Lösungsdisziplin
S –
Strategische Ausrichtung
– Klare Projektziele
– Nutzen und Wirtschaftlichkeit sind wohldefiniert
– Alignment der maßgeblichen Stakeholder
– Minimaler, stabiler Projektumfang
– Robuste Vertragsgrundlage
– Festlegung/
Überprüfung
Projektrahmen-
bedingungen
– Vergabe- und Vertrags-
management
O –
Organisatorisches Umfeld und Projektmitarbeiter
– Unterstützung durch Organisationsleitung
– Erfahrener Projektleiter
– Erfahrenes und motiviertes Projektteam
– Ausgewogener Mix aus internen und externen Mitarbeitern
– Einbeziehung der Nutzer
– Festlegung/ Überprüfung Projektorganisation
– Personal-
management
– Kommunikations-
management
– Veränderungs-
management
S –
System – und Methoden-unterstützung
– Verlässliche Schätzungen und Pläne, Mindesttransparenz zum Projektstatus
– Angemessene Methoden, Verfahren und Werkzeuge
– Standardisierte, bewährte Technologien
– Projektplanung
– Anforderungs- und Änderungs-
management
– Qualitäts-
management
– Risiko-
management
S-O-S-Methode© für Großprojekte: Erfolgskategorien, Erfolgsfaktoren und methodische Lösungsdisziplinen (Schmid/Hanisch (2015) in projektmanagementaktuell 2/2015)

Auf solche Themen gehen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen ein, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektkaufmann und kaufmännisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

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Historisch gesehen, kommen Projekte eher aus der Welt der technischen Problemlösungen. Neben der Technik gibt es allerdings bei Projekten auch den wichtigen kaufmännischen Bereich, der manchmal wegen der dominanten technischen Lösung ein Schattendasein führt – was in Projekten schon einmal zu verheerenden wirtschaftlichen Konsequenzen führen kann. Ein Grund ist, dass es bei der kaufmännischen Seite oftmals nur um die kaufmännische Verwaltung im Sinne einer Kostenplanung und Kostenverfolgung geht.

Es ist daher zwangsläufig, dass sich in den letzten Jahren ein kaufmännisches Projektmanagement und das Berufsbild eines Projektkaufmanns entwickelt haben. In einem Interview mit Oliver Steeger hat Prof. Dr. Hasso Reschke die jeweiligen Unterschiede erläutert.

“Wir sollten unterscheiden zwischen Projektkaufmann und kaufmännischem Projektmanagement. Der Projektkaufmann, den Sie eben genannt haben, ist eher administrativ tätig – etwa bei der Budgetüberwachung, der Abrechnungskontrolle und der Rechnungsprüfung. Der kaufmännische Projektleiter dagegen hat andere Aufgaben. Beispielsweise prüft und korrigiert er Verträge. Er optimiert das Projekt wirtschaftlich und managt Risiken vor allem nicht technischer Natur. Zu seinen Aufgaben zählt auch, Claims aufzubauen, zu verfolgen und zu verhandeln. Er bewertet Änderungen, löst besondere kaufmännische Probleme oder berät und unterstützt aus ökonomischer Sicht bei der Projekttechnik. Er kann gut auf der Klaviatur von Vertragsmanagement und Risikomanagement spielen. Bei Kundenprojekten weiß er, wie man Zahlungen sicherstellt. Zudem hinterfragen versierte kaufmännische Projektleiter technische Lösungen, bewerten Angebote und Leistungen von Lieferanten – und haben zudem einen „siebten Sinn“ für mögliche nicht technische Projektprobleme. Sie haben einen ausgeprägten Instinkt für solche Schwierigkeiten, und sie halten mit ihren Vorahnungen auch nicht hinter dem Berg” (Reschke, H. (2014), in projektmanagementaktuell 5/2014).

Siehe dazu auch den Blogbeitrag Was macht ein Commercial Project Manager?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Gegenüberstellung: Öffentliche Verwaltung und Erfolgsfaktoren von Projekten

Warum tun sich gerade Öffentliche Verwaltungen so schwer, Projektarbeit umzusetzen und Projekte erfolgreich abzuschließen? Ein Grund ist natürlich die Struktur einer Öffentlichen Verwaltungen, die nicht gerade auf Projektarbeit ausgerichtet ist.

Die in der Abbildung aufgelisteten Kennzeichen der Öffentlichen Verwaltung machen das deutlich. Demgegenüber stehen Erfolgsfaktoren von Projekten, die diesen Kennzeichen teilweise sogar entgegenstehen,.

Der Transfer – die Transformation – einer Öffentlichen Verwaltung zu einer stärker projektorientierten Organisation bedeutet einen enormen Aufwand auf allen Ebenen: Organisatorisch, technologisch und bei der Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter. Es freut uns daher, dass immer mehr Mitarbeiter aus der Öffentlichen Verwaltung an unseren Lehrgängen teilnehmen. Dabei ist es erst einmal unerheblich, ob die Kompetenzentwicklung für Plangetriebenes (Klassisches) Projektmanagement, Agiles Projektmanagement oder Hybrides Projektmanagement erfolgt. Wichtig ist, dass überhaupt projektbasiertes Arbeiten etabliert wird.

Siehe dazu auch Die etwas andere Perspektive der Politik auf Projekte und Projekte in der kommunalen Verwaltung: Fachkräfte und das leidige Thema “Faxgeräte”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

“Fachkräftemangel”: Ist der jeweilige Bezugspunkt richtig?

Überall ist wieder zu hören und zu lesen, dass es einen Fachkräftemangel gibt. Ich formuliere es bewusst so, da diese Diskussion schon vor ca. 20 Jahren in der Merkel-Ära auf die politische Agenda gesetzt wurde. Überall wurden Arbeitskreise gebildet, um das Problem zu lösen. In dieser Zeit war ich beispielsweise selbst in einem Projektbeirat eingebunden. Da die Diskussionen in eine aus meiner Sicht falsche Richtung liefen, habe ich mich aus dem Projektbeirat allerdings wieder verabschiedet. Um meine Gedanken etwas konkreter zu begründen, möchte ich folgenden Text beispielhaft zitieren:

“Diesem würden nach Schätzungen des Deutschen Beamtenbundes (DBB) bei einer Beibehaltung der aktuellen Strukturen bereits heute circa 360.000 Fachkräfte fehlen; bis zum Jahr 2030 werden zudem circa 1,3 Millionen Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand gehen (Klenner 2022). Gerade im öffentlichen Dienst gäbe es allerdings grundsätzlich viele hochgradig standardisierbare Abläufe und Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten (Achleitner, Schmidt et al. 2023). Eine digitalisierte öffentliche Verwaltung würde die Grundlage für KI-basierte Automatisierung im öffentlichen Dienst schaffen. Doch die meisten Behörden haben zum heutigen Zeitpunkt in wesentlichen Aspekten der Digitalisierung Aufholbedarf”(Schmidt, C. M., ; Stich, A.; Suchy, O. et al. (2024): KI für die Fachkräftesicherung nutzen. Lösungsansätze für Automatisierung, Teilhabe und Wissenstransfer).

Wenn wir also die aktuellen Strukturen beibehalten, ergeben sich die genannten Zahlen. Die aktuellen Strukturen sind also der Bezugspunkt für die Aussage, dass ein Mangel an Mitarbeitern bestehen könnte. Es ist eben alles relativ, um es in Anlehnung an Albert Einstein auf den Punkt zu bringen. Das ist auch beim Ärztemangel, beim Lehrermangel oder bei der Anzahl der Apotheken (“Apothekensterben”) usw. so, da der Bezug die aktuelle Struktur ist.

Was ist, wenn wir die Strukturen endlich einmal anpassen?

Beispielsweise, indem wir Verwaltungsstrukturen auf allen Ebenen (Land, Stadt, Gemeinde) anders organisieren, da wir durch die neuen technologischen Möglichkeiten auch neue Möglichkeiten haben, Abläufe für die Burger zu vereinfachen und zu verbessern, und damit Werte für die Allgemeinheit schaffen. Es macht keinen Sinn, bestehende, nicht mehr zeitgemäße Strukturen digital abzubilden. Das ist nicht nur bei der Öffentlichen Verwaltung so, sondern auch in vielen Unternehmen der Fall.

Da sich das Umfeld von Gesellschaften stark verändert – und auch in Zukunft verändern wird – ist es eine gesellschaftliche Aufgabe, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, und dabei möglichst alle Menschen mitzunehmen. Diese Entwicklungen sind nicht alle 20 Jahre “auf einmal da”, sondern sind eine permanente Aufgabe. Es macht keinen Sinn, Themen wie Fachkräfte, Klima, Demographie, Technologie etc. einzeln zu betrachten, da diese miteinander vernetzt sind.

Projekte in der kommunalen Verwaltung: Fachkräfte und das leidige Thema “Faxgeräte”

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In dem Beitrag Die etwas andere Perspekive der Politik auf Projekte habe ich schon einmal darauf hingewiesen, dass wir Projekte in der Wirtschaft nicht mit Projekten in der Politik vergleichen können. Doch wie sieht es in einem etwas überschaubarereren Bereich wie der kommunalen Verwaltung aus? Interessant ist in diesem Zusammenhang das Interview mit Sabrina Heine und Charlotte Bock unter dem Titel “Projekte holen Fachkräfte in kommunale Verwaltungen”, das gerade in projektmanagementaktuell 01/2024 erschienen ist. Ich möchte daraus zwei Aspekte hervorheben.

Einerseits ist es das Thema “Fachkräfte”, das in der kommunalen Verwaltung immer mehr über Projekte angegangen wird. Interessante Projekte locken Personen an, die die spannenden Veränderungen in der kommunalen Verwaltung als Herausforderung und Chance sehen.

Charlotte Bock: (…) “eine klassische Stellenausschreibung findet selten den Weg zu den Fachkräften. Stattdessen schreiben wir ein attraktives Projekt aus …” (ebd).

Natürlich müssen wir auch auf das leidige Thema “Faxgeräte” in der kommunalen Verwaltung eingehen, Als Privatpersonen, oder als wirtschaftlich ausgerichtetes Unternehmen, wundern wir uns darüber, dass es in den kommunalen Verwaltungen überhaupt noch Faxgeräte gibt.

Sabrina Hein: “Doch eine kommunale Verwaltung ist kein Unternehmen. Sie ist die kleinste ausführende Einheit des Bundes. Sie ist eingebettet in ein hierarchisches Konstrukt. Die Arbeitsweise mag von außen als umständlich und langsam gesehen werden. Sie ist aber historisch gewachsen und hat ihren Sinn” (ebd.).

Nach den Erfahrungen aus den letzten Weltkriegen wurde das Nachkriegs-Deutschland bewusst dezentral wieder aufgebaut. Diese Strukturen haben in dem relativ stabilen Umfeld der Industriegesellschaft viele positive Effekte gehabt. Die turbulenten technologischen, demographischen und geopolitischen Veränderungen führen seit einiger Zeit dazu, dass es darum geht, muti-kontext Probleme zu lösen. Leider sind diese zu spät (Digitalisierung, Infrastruktur) oder auch falsch (Abhängigkeit von Gaslieferungen aus Russland) angegangen worden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Öffentliche Projekte: Welche wesentlichen Probleme gibt es im Projektverlauf?

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Öffentliche Projekte stehen oft in der gesellschaftlichen Wahrnehmung nicht gut dar. Es scheint, als ob die “Öffentliche Hand” unfähig ist, Projekte erfolgreich durchzuführen. Doch auch Unternehmen bekleckern sich mit ihren Projekten nicht immer mit Ruhm. Bei Unternehmen wird darüber nur gelächelt, doch bei öffentlichen Projekte wird geschimpft und teilweise geflucht, da es ja “unsere Steuergelder” sind. Dass es auch anders geht, zeigt der Beitrag Können öffentliche Infrastrukturprojekte nicht besser durchgeführt werden?

Doch was sind konkret die Probleme im Projektverlauf bei öffentlichen Projekten? Prof. Dr. Silke Schönert sieht hier drei wesentliche Punkte (Quelle: Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2023 – Interview mit Prof. Dr. Silke Schönert, in projektmanagementaktuell 2/2023):

1) Projekte werden häufig aus politischen Gründen zu schnell gestartet, ohne vorhergehend eine systematische Projektmanagement-Planung aufzustellen.

2) Rollen werden unklar definiert bzw. politisch motiviert besetzt, sodass die fachliche Eignung nicht immer im Vordergrund steht.

3) Es fehlt in Teilen ein Verständnis für den Unterschied zwischen Projekt- und Programmmanagement. Häufig handelt es sich in der öffentlichen Verwaltung um Programme und nicht um Projekte, hier werden also ganz andere Methoden und Kompetenzen erforderlich.

Diese drei Punkte zeigen schon, dass sich die öffentlichen Strukturen verändern müssen, damit öffentliche Projekte in Zukunft erfolgreicher durchgeführt werden können. Die Veränderungen beziehen sich dabei nicht nur auf die jeweiligen Projektmanagement-Kompetenzen, sondern auch auf die politischen und Verwaltungsstrukturen.

Meines Erachtens ist das nicht allen Akteuren bewusst, denn es wird aktuell eher versucht, die nicht mehr zeitgemäßen Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, ohne sie grundlegend zu erneuern. Es macht keinen Sinn, Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, die möglicherweise in Zukunft nicht mehr benötigt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Stärkere Projektorientierung um den Ineffizienzkreislauf bei öffentlichen Verwaltungen zu durchbrechen

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In dem Artikel Richter, C. (2022): Auf dem Weg zu mehr Agilität: Ein Feld für Projekteinsätze von Beschäftigten aus Unternehmen in öffentlichen Verwaltungen. In: projektmanagementaktuell 3/2022, S. 61-67 stellt der Autor die besonderen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen dar, die sich doch erheblich von wirtschaftlich geprägten Organisationen unterscheiden. Es wird weiterhin aufgezeigt, dass sich die öffentliche Verwaltung in einem Ineffizienzkreislauf befindet: (1) Mangelnden Effizienz in Entscheidungsprozessen > (2) Operative Hektik > (3) Vernachlässigung von Zukunftsprojekten > (4) Reaktive Kommunikation / eingeschränkte Mitgestaltung > ( 1) Mangelnde Effizienz in Entscheidungsprozessen etc. (ebd. S. 62). Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, bietet sich eine stärkere Projektorientierung an, die je nach Vorhaben plangetrieben, hybrid und/oder agil sein. kann. Denn nicht jedes Projekt ist für agile Vorgehensmodelle geeignet.

“Nicht erst die Corona-Pandemie zeigt die Notwendigkeit zur aufbau- und ablauforganisatorischen Flexibilität, um unvorhersehbare und bislang unbekannte Aufgaben erledigen zu können. Flexibles Handeln setzt das Beherrschen von Methoden des Projektmanagements voraus, sodass die Linienorganisation bei Bedarf um eine Projektorganisation ergänzt werden kann. Mit einem Projekt-Mindset lassen sich Aufgaben verstärkt interdisziplinär angehen. Damit wird zusätzlich die Umsetzung von Innovationsprozessen beschleunigt. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem agilen Projektmanagement zu. Im Kern meint Agilität die Erhöhung von Anpassungsfähigkeit” (ebd. S. 65).

Ein für mich positives Beispiel ist die Stadt Köln. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen haben sich in den letzten Jahren sehr viele Mitarbeiter der Stadt Köln zum Thema weitergebildet und entsprechende Kompetenzen entwickelt. Dabei waren alle Teilnehmer offen und der Projektarbeit positiv gegenübergestellt. Damit dieser Weg erfolgreich ist, sollten die Rahmenbedingungen für die öffentliche Verwaltung eine Projektorientierung stärker ermöglichen, damit sich ein entsprechendes Projekt-Mindset entwickeln kann. Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen

wm-övJa, auch die Öffentliche Verwaltung befasst sich mit Wissensmanagement. Die im Dezember 2013 veröffentlichten Ergebnisse der Studie Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen (PDF) zeigen, dass die Realität den Anforderungen noch nicht entspricht und daher folgende Empfehlungen gegeben werden (S. 10):

  1. Es sollte mit Beispielen und Pilotprojekten begonnen werden, die eigene Erfahrungen erzeugen und für die gesamte Einrichtung nutzbar gemacht werden können.
  2. Es muss sichergestellt werden, insbesondere die Verwaltungsleitung von der Notwendigkeit des Wissensmanagements zu überzeugen.
  3. Zur nachhaltigen Umsetzung muss sich die Verwaltungskultur ändern und für eine neue Vertrauens-, Fehler- und Umgangskultur öffnen.
  4. Wissensmanagement ist ein neues Instrument, bei dessen Einführung auch die Ergebnisse und Anforderungen des Change Managements berücksichtigt werden sollten.
  5. Aufgrund der angespannten Personalsituation müssen Prioritäten in den Verwaltungen gesetzt werden – nicht alles ist (gleichzeitig) umsetzbar!

In dem von uns entwickleten Blended Learning Lehrgang Wissensmanager/in (IHK) können sich auch Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung entsprechende Kompetenzen aneignen. Der nächste Lehrgang ist mit Start am 29.04.2014 in Köln geplant. Siehe dazu auch Wissensmanager/in (IHK) bei der IHK Köln beendet.

Gesellschaft für Informatik e.V. (2012): Memorandum zur Öffnung von Staat und Verwaltung (Open Government)

Das Positionspapier Gesellschaft für Informatik e.V. (2012): Memorandum zur Öffnung von Staat und Verwaltung (Open Government) ist ein Aufruf an die Bürokratie (Herrschaft der Verwaltung, Quelle: Wikipedia), sich zu öffnen und dafür auch neue Technologien zu nutzen. Das ist einerseits nicht besonders überraschend, berücksichtig man den Herausgeber, die Gesellschaft für Informatik e.V. Interessant ist allerdings, dass es sich hier um die Fachgruppe Verwaltungsinformatik handelt, was eine eher verwaltungsorientierte Perspektive auf das Thema vermuten lässt. Diese Vermutung wird bestätigt, wenn man sich den Text durchliest. Meiner Meinung nach versucht die Bürokratie (Herrschaft der Verwaltung, Quelle: Wikipedia), Open Government von Innen nach Außen kontrolliert zu steuern. Das halte ich eher für einen ingenieurwissenschaftlichen Ansatz, der dem komplexen gesellschaftlichen Gesamtsystem nicht gerecht wird. Wie würde Open Government denn aussehen, wenn es aus der Perspektive der Menschen (Bürger?) interpretiert würde – also eher Bottom-Up? Die Herrschaft der Verwaltung (Bürokratie) würde infrage gestellt – doch wer will das schon? Wie es funktionieren kann, zeigt dieses Beispiel. Die Entgrenzungstendenzen sind nicht zu stoppen, sondern können nur verzögert werden.