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Unternehmen: Von der Strukturdominanz zur Prozessdominanz

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Aktuell sieht es in vielen Unternehmen noch so aus, dass die Struktur (Aufbauorganisation) die Prozesse (Ablauforganisation) bestimmt und dominiert. Etwas überzogen formuliert: Die Prozesse werden an die Struktur angepasst. In Zeiten der Digitalisierung wird manchmal sogar krampfhaft versucht, die Prozesse so zu digitalisieren, dass die Struktur nicht verändert werden muss.

Das kann auf Dauer nicht gut gehen, denn das Umfeld verändert sich sehr dynamisch und erfordert teilweise ganz neue Prozesse in Unternehmen, die manchmal wenig oder sogar keine Struktur benötigen, da diese digitalen Prozesse beispielsweise über Plattformen von Kunden/Bürger usw. selbst durchgeführt werden. Dazu habe ich folgenden Text gefunden:

“Mit dem Wissen über Prozesse und Strukturen des biologischen Lebens, der Zellen, der DNA, etc. nähern sich die Prozesse und Strukturen vieler Unternehmen der Prozessdynamik des evolutionären Lebens an. Aber die Mehrheit der Unternehmen hat diesen Weg noch nicht eingeschlagen und verharrt immer noch zu sehr auf der Strukturdominanz. Einen neuen kräftigen Schub zu mehr Prozessdominanz wird die Digitalisierung in Verbindung mit künstlicher Intelligenz und Selbststeuerung erzeugen. Dies kann und wird vielfach zu umfassenden, z.T. sehr radikalen Veränderung der Energieprozesse und zu neuen dissipativen Strukturen von Unternehmen führen” (Zangl 2024, in Koller et al. 2024: Die Zukunft der Grenzenlosen Unternehmung).

Wenn sich Unternehmen also stärker an dem Umfeld orientieren, werden sie sich zwangsläufig immer mehr an die evolutionäre Prozessdynamik anpassen. Das wiederum wird dazu führen, dass es zu einer deutlichen Prozessdominanz kommen wird. Darüber hinaus wird sich zeigen, ob bestehende Unternehmen in der Lage sind ihre Strukturen schnell anzupassen, ob für die aufgezeigte Entwicklung ganz andere Unternehmen benötigt werden.

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Wie hängen Wandel, Energie und Prozess zusammen?

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In der heutigen Diskussion um technologische und gesellschaftliche Veränderungen kommt immer wieder der Begriff Wandel auf, der früher eher gemächlich war und heute als turbulent empfunden wird.

Es geht um den demographischen Wandel, den Klimawandel usw.. Der Begriff “Wandel” wird in diesen Zusammenhängen oft negativ besetzt – dabei gibt es durchaus auch positive Seiten eines Wandels. Um es klarzustellen: Ich leugne nicht die wissenschaftlich belegten großen Veränderungen unseres Klimas. Dennoch bin ich auch jemand, der gerne möglichst viele Facetten eines Themas beleuchtet.

Wie kann man sich also dem Begriff “Wandel” etwas unvoreingenommener nähern? Ich habe dazu einen Text gefunden, der das durchaus ermöglicht:

“Ein Prozess ist Bewegung oder naturwissenschaftlich ausgedrückt, eine „zeitliche Änderung des Zustandes eines physikalischen Systems“ (o.V., spektrum.de). Bewegung wiederum ist nur möglich durch Energie, insofern ist Bewegung ein Energieprozess. Um ein physikalisches System zu verändern, ein Ziel, ein Ergebnis, einen neuen Zustand oder Ort zu erreichen, muss ein Energieprozess ablaufen. In einem Energieprozess wird kontinuierlich eine Energieform in eine andere umgewandelt, insofern ist ein Prozess eine dauerhafte Energieumwandlung” (Zangel 2024, in Koller et al. 2024: Die Zukunft der Grenzenlosen Unternehmung).

Wandel als einen Prozess der Energieumwandlung zu verstehen, der schon seit dem Urknall erfolgt, ist eine interessante Perspektive, die zeigt, dass so ein Wandel nicht zu stoppen ist. Das heißt allerdings nicht, dass man nichts machen kann.

Diese (Energie-) Umwandlung zum Wohle aller zu beeinflussen, sollte unser aller Anspruch sein. Dazu kann jeder Einzelne einen Teil beitragen – beispielsweise auch, indem wir von anderen lernen. Japan hat mit der Society 5.0 ein erstes, aus meiner Sicht gutes, Zielbild für eine menschenzentrierte Gesellschaft skizziert, in der die neuen Technologien eine wichtige Rolle spielen. Mit diesem Ansatz grenzt sich Society 5.0 von der Industry 5.0 ab.

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Wie hängen “Menschenorientierung” und Resilienz einer Organisation zusammen?

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In einer Organisation sind Abläufe, Rollen und Strukturen festgelegt. So ein System kann sehr starr werden, wenn sich alle strikt an diese Vorgaben halten. Das System ist dann unflexibel und wenig robust gegenüber äußeren Veränderungen. Es ist in der heutigen Zeit (VUKA) wichtig, dass Organisationen in diesem Sinne resilient sind.

“Resilienz ist das Vermögen eines dynamischen Systems, sich erfolgreich Störungen anzupassen, die seine Funktion, Lebensfähigkeit oder Entwicklung bedrohen” (Masten 2016, zitiert in Hüsselmann 2024).

Die Abläufe (Prozesse), Rollen und Strukturen in Organisationen beweglicher, veränderbarer, adaptiver zu gestalten, ist ein erster wichtiger Schritt. Dabei kommt es allerdings nicht nur auf die organisatorischen Veränderungen (Organisation) und auf die technologische Unterstützung (Technik) dabei an, sondern auch auf die Menschen in diesem System (Mensch). Wie wichtig eine “Menschenorientierung” ist, wird im folgenden Text im Zusammenhang einen Projektportfoliomanagements (PPM) hervorgehoben:

“Die »Menschenorientierung« fordert daher, dass der Mensch immer im Zentrum des PPM-Systems bzw. der PPM-Organisation stehen sollte. Wenn diese menschliche Dimension vernachlässigt wird und stattdessen zu viel Fokus auf strikte Regularien und Prozesse gelegt wird, wird das System letztendlich wenig robust (resilient) oder sogar instabil (z. B. Fluktuation) und erfolglos werden. In der Konsequenz ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen klaren Richtlinien und menschenzentrierter Flexibilität erforderlich” (Hüsselmann 2024).

In der aktuellen Diskussion um neue technologische Möglichkeiten wie der Künstlichen Intelligenz, kommt dieser Aspekt manchmal etwas zu kurz. Siehe dazu auch Durchschnittliches Resilienzprofil der Ausgezeichneten des „Großen Preises des Mittelstandes“.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Künstliche Intelligenz in der Berater-Branche – auch eine Wissensperspektive

Quelle: Holtel, S. (2024): The Impact of ChatGPT on the Consultancy Value Chain. Das Kuratierte Dossier vol. 6 „Future Skills KM“ March 2024 published by: Gesellschaft für Wissensmanagement e. V.

Berater (Consultant) haben oft einen mehr oder weniger stark vorgegebenen Prozess für die jeweiligen Problemlösungen (Value Chain). Dieser ist in der Abbildung auf der X-Achse dargestellt: problem analysis – solution quest – experimental implementation – evaluation & refinement – external value.

Wie weiter zu erkennen ist, ist der Grad der Unsicherheit (degree of uncertainty) am Prozessanfang sehr groß (Y-Achse). Mit der Zeit, und mit dem jeweils generierten neuen Wissen, reduziert sich diese Unsicherheit, sodass eine Art Kegel entsteht (cone of uncertainty).

Die wissensebene zeigt weiterhin, dass implizites Wissen und explizites Wissen im Prozess integriert werden müssen. Die Zahlen (1), (2) und (3) verweisen darauf, dass an diesen Stellen Künstliche Intelligenz eingesetzt werden kann , was durch das ChatGPT-Symbol illustriert wurde.

Es zeigt sich auch hier, dass es zu einer angemessenen Kombination von Künstlicher Intelligenz und Menschlicher Intelligenz kommen sollte.

Stellen Sie doch auch einmal Ihren Ablauf zu Problemlösungen dar und überlegen Sie, an welchen Stellen Sie Künstliche Intelligenz einsetzen können.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Vom Wissen als Besitz zum Wissen als Prozess

Wenn wir von Wissen sprechen oder schreiben ist oft unklar, um welchen Begriff es hier wirklich geht. Bei Arnold (2017) habe ich dazu eine erste Hilfestellung gefunden. arnold schlägt vor, vom Wissen als Besitz zu einem Wissen als Prozess überzugehen.

Oft wird Wissen immer noch zu sehr als Besitz verstanden (Typ A), der eher als material, explizit und passiv charakterisiert werden kann. Daran schließt sich ein Wissensumgang an, bei dem es eher als Aneignung und Teilung des vorhandenen bzw. notwendigen Wissens geht.

Versteht man Wissen eher als Prozess (Typ B), sind es die Aspekte reflexiv, implizit und aktiv, die charakteristisch sind. Daraus leitet sich dann auch der Wissensumgang ab, der Befähigung zur Teilhabe an der Mitgestaltung des Wissens bedeutet.

Die folgende Tabelle fasst alles noch einmal übersichtlich zusammen.

Vom Wissen als Besitz
(Typ A) >		zum Wissen als Prozess
(Typ B)
Aspektematerial
explizit
passiv		reflexiv
implizit
aktiv
Wissens-
umgang		Wissensumgang als Aneignung
und „Teilung“ des vorhandenen bzw. notwendigen Wissens		Wissensumgang als
Befähigung zur Teilhabe an der Mitgestaltung des Wissens
Quelle: Arnold (2017)

Siehe dazu auch Der Strukturbruch zwischen einfacher und reflexiver Modernisierung, oder auch Implizites sollte in Organisationen stärker beachtet werden.

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Projektmanagement und Prozessmanagement – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

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Der Umgang mit Projekten wird oft in Normen, Standards und Vorgehensmodellen beschrieben, die dann geeignete Prozesse vorschlagen. Beispielsweise werden In der DIN 69901 sogar 14 Minimumprozesse genannt, die ein Mindestmaß an Projektmanagement-Qualität sichern sollen. Diese können dann noch mit weiteren Prozessen ergänzt werden (Anpassungsleistung). Die Abhängigkeiten der Prozesse wird in jeder Phase idealtypisch dargestellt.

Das Projektmanagement bezieht sich in diesem Fall (Plangetriebenes Projektmanagement) auf das Managen der Prozesse in den jeweiligen Phasen: Initiierungsphase, Definitionsphase, Planungsphase, Steuerungsphase und Abschlussphase. Es handelt sich hier um ein prozessorientiertes Projektmanagement, das eine Passung zum Prozesshaus im Unternehmen hat. Dazu zählen Geschäftsprozesse, Supportprozesse und Führungsprozesse.

Interessant dabei ist, dass z.B. der IPMA-Standard, auf den sich auch die Gesellschaft für Projektmanagement e.V. bezieht, hauptsächlich die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert, weniger das Prozessmanagement. Eine entsprechende Quelle dazu habe ich auch gefunden:

“Unstrittig ist sicherlich, dass Projekte wie auch das Projektmanagement aus Prozessen bestehen – dies findet sich in der Literatur, wie auch in den einschlägigen Standards. Allerdings wird dort, wie auch in der Ausbildung, wenig auf das Prozessmanagement in Projekten eingegangen, sondern es werden primär die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert” (Dräger/Riedel (2023), in: projektmanagementaktuell 05/2023).

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Warum einen Prozess digitalisieren, der nicht mehr benötigt wird?

In vielen Unternehmen, aber auch gerade in Öffentlichen Verwaltungen, stelle ich immer wieder fest, dass Digitalisierung so verstanden wird, dass die bisher analog ablaufenden Prozesse “einfach” digital abgebildet werden sollen. Das scheint auf den ersten Blick logisch zu sein, doch manifestiert dieses Vorgehen die bestehenden Strukturen und führt oft zu einer recht komplexen IT-Struktur, die dann zu den allseits bekannten Problemen führt.

Die eindimensionale Betrachtung der Digitalisierung verschenkt offensichtliche Potentiale, denn neben der Technologie, geht es auch um die Organisation und um die Menschen (M-O-T-Modell). In diesem Dreiklang der Möglichkeiten die angemessene Lösung zu finden ist allerdings eine anspruchsvolle Aufgabe, da alle drei Dimensionen miteinander vernetzt sind und somit ein sozio-technisches System abbilden. Es ist für viele Verantwortliche allerdings leichter IT-Aufträge zu erteilen, als das Gesamtsystem zu optimieren.

Am Beispiel der Öffentlichen Verwaltung soll die Thematik noch einmal konkretisiert werden: Was wäre, wenn sich die Öffentlichen Verwaltungen erst einmal die Frage stellen würden, ob wir die aus der Industrialisierung entstanden Verwaltungs-Strukturen in einer digital vernetzten Gesellschaft überhaupt noch benötigen. Warum sollte ein Prozess digitalisiert werden, der nicht mehr benötigt wird? Ganz im Sinne einer Society 5.0.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Eine Gegenüberstellung: Stage-Gate und Agile Entwicklung

Der von Cooper etablierte Stage-Gate-Prozess (PDF) wurde in der Produktentwicklung weltweit als einer der Standards etabliert (Stage-Gate ist ein eingetragenes Warenzeichen). Die folgende Gegenüberstellung zeigt die Schwerpunkte einer Entwicklung nach Stage-Gate und die Schwerpunkte einer Agilen Entwicklung.

Stage-Gate DevelopmentAgile Development
TypeMacroplanningMicroplanning
DomainHardware DevelopmentSoftware Development
PurposeInvestment model for sequential resource allocationTactical model for guiding largely self-managed teams
FocusRisk and qualityLearning and speed
LogicDeterministicStochastic
DirectionalityLargely linearHighly iterative
ScopeIdea to launchDevelopment and testing
OwnerCross-functional team (R&D, marketing, sales, operationsTechnical team (software developers, engineers, project managers)
Customer InvolvementEpisodicContinuous
Paluch, S. (2019:2; erweitert nach Cooper 2016:2)

Betrachtet man die beiden Ansätze als Pole so wird schnell klar, dass es zwischen den beiden Extrempositionen ein Kontinuum an Möglichkeiten gibt, die je nach Anwendungsfall genutzt werden können. Deshalb ist eine der Empfehlungen in dem Paper Paluch, S. et al. (2019:6): “(1) Find the appropriate innovation approach for a given context.” Auch hier wird wieder deutlich, dass hybride Vorgehensweisen jetzt schon Realität sind und in Zukunft noch stärker gefragt sein werden.

Solche Zusammenhänge besprechen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager(in AGIL (IHK). Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.

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The Most Innovative Companies 2018

Alle Jahre wieder veröffentlicht die Boston Consulting Group ihre Übersicht zu den innovativsten Unternehmen weltweit. Die Ausgabe 2018 enthält kaum Überraschungen auf den ersten 10 Plätzen. Bemerkenswert ist jedoch, dass Alibaba (Platz 10) und andere chinesische Unternehmen wie Tencent in der Zwischenzeit viel weiter vorne positioniert sind, als es in den letzten Jahren der Fall war. Darüber hinaus wird wiederum deutlich, dass die Digitalisierung Innovationsprozesse und das Innovationsmanagement dominiert (S. 4).

Digital Innovation Takes Over: Since 2014, only four types of innovation – all related to digital – have grown in importance and are being pursued by more companies: big data analytics, the fast adoption of ne technologies, mobile products and capabilities, and digital design.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Innovationsmanager/in (IHK) gehen wir auch auf diese Entwicklungen ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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SPRINT: Produktentwicklung in 5 Tagen

Jake Knapp (10 Jahre bei Google) und verspricht in seinem Buch Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days (2016) sehr viel. immerhin soll es möglich ein, innerhalb von 5 Tagen große Probleme zu lösen und neue Ideen zu testen. In dem Beitrag Using “Sprint” to test new product ideas in just five days vom Dezember 2017 wird diese Aussage überprüft. Der Ablauf der 5 Tage wird darin beschrieben und auf eine interessante Videoserie zum Thema verwiesen. Insgesamt zeigt der Artikel, wie SPRINT mit Erfolg umgesetzt werden kann. Bitte verwechseln Sie diesen Begriff “Sprint” nicht mit dem Sprint aus Scrum … In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Innovationsmanager (IHK) und Projektmanager Agil (IHK) gehen wir auf diese Themen ein. Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.