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Projektmanagement-Software: Meilensteine in OpenProject

Meilensteine gehören zum planbasierten/klassischen Projektmanagement. Meilensteine werden in der Definitiosphase und in der Ablauf- und Terminplanung festgelegt. Ein Meilenstein stellt hier ein besonderes Ereignis dar. Im Gegensatz zu einem Vorgang hat ein Ereignis keine Dauer, es ist eben ein Zeitpunkt. Wenn also bei einem Meilenstein die Dauer=0 ist, wird der Meilenstein oft in Balkenplänen mit einer Raute dargestellt. Dabei zeigt die untere Spitze des Meilensteins auf einen (Zeit)Punkt.

Stellt man diese Situation in einer Kalenderansicht dar, sieht es allerdings anders aus. In der Abbildung ist beispielsweise in OpenProject (Open Source Anwednung) der Meilenstein wie ein Vorgang mit einer zeitlichen Ausdehnung dargestellt. Es wird suggeriert, dass die Dauer des Meilensteins nicht 0 ist. Eine ähnliche Darstellung gibt es auch bei MS Project. Es ist schade, dass sich OpenProject sehr an MS Project anlehnt. An dieser Stelle hätte es OpenProject besser machen können als sein kommerzieller Wettbewerber. Siehe dazu auch weitere Beiträge zu OpenProject.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten

Viele Einzelpersonen, Unternehmen, NGO und Öffentliche Verwaltungen haben sich an die Nutzung von allseits bekannter Software gewöhnt. Ob es ERP-Systeme für die technische und kaufmännische Abwicklung von Geschäftsprozessen sind, Webkonferenztools, Kollaborationssoftware usw. – für alles gibt es Anwendungen (Apps) der Marktführer Microsoft, SAP, Apple usw. usw. Die Anwendungen werden oft auch als eigenes Software-Ökosystem beschrieben, bei dem Personen oder Organisationen eben drinnen oder draußen sind – was die Sache schon etwas verkompliziert, wenn nicht sogar auf Dauer unwirtschaftlich macht. Warum könnte das so sein? Dazu habe ich einen Beitrag vom November 2023 gefunden, der das thematisiert und aus dem ich folgendes zitieren möchte:

“In Deutschland haben sich sowohl der Mittelstand als auch viele Großunternehmen an geschlossene Softwaresysteme gebunden, die sie nur in dem Maße gestalten können, wie es die Hersteller der betreffenden Systeme zulassen. Wer als Automobilhersteller beispielsweise auf Apple Carplay setzt, kann neue Features nur dann liefern, wenn Apple das ermöglicht. Das gleiche gilt für Maschinenbauer, die zur Analyse der beim Betrieb ihrer Maschinen anfallenden Daten auf proprietäre Cloud-Lösungen setzen: Es geht dann nicht primär darum, was vorteilhaft wäre, sondern darum, was das System anbietet” (Ganten/Doenheim/Schröter 2023).

Diese einseitige digitale Abhängigkeit ist genau so gefährlich, wie es die Energieabhängigkeit von Russland (Gas) war, und von den Arabischen Staaten (ÖL) noch ist. Wenn Daten das neue Öl sind, so muss Deutschland, bzw. die Europäische Union auf eine Souveränität bei den Daten bestehen, die in der EU generiert werden. Diese Daten können aus meiner Sicht nur mit Hilfe von Open Source Anwendungen (statt geschlossene Anwendungen) geschützt und transparent behandelt werden. Darüber hinaus fördern Open Source Anwendungen den vielfältigen Austausch und somit den Mode 2 in der Wissensproduktion, was wiederum zu mehr Innovation und Agilität führt.

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Automobilindustrie: Adaptives Projektmanagement im Produktentstehenungsprozess

Quelle: Schmidtner, M.; Timinger, H. (2020): Automatisiertes Tailoring von Produktentstehungsprozessen, in: ProjektmanagementAktuell 02/2020).

Die Automobilindustrie hat in den letzten Jahrzehnten die Entwicklung mechanischer Bauteile professionalisiert. Dabei kam der Kommunikation mit den Lieferanten eine besondere Bedeutung zu. Die verschiedenen Abstimmungsprozesse erfolgten z.B. an gemeinsamen Quality Gates.

In der Zwischenzeit dominieren allerdings nicht mehr nur die mechanischen Bauteile, sondern es zieht immer mehr Software in das Auto ein. Dabei sind die Entwicklungszyklen von mechanischen Bauteilen und Software-Komponenten sehr unterschiedlich. Wie wir alle wissen, liegt der Technologiezyklus z.B. für ein Smartphone in der Zwischenzeit weit unter einem Jahr. Ähnlich sieht es bei anderen digitalen Angeboten aus. Bei komplexen mechanischen Bauteilen eines Autos sind die Zyklen allerdings wesentlich länger.

Es besteht somit ein Bedarf an Abstimmungsprozessen nicht nur zwischen dem Hersteller (OEM) und seinen wichtigsten Modul- und Systemlieferanten (Tier 1), sondern auch innerhalb der jeweiligen Projektebenen. Es erweist sich in diesem Zusammenhang als hilfreich, eine Prozessebene mit den bekannten Phasen und Meilensteinen, und eine Vorgehensebene zu unterscheiden (Abbildung). Hier kommen dann die im Projektmanagement bekannten plangetriebenen, auch die agilen und hybriden Vorgehensmodelle hinzu.

“Es existiert also der Wunsch agile und hybride Methoden im automobilen Produktentstehungsprozess anzuwenden. Auch wurden bereits erste Versuche hierzu durchgeführt, die deren positiven Effekt festgestellt haben. Was bisher aber noch fehlt, ist ein Leitfaden, der Unternehmen bei der Einführung dieser Vorgehensmodelle unterstützt und die verschiedenen Möglichkeiten zur Kommunikation mit Partnern in vorhergehenden bzw. nachfolgenden Tiers aufzeigt” ( Schmidtner, M.; Timinger, H. (2020): Automatisiertes Tailoring von Produktentstehungsprozessen, in: ProjektmanagementAktuell 02/2020).

In einem geförderten Projekt wird so ein Leitfaden entwickelt. Die Autoren haben weiterhin in einem Paper zusammengefasst, wie so ein adaptives System in der Automobilindustrie aussehen kann: Schmidtner, Markus; Timinger, Holger (2021): HyValue – Ein adaptives Referenzmodell für dem hybridem Produktentstehungsprozess in der Automobilindustrie. In: Lehmann, Lisa; Engelhardt, Doris; Wilke, Winfried (Hrsg.): Kompetenzen für die digitale Transformation 2020. Berlin: Springer Vieweg, S. 37-48.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement-Daten: Vernetzung mit anderen Systemen

Im klassischen/plangetriebenen Projektmanagement werden an vielen Stellen Daten generiert und benötigt. Es ist daher gut, sich klar zu machen, dass diese Daten in einem recht komplexen Netzwerk mit anderen Systemen verbunden sind.

Im Bereich “Personal” geht es natürlich um die Frage, welche Personalkapazitäten werden für das Projekt benötigt, und welche Kapazitäten stehen aus den Abteilungen zur Verfügung. Ein Ressourcenpool kann hier über viele Arbeitspakete, bzw. über viele Projekte im Multiprojektmanagement helfen, die Übersicht zu behalten. Im Bereich “Finanzen” werden beispielsweise Daten zu Stunden- und Tagessätzen, bzw. Verrechnungssätzen für die Kalkulation der Kosten benötigt. Auch die Liquiditätsplanung für ein Projekte oder auch viele Projekte basiert auf den Projektmanagement-Daten. Weiterhin kann es Sinn machen den Ablauf eines Projekts mit der Logistik abzustimmen. Grundsätzlich sind die Projektmanagement-Daten natürlich auch für das Informations-, Kommunikations- und Berichtswesen (IKBD), sowie für die Dokumentation wichtig.

Das sind nur wenige Beispiele, doch deutet es sich hier schon an, dass eine Software zu Projektmanagement nicht ausreicht, alle Anforderungen an ein professionelles Datenmanagement zu erfüllen. Besser ist es, eine Kollaborationsplattform zu etablieren, in der verschiedene Apps (inkl. Projektmanagement-Apps) zu einem Gesamtsystem integriert sind, und bei dem Sie die Datenhoheit (Datenschutz) in Ihrem Unternehmen behalten. Siehe dazu auch Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wissensarbeiter benötigen pro Woche fast einen ganzen Tag für die Informationssuche

Image by Firmbee from Pixabay

In einer aktuellen Studie von Researchscape im Auftrag von Lucid Software wurden 2.196 Wissensarbeiter aus den USA, aus UK, den Niederlanden, Deutschland und Australien befragt. Dabei kamen doch recht überraschende Ergebnisse heraus, die in der englischsprachigen Website von Lucid Software zu finden sind. ZDNET hat die wichtigsten Erkenntnisse in einem deutschsprachigen Artikel zusammengefasst.

“Demnach wenden deutsche Wissensarbeiter im Schnitt etwa 6,5 Stunden für die Suche nach Informationen auf, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können – was fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche entspricht. Zudem erschwert eine schlechte Koordination im Team die produktive Arbeit” (Quelle: ZDNET vom 01.06.2023).

Qualitativ gute Daten und Informationen sind für die Wissensarbeit elementar. Insofern ist es wichtig, diese Basis mit Hilfe digitaler Strukturen aufzubauen und die Koordination im Team zu verbessern. Technologisch kann das durch Kollaborationsplattformen geschehen, die auch eine stärkere Selbstorganisation unterstützen sollte. Kollaborationsplattformen unterscheiden sich dadurch auch von Software. Siehe dazu auch Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenProject: Arbeitspakete direkt im Gantt-Diagramm hinterlegen

OpenProject 12.3: Datei “Arbeitspaket 2023-01.doc” direkt in einem Task hinterlegen

Wie schon in verschiedenen Blogbeiträgen angesprochen, arbeiten wir in unserem Open-Source Ökosystem (Moodle, BigBlueButton, Greenlight, Nextcloud, WordPress etc.) mit OpenProject, um Balkenpläne, Task Boards und Scrum abzubilden. Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement, kommt dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen eine besondere Bedeutung zu. Es ist daher gut, wenn man im Balkenplan (Gantt-Diagramm) zu den zeitlich angeordneten Arbeitspaketen direkt das dazugehörende Arbeitspaket als Datei bei der Funktion “Task” hinterlegt (Siehe Abbildung). Selbstverständlich können Sie nicht nur eine, sondern viele Dateien hinzufügen. Darüber hinaus bietet die Integration von OpenProject und Nextcloud auch den direkten Zugriff auf in der Nextcloud abgelegte, umfangreichere Dokumentenstrukturen. Insofern können Projektteams mit OpenProject das Informations-, Kommunikations-, und Berichtswesen, sowie die dazugehörende Dokumentation sehr gut aufbauen, und an die speziellen Bedürfnisse des Projekts anpassen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanagerin AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform

“Die Projektleiter selbst schätzen, dass die eingesetzte Software einen Anteil von 20% an der Projektperformance hat. Dies stellt die Wichtigkeit dieser Softwares heraus. Weitere Verbesserungen auf die Projektperformance lassen sich sowohl mit der Implementierung von weiteren Projektmanagementstandards als auch branchen- bzw. kundenspezifischen Standards realisieren” (Stumpp et al (2022): Digitales Projektmanagement – Future Now, in projektmanagementaktuell 5/2022.

Dass eine gute Software helfen kann sicher richtig, doch ist die angegebene Quelle, die hier mit [2] angegeben ist aus dem Jahr 2008! Da gibt es doch bestimmt neuere Studien, die die beiden Autoren möglicherweise nicht kennen – na ja. Dennoch muss man den Autoren zugute halten, dass sie auf eine Schwachstelle von Projektmanagement-Software hinweisen: Die verschiedenen Angebote decken oft nur einen Teil des Projektmanagements ab. Dazu bieten die Autoren in dem Artikel natürlich ihr entwickeltes System an. Das ist durchaus legitim, doch gibt es auch Alternativen auf Open Source Basis.

Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, haben wir uns bei der Auswahl einer geeigneten Software für OpenProject entschiedenen. OpenProject bietet heute die Möglichkeit, plangetriebene, hybride und agile (Kanban und Scrum) Vorgehensmodelle bei Projekten abzubilden. Weiterhin ist OpenProject eine Open Source Anwendung die es ermöglicht, (Unternehmens-)Daten auf einem eigenen Server zu verwalten.

Das ist allerdings nicht alles, denn zu den schon sehr guten Möglichkeiten von OpenProject müssen noch weitere Elemente hinzukommen. Beispiele sind digital abgebildete PM-Prozesse je nach Standard, Stakeholdermanagement, Risiko- und Qualitätsmanagement usw. Wir haben beispielsweise OpenProject mit Nextcloud (Open Source) auf unseren Servern verbunden, sodass weitere Möglichkeiten entstehen, die ich hier nicht alle aufzählen kann. Insgesamt ist unser Ziel, die verschiedenen Open Source Anwendungen in eine Kollaborationsplattform für ein modernes Projektmanagement zu überführen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Kollaborationsplattformen fallen unter den Begriff der ´Social Media´, sind aber nicht damit identisch

Group of people with devices in hands working together as symbol of networking and communication

In der letzten Zeit habe ich vermehrt über Kollaborationsplattformen gepostet: Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders oder auch Kollaborationsplattformen fördern neue Formen der Zusammenarbeit. Heute möchte ich auf den Bezug zwischen Kollaborationsplattformen und Social Media eingehen. Es stellt sich hier die Frage, ob es Unterschiede gibt, und wenn ja, welche? Es ist dabei hilfreich, sich klar zu machen, wie Kollaborationsplattformen in den Statistiken erfasst werden.

“Kollaborationsplattformen fallen in der amtlichen Statistik unter den Begriff der ´Social Media´, sind aber nicht damit identisch: ´Zu dem Oberbegriff Social Media (auch: Soziale Medien) werden alle digitalen Medien (Plattformen) und Technologien gezählt, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen. Einige Plattformen bieten zusätzlich die Möglichkeit, Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu gestalten”. (Destatis 2017, zitiert in Hardwig, T.; Weißmann, M. (2021): Das Arbeiten mit Kollaborationsplattformen – Neue Anforderungen an die Arbeitsgestaltung und interessenpolitische Regulierung. In: Mütze-Niewöhner et al. (Hrsg.) (2021): Projekt- und Teamarbeit in einer digitalisierten Arbeitswelt, S. 203-224; Fußnote auf Seite 208).

Kollaborationsplattformen sind durchaus ein neuer “Typus von Anwendungssystemen zur Unterstützung der räumlich verteilten Zusammenarbeit in Teams bzw. Projekten. Sie unterscheiden sich von traditioneller Groupware oder von
Wissensmanagementsystemen grundlegend (McAfee 2009), wir sehen fünf spezifische Eigenschaften: Transparenz, Soziales Netzwerk, Wachsende Strukturen, Gestaltungsbedürftigkeit, Integrierte Lösung” (ebd. S. 206-207).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir Kollaborationsplattformen für die Projektarbeit. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders

Viele Mitarbeiter in den Unternehmen sehen die Möglichkeiten von IT-Systemen immer noch so, wie es jahrzehntelang üblich war: Na ja, wird halt wieder eine neue Software installiert. Diese Sicht auf die neuen Kollaborationsplattformen stimmt so nicht mehr, da diese erhebliche aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen mit sich bringen, und viel stärker selbstorganisiert genutzt und entwickelt werden.

“Bei Kollaborationsplattformen handelt es sich um integrierte Anwendungen, die vielfältige Funktionen für die raum- und zeitunabhängige virtuelle Zusammenarbeit von Teams, Projekten sowie den firmenweiten Austausch an einem virtuellen Ort im Netz zur Verfügung stellen. Mit dieser übergeordneten technischen Infrastruktur ist auch die flexible Einbindung von Externen möglich. Diese Anwendungen, die unter ganz verschiedenen Begrifflichkeiten diskutiert werden (Hardwig et al. 2020), unterscheiden sich von bisherigen Groupware-Anwendungen, die auf E-Mail basieren, wesentlich (McAfee 2009), indem sie Potenziale für eine teamübergreifende, netzwerkartige Zusammenarbeit bieten. Bisherige Forschungen führen vor Augen, dass eine reine technische Bereitstellung von Software nicht ausreicht: Eine effiziente Nutzung von Kollaborationsplattformen verlangt vielfältige organisationale, räumliche, technische sowie soziale Voraussetzungen zu schaffen (Greeven und Williams 2017). Durch die Möglichkeiten von mehr Selbstorganisation der Teams durch den Einsatz dieser Plattformen werden insbesondere hierarchische Arbeits- und Organisationsstrukturen herausgefordert” (Hardwig, T.; Weißmann, M. (2021): Auf der Suche nach dem digitalen Arbeitsplatz. In: Mütze-Niewöhner et al. (Hrsg.) (2021): Projekt- und Teamarbeit in einer digitalisierten Arbeitswelt, S. 179-180.

Die Etablierung von Kollaborationsplattformen verändert das Unternehmen als Sozio-Technische Gestaltungsansätze und unterstützt die selbstorganisierte Wissensarbeit. Wird in der Organisation noch ein klassisches IT-System genutzt (z.B. ein ERP-System) so wird es auch hier immer wieder zu Überschneidungen/Abstimmungen zwischen der Kollaborationsplattform und dem ERP-System kommen (müssen). Diese ambivalente Infrastruktur sinnvoll zu nutzen ist eine wichtige Aufgabe der Führung – des Managements. Aktuell habe ich allerdings eher den Eindruck, dass die Unternehmen nach dem Motto “viel hilft viel” verfahren, was zu einer erheblichen Verschwendung von Ressourcen führt. Diese Kosten sind kaum sichtbar, da diese oft in den Gemeinkosten untergehen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager (IHK) startet am 13.01.2016 in Köln

projektmanager-ihk-neu-300Es geht wieder los: Am Mittwoch, den 13.01.2016 startet der erste Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK) in Köln. Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein ausführliches Update des Konzepts, inkl. der Teilnehmerunterlagen und der Onlineinhalte. Ich bin gespannt, wie das Update 2016 bei den Teilnehmern ankommen wird. Sollten Sie an dem Lehrgang interessiert sein, so finden Sie Informationen auf unserer Lernplattform.