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Kommunikation bei verteilter agiler Projektarbeit

Die Kommunikation in Teams ist wichtig und eine Herausforderung. Gerade in räumlich verteilt arbeitenden agilen Teams setzen daher viele Organisationen auf eine digitale Kommunikation, die natürlich viele Vorteile hat. Dennoch sollte folgender Aspekt nicht unberücksichtigt bleiben:

“Digital vermittelte Kommunikation ist für verteilte Teams unverzichtbar und entsprechende Anwendungen (Videotelefonie, Chat, Mail etc.) werden von den Beschäftigten in der Regel gerne genutzt. Dennoch stellt sie keinen Ersatz für die unmittelbare persönliche Kommunikation dar, sondern kann diese nur ergänzen: Bei ausschließlich digital vermittelter Kommunikation fehlt es an Gelegenheiten, explizite und implizite Informationen auszutauschen und auf beiden Ebenen Klärungsprozesse anzustoßen. So bleiben Missverständnisse länger bestehen und potenzieren sich sogar. Eine Folge ist Unzufriedenheit im Team. In digital vermittelter Kommunikation ist es äußerst schwierig, ein Gespür für die anderen Teammitglieder, deren Aussagen und Handlungen zu entwickeln” (Neumer et al. 2021:132: Alles agil, alles gut? Warum Gute Arbeit auch in der agilen Welt kein Automatismus ist. In: Bauer et al. (Hrsg.) (2021): Arbeit in der digitalisierten Welt, S. 129-143).

In verschiedenen Blogbeiträgen habe ich immer wieder darauf hingewiesen, dass es nicht ausreicht, digitale Kommunikationsmöglichkeiten rein von der Kostenseite zu betrachten. Gerade bei komplexen Problemlösungsprozessen ist der Umgang mit Expertise (Implizites Wissen) ein wesentlicher Faktor für die Wertgenerierung. Dieser Zusammenhang wird auch im Agilen Manifest hervorgehoben.

Solche Themen nehmen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) auf. Informationen zu den Lehrgängen und zu möglichen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Die optimale Teamgröße beträgt 4.6 Personen

Wenn in Projekte gearbeitet wird bedeutet das, dass mehrere Personen koordiniert auf ein Ziel hinarbeiten. Dabei stellt sich immer wieder die Frage, wie viele Personen sollten sinnvoll zusammenarbeiten, damit sich jeder einbringen kann? Aus der Kommunikation ist bekannt, dass es oftmals hilfreich ist, wenn nicht mehr als 5-7 Personen zusammen kommunizieren. Bei einer größeren Anzahl von Personen sollte das Zusammentreffen moderiert werden. In dem Guide Scrum@Scale 2019 findet man zur Frage der optimalen Teamgröße eine überraschend konkrete Zahl.

“Während der Scrum Guide die optimale Teamgröße als drei bis neun Personen definiert (Anmerkung Robert Freund: Im Scrum Guide 2020 ist die Teamgröße maximal 10 Personen), haben Harvard-Untersuchungen festgestellt, dass die optimale Teamgröße 4.6 Personen beträgt. (Fußnote 1). Experimente mit hochperformanten Scrum Teams haben wiederholt gezeigt, dass vier oder fünf Personen die optimale Größe ist. Für eine lineare Skalierbarkeit ist es wesentlich, dass dieses Muster für die Gesamtzahl von Teams in einem SoS (Scrum of Scrums) beibehalten wird. Deswegen wurden in diesem wie in den folgenden Diagrammen Fünfecke ausgewählt, um ein fünfköpfiges Team darzustellen. Diese Diagramme sollen nur als Beispiele dienen, Ihr eigenes Organisationsdiagramm kann stark hiervon abweichen.” (Scrum@Scale Guide 2019: 8). Fußnote: Sutherland, Jeff and Schoonheim, Guido and Rustenburg, Eelco and Rijk, Maurits, “Fully distributed scrum: The secret sauce for hyperproductive offshored development teams”, AGILE’08. Conference, IEEE: 339-344, 2008.

In den von uns entwickelten Blende Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auch auf diese Themen ein. Informationen zu den Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was ist unter einer “Kompetenzfalle” bei der Teamarbeit zu verstehen?

Teams, und gerade Projektteams, werden oft danach zusammengestellt, welche fachlichen Kompetenzen erforderlich sind, um das komplexe Problem zu lösen. Für Start-ups haben Hölzner und Wallner aufgezeigt, dass es dabei zu einer Kompetenzfalle kommen kann.

Je innovativer die Idee ist, desto größer der Spagat zwischen Offenheit für Anregungen von außen und der Unbeirrbarkeit auf dem Weg zum Erfolg. Paradoxerweise fällt es exzellenten Teams, die sich aus ExpertInnen mit enger fachlicher Verbindung zusammensetzen, besonders schwer, sich für Feedback von außen zu öffnen. Denn die einzelnen Teammitglieder sind sich oft zu einig und kommen zu schnell zu gleichen Schlüssen. Dadurch entsteht eine selbstreferenzielle Bestätigung der Meinungen im Team, die ein Durchdringen des Feedbacks von außen erschwert (Hölzner/Wallner 2020:16, Projektmanagement Aktuell 31. Jahrgang, Beiheft 04/2020).

Darüber hinaus kann es in solchen Teams auch zu einer Harmoniefalle, einer Konfliktfalle und einer Konsensfalle kommen. Die Autoren schlagen daher vor, die verschiedenen Situationsbeschreibungen gemeinsam zu reflektieren, und als Lernchancen zu deuten.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf solche Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wie entsteht Teamkompetenz?

Individuelle Kompetenzen gehen in der Interaktion mit mindestens einer weiteren Person in Teamkompetenz über. Doch ist diese Teamkompetenz nicht einfach eine Akkumulation der einzelnen Kompetenzen, denn die Teamkompetenz entsteht durch die gemeinsame Arbeit an einem Ziel.

Die gekonnte Zusammenarbeit mehrer Akteure bei der Lösung von Problemen lässt sich als Teamkompetenz bezeichnen. Ein Team ist „a distinguishable set of two or more people who interact dynamically, interdependently, and adaptively toward a common and valued goal/objective/mission who have each been assigned specific roles or functions to perform, and who have a limited span of membership“ (Salas et al. 1992). Die Kompetenz eines Teams ist nicht einfach a priori vorhanden, sondern sie entsteht im Zuge der gemeinsamen Aktivität und hat daher einen emergenten Charakter. Ihre Grundlage ist ein „shared situation awareness“, ein gemeinsames Situationsverständnis. Der Begriff der „situation awareness“ (SA) bezieht sich in seiner ursprünglichen Bedeutung auf den Bewusstseinszustand eines einzelnen Individuums und wird definiert als „the perception of elements in the environment within a volume of time and space, the comprehension of their meaning, and the projection of their status in the near future“ (Endsley 1988: 97) (Klatetzki 2010:225, Hervorhebungen durch den Autor des Blogbeitrags).

Teamkompetenzen als emergente Phänomene zu betrachten stellt die üblicherweise in den Unternehmen vorgenommene Konfiguration von Teamkompetenzen infrage. Einerseits ist der Problemlösungskontext der Zusammenarbeit mit entscheidend, und andererseits können emergente Phänomene nicht vollständig geplant und vorausgesagt werden. An verschiedenen Bifurkationspunkten schaffen die einzelnen Teile ihren Ordnungsparameter, der dann wiederum die einzelnen Teile (Teammitglieder) beeinflusst. Siehe dazu auch Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk.

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Kompetenzen sind nicht nur auf der individuellen und organisationalen Ebene wichtig

kompetenzmanagement

In dem Artikel Mit Kompetenzmanagement Organisation und Individuum weiterentwickeln (Informatik Aktuell vom 02.01.2018) stellt der Autor Mathias Dom die Notwendigkeit eines modernen Kompetenzmanagements im Umfeld eines dynamischen Umfeldes heraus. Dabei berücksichtigt er eine Quelle , die schon 10 Jahre alt, allerdings immer noch aktuell ist: W. Sauter, J. Erpenbeck; 2007: Kompetenzentwicklung im Netz: New Blended Learning mit Web 2.0. Aktueller wäre diese Veröffentlichung aus dem letzten Jahr: Erpenbeck/Sauer: Kompetenzentwicklung im Netz, die viele der in dem oben genannten Artikel  erwähnten Punkte weiterführt. Darüber hinaus möchte ich noch darauf hinweisen, dass es insgesamt vier Ebenen sind, die ein moderneres Kompetenzmanagement beachten sollte. Die Krux dabei ist, dass es kaum ein Modell gibt, dass alle vier Ebenen durchgängig thematisiert. Oft stehen hier pädagogische und betriebswirtschaftliche Ansätze gegenüber. In meinem Buch Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk stelle ich einen möglichen Ansatz dar.

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Projektarbeit ist die Arbeitsform der neuen Arbeitskultur

zukunftsfähige-führungIn der Veröffentlichung der Bertelsmann Stifutung Birgit Gebhardt, Josephine Hofmann, Heiko Roehl (2015): Zukunftsfähige Führung. Die Gestaltung von Führungskompetenzen und -systemen (PDF) wird zunächst herausgestellt, wie sich die veränderten Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt auf die Führung auswirken. Anschließend wird deutlich, dass sich Führung verändern muss, um den heuten Anforderungen einer modernen Arbeitswelt zu genügen. Auf den Seiten 20-21 werden die Erkenntnisse unter der Überschrift

Vom Sonder- zum Normalfall: Interdisziplinäre Projektarbeit in sich selbst organisierenden Teams ist die Arbeitsform der neuen Arbeitskultur (S. 20-21)

genauer beschrieben. Die genannte interdisziplinäre Projektarbeit ist für viele – die es gewohnt sind, in Abteilungen zu arbeiten – recht neu und muss wieder gelernt werden. Hinzu kommt auch, dass die Teams weniger fremdorganisiert, und immer mehr selbstorgansiert arbeiten. Selbstorganisation ist ein wichtiges Element im Umgang mit Komplexität und Bestandteil einer modernen Kompetenzdefinition: Kompetenz als Selbstorganisationsdisposition. In diesem Sinne verstandene Führungskompetenz auf organisationaler Ebene, kann zusammen mit kompetenten Mitarbeitern und Team zu einem neuen Mehrebenenmodell führen. Siehe dazu ausführlicher Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk. Darüber hinaus thematisieren wir die neue Form der Projektarbeit in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK). Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernlattform.

 

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Gaul, W.; Gastes, D. (2007): Erfolg mittels Open Innovation

erfolg-mittels-open-innovation.jpgDer Beitrag von Gaul/Gastes (2007): Erfolg mittels Open Innovation ist erschienen in Karlsruher Transfer 35/2007. Abstract: “Innovationsvorgänge haben sich seit den 60er Jahren von traditionellen technologiezentrierten (technology-push), sequenziellen Prozessen mit funktional getrennten Organisationseinheiten (Matrix- oder Linienorganisation) zu kundenorientierten (market-pull), parallelen Prozessen mit fach- und abteilungsübergreifenden Teams (integrierte Produktentwicklung) weiterentwickelt. Aktuelle Prozessmodelle des Innovationsmanagements betonen die Berücksichtigung der Kundensicht, um das Risiko des Scheiterns eines neuen Angebotes am Markt zu minimieren. Erfolgreiche Entwicklungen neuer Angebote finden vermehrt in Netzwerken statt, die verschiedene Branchen und Stufen der Wertschöpfungsketten verbinden. Vor diesem Hintergrund sind zur weiteren Verbesserung der Erfolgspotenziale ´Open Innovation´ Ansätze einzubeziehen.” Es geht  deutlich hervor, dass Open Innovation kein Ersatz, sondern Ergänzung zum traditionellen Vorgehen (Closed Innovation) ist. Möglicherweise interessieren Sie auch die drei Kernprozesse des Open Innovation Ansatzes.

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VfL Bochum spielt gegen Cottbus 3:3

logo_vfl_60.gifWir waren gestern (natürlich) wieder beim Heimspiel des VfL Bochum gegen Cottbus im Stadion. Man spürte schon im Vorfeld der Partie, dass die Erwartungen an das Team nach dem Sieg bei Werder Bremen in der letzten Woche sehr hoch waren. Es zeigte sich allerdings sehr schnell, dass es gegen Cottbus ein ganz anderes Spiel werden würde. Beide Mannschaften waren nervös, denn es ging für beide um wichtige Punkte gegen den Abstieg. Der VfL Bochum schaffte durch ein Eigentor der Cottbusser (nach Ecke von Azaouagh) die 1:0 Führung. Dann auch noch das 2:0 durch eine tolle Einzelleistung von Sestak. Doch postwendend das 2:1 noch kurz vor der Halbzeit. Nach der Halbzeit dann das 3:1. Ein schöner Freistoß des eingewechselten Ono wurde verlängert, und am langen Pfosten stand Auer und machte die “Bude”. Darüber konnten wir uns nicht lange freuen, denn ein Mißverständnis zwischen Lastuvka und einem Bochumer Abwehrspieler führte zum 3:2. Der Bochumer Torwart machte dabei keine gute Figur. Aus meiner Sicht strahlte der Bochumer Keeper gestern eher Überheblichkeit als Souveränität aus. Nach dem Cottbusser Anschlußtreffer, kam es im Bochumer Aufbauspiel zu weiteren vielen unnötigen Abspielfehlern, die den Gegner weiter aufbauten. Der Ausgleich kurz vor Schluss war die Konsequenz. Insgesamt bin ich nicht mit dem Spiel des VfL zufrieden. Dennoch: Der Abstand zu einem Abstiegsplatz beträgt immer noch 7 Punkte. Die Zuschauer, die nach dem Bremen Spiel schon weiter nach oben in der Tabelle geschielt haben, sollten “auf dem Teppich” bleiben. Der VfL spielt immer noch gegen den Abstieg -noch, denn ich glaube, dass die Verpflichtungen von Azaouagh, Ono und auch Belik die Qualität des Kaders verbessert haben. Es braucht allerdings auch ein wenig Zeit, bis sich alle aneinander gewöhnt haben. Und nicht zu vergessen: Der VfL hat bisher schon 30 Tore geschossen, nur ein paar weniger als die hochgelobten Bayern. Für gute Unterhaltung ist beim VfL Bochum also so oder so gesorgt…

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Barthel/Erpenbeck/Haasebrook/Zawacki-Richter (Hrsg.) (2007): Kompetenzkapital heute

kompetenzkapital2_neu.gifIn dem Buch Kompetenzkapital heute – Wege zum Integrierten Kompetenzmanagement haben die Autoren den aktuellen Stand der Kompetenzdebatte in spannenden Beiträgen zusammengefasst: “Kompetenzkapital ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen. Das Kompetenzkapital eines Unternehmens entsteht durch das gemeinsame Handeln von Individuen, Teams und der Organisation vor dem Hintergrund der strategischen Unternehmensziele. Für das Management stellt sich nicht nur die Frage nach der Entwicklung relevanter Kompetenzen für das Unternehmen, sondern auch die nach deren Bewertung und Steuerung. Im Rahmen dieses Buches erläutern bekannte Experten, wie Kompetenzkapital identifiziert, geschaffen und genutzt werden kann. Mit dem Integrierten Kompetenzmanagement (IKM) wird ein Konzept vorgestellt, das die Brücke zwischen den Kompetenzebenen – Individuum, Team und Organisation – schlägt. Dabei wird berücksichtigt, dass Kompetenzen, obwohl von unternehmensweiter Bedeutung, sich nicht direkt gestalten lassen, sondern nur über die Schaffung positiver Rahmenbedingungen zu entwickeln sind.”

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Faktor Mensch entscheidet

segeln.jpgJochen Schümann hat in seinem Artikel Faktor Mensch entscheidet (DIE WELT vom 25.06.2007) darauf hingeweisen, wie wichtig der Mensch auch in einem hochtechnisierten Umfeld ist (America´s Cup). Obwohl im Vorfeld des Wettbewerbs häufig über die technologischen Entwicklungen der verschiedenen Teams gesprochen und geschrieben wird, kommt Schümann in seiner Analyse zu folgendem Fazit: “Am Ende sind es immer die Menschen, die für den entscheidenden Unterschied sorgen”. Nicht nur diese Erkenntnis ist beachtenswert, sondern auch der Hinweis, dass gerade das Team, das nicht auf eine einzige Person fokussiert ist, das bessere Team ist: “Auch die Deutschen sind an der Konzeption von zuviel Macht auf eine Person gescheitert.”

Insel.jpgIch höre schon manche Führungskräfte sagen: Was hat ein Segelwettbewerb mit einem Unternehmen zu tun? Antwort: Sehr viel, denn die Metapher, ein Unternehmen als Segelschiff in turbulentem Umfeld zu verstehen ist besser, als ein Unternehmen noch als Maschine zu interpretieren. Diese unterschiedlichen Metapher zeigen die unterschiedlichen Unternehmenskulturen auf, die zu Subkulturen, zu einem eigenen Sprachgebrauch und zu einem unterschiedlichen Umgang mit Menschen führen. Bei der Maschinen-Metapher, sind Menschen wie austauschbare Teile zu managen. Bei der Segelschiff-Metapher, kommt es auf ein sehr gut zusammengesetztes Team, und damit auf jeden einzelnen Menschen an. Die Änderung des Unternehmensbildes (Transformation von Deutungsmuster) würde einen individuellen und organisationalen Lernprozess bedeuten.