Wie können Kundenanforderungen (WAS) in spezifizierte Merkmale (WIE) überführt werden?

Eigene Prinzip-Darstellung (vgl. Nirankari 2003)

Es ist schon schwierig, die Anforderungen von Kunden (Requirements) zu erfassen, z.B. in einer Anforderungsliste, einem Lastenheft, einem Backlog oder auch in einer Ausschreibung, bzw. einer Anfrage. Diese Anforderungen dann auch noch in das eigene Projekt ist eine weitere Schwierigkeit – speziell dann, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer aus verschiedenen Branchen (Kontexten, beruflichen Domänen) kommen. Die Aufgabe ist also, die “Stimme des Kunden” in die “Stimme des Unternehmens” (des Projekts) zu überführen.

Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement gibt es dafür durchaus Unterlagen. Im Lastenheft werden beispielsweise die Anforderungen (WAS) des Auftraggebers dokumentiert, und im Pflichtenheft dokumentiert der Auftragnehmer, WIE eine erste Problemlösung aussehen kann. Dabei gibt es spezifizierte Merkmale, die das Produkt, bzw. die Dienstleistung charakterisieren.

Eine “Übersetzung” des WAS in das WIE kann mit Hilfe der QFD-Matrix erfolgen. QFD (Quality Function Deployment) ist schon lange aus dem Qualitätsmanagement bekannt und bedeutet frei übersetzt “Entfaltung der Qualitätsfunktionen”. Die Kundenforderungen werden hier anhand von Zahlen gewichtet, denn nicht jede Kundenforderung ist gleich wichtig. Im Feld Korrelation werden das WAS und das WIE in Beziehung gesetzt. Dabei wird anhand von Zahlen (z.B. 1, 3, 9) die Stärke der Korrelation vom Projektteam geschätzt. Multipliziert man die Gewichtung der Kundenanforderung mit der jeweils vergeben Zahl zur Stärke der Korrelation ergeben sich in jeder Zeile und jeder Spalte Daten, die man in einer einfachen Exceldatei berechnen kann.

Manchmal kommen für Auftragnehmer überraschende Erkenntnisse heraus: Das spezifizierte Merkmal mit dem höchsten Gesamtwert sollte vom Projektteam bevorzugt behandelt werden, um letztendlich die Anforderungen des Kunden zu erfüllen, was sich letztendlich in einer hohen Kundenzufriedenheit niederschlägt. Meine Anmerkungen sollen nur das Prinzip und die Möglichkeiten von QFD aufzeigen. Auf der Website des QFD-Instituts Deutschland finden Sie viele weiterführende Informationen. Siehe dazu auch diese Beiträge zu “Anforderungen”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Künstliche Intelligenz (KI) – Projekte durchführen

In verschiedenen Beiträgen (Beispiel)habe ich schon darauf hingewiesen, wie Künstliche Intelligenz (KI) für das Projektmanagement genutzt werden kann. In diesem Beitrag geht es um KI-Projekte selbst, die in den Organisationen aktuell angestoßen werden. KI-Projekte zeichnen sich durch eine große Unsicherheit und erheblichen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand aus. Schon diese Kriterien deuten darauf hin, dass KI-Projekte möglichst agil durchgeführt werden sollten. Das wird auch in dem “Leitfaden zur Durchführung von KI-Projekten” (Fraunhofer IAO 2023) so gesehen:

“Bei KI-Projekten ist es normalerweise notwendig, diverse Modelle und Algorithmen auszuprobieren, um eine optimierte Lösung zu erhalten, denn die Aussagekraft der Daten sowie die guten Wege zur Informationsextraktion sind oft nicht von Anfang an klar. Dafür kann es auch notwendig sein, (frühere) Projektschritte zu wiederholen. Deshalb ist es üblicherweise ratsam, eine iterative oder gar agile Form des Projektmanagements zu wählen, z. B. Scrum oder Kanban” (ebd.).

Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass Organisationen mit relativ wenig IT-Erfahrungen durchaus auch ergänzende Vorgehensmodelle eingesetzt werden können, um die KI-Projekte stärker zu unterstützen, bzw. zu begleiten. Dieser Hinweis deutet möglicherweise auf ein hybrides Vorgehen hin.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Den Ablauf im Projekteinkauf verbessern

Zimmermann, C. (2010): Aufbau- und Ablauforganisation des Projekteinkaufs. In: Gessler et al. (Hrsg.): Projekte erfolgreich managen, 42. Aktualisierung, S. 1-22.

In Projekten kommt es in allen Bereichen zu Verschwendungen, die ich in dem Beitrag Klassifikation von Projektaktivitäten nach Verschwendungspotenzial ausführlich dargestellt habe. Im Projekteinkauf kann dazu im einfachsten Fall der aktuelle Prozess anhand eines Ablaufdiagramms (Abbildung) dargestellt werden. Dabei wird oft klar, dass es möglicherweise bessere Möglichkeiten gibt, den Prozess zu optimieren.

Dieser Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) kann auch im Projekteinkauf dazu beitragen, mehr Zeit für die eigentlich wichtigen komplexen Probleme in Projekten zu haben. Werden die Routineprozesse nicht optimiert, kommt die Projektarbeit noch hinzu, was für viele in den Organisationen dann nicht mehr in der regulären Arbeitszeit zu schaffen ist.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) für Studenten der Universität Köln: Abschließenden Zertifikatsworkshop durchgeführt

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird seit einigen Jahren auch für Studenten der Universität Köln durchgeführt. Es handelt sich dabei um eine Kooperation zwischen dem ProfessionalCenter der Universität Köln, und der IHK Köln.

Gestern, am 26.01.2024, hatten wir wieder bei der IHK Köln einen abschließenden Zertifikatsworkshop für den Lehrgang, der im Wintersemester durchgeführt wurde. Dabei haben die Teilnehmer einen Test absolviert, ihre Projektdokumentationen zu einer Fallstudie abgegeben, und ihre Projektplanungen präsentiert.

Auch für das kommende Sommersemester wird wieder ein Lehrgang beim ProfessionalCenter der Universität Köln angeboten.

.Weitere Informationen zu unseren Lehrgängen, und zu Terminen an anderen Standorten finden Sie auf unserer Lernplattform.

Das Multiprojektmanagement organisieren – aber wie?

Das immer turbulentere Umfeld führt dazu, dass Organisationen immer mehr Projekte initiieren, definieren, planen, durchführen und abschließen. Das ist für ein Projekt schon nicht ganz einfach, doch ist es erst recht schwierig, (sehr) viele Projekte zu managen. Das Multiprojektmanagement ist in vielen Organisationen noch ein “Stiefkind”. Es gibt zwar einige Prioritäten, wie z.B. A-Projekte vor B-Projekte, vor C-Projekte, doch kommt es immer wieder an Engpassstellen zu kleineren und größeren Schwierigkeiten.

Zunächst sollte die Geschäftsleitung die Geschäftsbereiche festlegen, aus denen sich dann auf der Ebene 1 das Projektportfolio, auf der Ebene 2 die Programme und auf der Ebene 3 einzelne Projekte (Projektarten) ableiten. Das hilft schon einmal, den Überblick über die vielen Projekte zu behalten, und eine erste Struktur zu erhalten. Wenn die Organisation eine entsprechende Größe hat, werden für die einzelnen Ebenen auch Verantwortliche festgelegt. Ebene 1: Portfoliomanager, Ebene 2: Programmmanager, Ebene 3: Projektmanager. Diese Mitarbeiter sollten entsprechende Kompetenzen entwickelt haben, bzw. neu entwickeln.

Für die praktische Umsetzung von Transparenz und Kommunikation in so einem komplexen Netzwerk von Projekten eignet sich hervorragend KANBAN auf den verschiedenen Flight Level. Bitte beachten Sie, dass ein KANBAN Board kein einfaches TASK Board ist. Ein KANBAN Board kann ganz einfach mit Post-its oder digital mit verschieden Tools abgebildet wird. Entscheidend ist dabei allerdings nicht das Tool, sondern das Einhalten der – im Vergleich zu Scrum – einfachen Regeln von KANBAN.

Im Ergebnis erhalten Sie ein einfach und gut steuerbares komplexes Projekt-Netzwerk, das transparent für alle den aktuellen Stand zeigt, und alle in die Kommunikation mit einbindet. Weitere Beiträge zum Thema “Multiprojektmanagement” finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) – Online – am 23.01.2024 in Köln gestartet

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) ist am 23.01.2024 bei der IHK Köln gestartet. Bei diesem Lehrgang werden die Präsenztage online via Zoom durchgeführt. Weiterhin steht allen Teilnehmern die Moodle-Lernplattform zur Verfügung, über die Inhalte selbstorganisiert und zusammen mit anderen Teilnehmern erarbeitet werden können. Weiterhin wird die Lernplattform zur Erarbeitung einer Projektplanung in Gruppen (3-4 Teilnehmer) genutzt.

Informationen zu unseren Lehrgängen und zu aktuellen Terminen – auch an anderen Standorten -, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) ab Februar in Köln und Düsseldorf

Nachdem die ersten von und entwickelten Blended Learning Lehrgänge im Januar gestartet sind, möchte ich auf zwei weitere Angebote ab Februar in Köln und Düsseldorf hinweisen. Der Lehrgang in Köln wird wieder rein Online, und der Lehrgang in Düsseldorf im klassischen Blended Learning Format angeboten, bei dem sich Präsenztage mit Onlinephasen abwechseln.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 15.02.-21.03.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de
(Online)

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 16.02.-22.03.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de 

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK), zu aktuellen Terminen und weiteren Standorten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Fragebogen: Wie tolerant sind Sie gegenüber Unsicherheiten?

Ausschnitt aus dem Fragebogen Unsicherheitstoleranz, in: weiter bilden 04/2023

Wir leben in turbulenten Zeiten in denen geliebte Selbstverständlichkeiten (Sicherheiten) nicht mehr gelten. Daraus entwickelt sich oft eine gewisse Angst vor dieser neuen Unsicherheit im persönlichen, unternehmerischen und sogar gesellschaftlichen Umfeld.

Es wundert daher nicht, dass die Toleranz gegenüber Unsicherheit (Unsicherheitstoleranz) im klinischen Sinne als Teil der Generalisierten Angststörung verstanden wird (Gerlach, Patzelt und Andor, 2008).

Sie können im einfachsten Fall mit Hilfe eines Fragebogens prüfen, wie es mit Ihrer Unsicherheitstoleranz aussieht. Der Ausschnitt in der Abbildung zeigt die Vorgehensweise und die ersten drei Fragen.

Den gesamten Fragebogen finden Sie in der Zeitschrift weiter bilden 04/2023 auf Seite 31 (PDF).

In dieser Ausgabe gibt es noch weitere interessante Artikel zum Thema.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): Aufgrund der Wetterlage haben wir den zweiten Präsenztag kurzfristig Online durchgeführt

Da die Wetterlage absehbar immer schwieriger wurde, und sogar Warnungen auf die Smartphones der Teilnehmer versandt wurden, haben wir am Dienstagabend kurzfristig entschieden, den zweiten Präsenztag (Mittwoch) des laufenden Blended Learning Lehrgangs Projektmanager/in (IHK) bei der IHK Rhein-Neckar Online durchzuführen.

Da wir unseren Lehrgang schon immer in einem Format anbieten, bei dem sich Onlinephasen und Präsenztage abwechseln, war es für uns kein Problem, kurzfristig umzustellen. Wir haben dafür schon lange die erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen.

Der Lehrgang wird in den kommenden Wochen allerdings nicht rein Online stattfinden. Der Grund ist, dass es gerade bei der Projektarbeit (komplexe Problemlösung) darauf ankommt, auch das implizite Wissen zu erschließen, und sich persönlich besser kennen zu lernen (Teamentwicklung).

Das reine Onlineformat ist für diesen Aspekt des Lehrgang an den Präsenztagen nicht besonders gut geeignet. Siehe dazu ausführlicher: Persönliche Gespräche und Zoom im Vergleich: Das sagt die Neurowissenschaft dazu.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Auftraggeber und Auftragnehmer: Korridor des gemeinsamen Lernens

Eigene Darstellung

Wenn es um einen Projektauftrag geht, kommen schnell die Begriffe “Auftraggeber” und “Auftragnehmer ins Spiel. Dabei kommt es einem so vor, als ob es eine starke Trennung zwischen den beiden gibt. Schaut man etwas genauer hin, ist dem allerdings nicht so.

Wie der Abbildung zu entnehmen ist. gehören zu den Pflichten des Auftraggebers, den Umfang zu benennen, und die Chancen und Risiken der Anwendung abzuwägen. Zu den Pflichten des Auftragnehmers zählen das Risiko der Abwicklung, Termine, Budget und Qualität der zu erbringenden Leistungen.

Interessanterweise gibt es allerdings auch noch einen Bereich “dazwischen”. Es handelt sich um einen Korridor des gemeinsamen Lernens (der gemeinsamen Verantwortung). Es gibt z.B. viele Artefakte/Unterlagen, die nur gemeinsam – also nicht einseitig – festgelegt werden. Das sind u.a der Projektauftrag/-vertrag, Abnahmeprotokolle, Änderungsaufträge usw. Doch geht es nicht alleine um diese Unterlagen (also um das WAS), sondern hauptsächlich um die dazugehörende Zusammenarbeit (um das WIE), die es zu gestalten gilt.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.