Multiprojektmanagement und das Triple-A-Projektportfoliomanagement

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Die Technische Universität Darmstadt veröffentlich auf der Seite Multiprojectmanagement.org immer wieder Ergebnisse ihrer durchgeführten Studien zum Thema “Multiprojektmanagement”. Darunter wird eine Projektlandschaft verstanden, die durch verschiedene Dimensionen charakterisiert, Leistungsziele verschiedener Stakeholder erreichen soll. Zur Einordnung der Multiprojektmanagement-Projektlandschaft wird ein Multiprojektmanagement-Performance-Index (MPI) benutzt, der wiederum von den drei Faktoren “Adaptiv”, “Agil” und “Ambidexter” beeinflusst wird. Diese drei Dimensionen werden “Triple-A” genannt.

“In einer turbulenteren Umwelt wird es für Unternehmen zunehmend wichtiger, kurzfristig flexibel auf externe und intere Veränderungen zu reagieren und gleichzeitig langfristig diversifiziert positioniert zu sein. Diese Fähigkeiten fassen wir in der Definition des Triple-A PPMs zusammen. Demzufolge sollten Unternehmen insbesondere agile, adaptive und ambidextere Fähigkeiten erhalten und ausbauen” (Auszug aus dem 9. MPM-Studie aus 2020).

Siehe dazu auch Multiprojektmanagement: Agile Praktiken auf Portfolioebene, Projektmanagement im Unternehmenskontext und Strategische Projektnetze im Projektmanagement.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK) ab Oktober auch in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager(in AGIL (IHK) wird jetzt auch in Düsseldorf angeboten.

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 20.10.-01.12.2023, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de

Die Präsenztage sind jeweils freitags. In den Onlinephasen können Sie die jeweiligen Inhalte vertiefen. Zu den Inhalten gehören Themen wie Agile Organisation, Lean und Kanban, Scrum, Hybrides Projektmanagement und Scaling Agile mit dem Agilen Controlling. In einer Projektarbeit übertragen Sie dann in einem Team die Inhalte auf eine Fallstudie

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement-Daten: Vernetzung mit anderen Systemen

Im klassischen/plangetriebenen Projektmanagement werden an vielen Stellen Daten generiert und benötigt. Es ist daher gut, sich klar zu machen, dass diese Daten in einem recht komplexen Netzwerk mit anderen Systemen verbunden sind.

Im Bereich “Personal” geht es natürlich um die Frage, welche Personalkapazitäten werden für das Projekt benötigt, und welche Kapazitäten stehen aus den Abteilungen zur Verfügung. Ein Ressourcenpool kann hier über viele Arbeitspakete, bzw. über viele Projekte im Multiprojektmanagement helfen, die Übersicht zu behalten. Im Bereich “Finanzen” werden beispielsweise Daten zu Stunden- und Tagessätzen, bzw. Verrechnungssätzen für die Kalkulation der Kosten benötigt. Auch die Liquiditätsplanung für ein Projekte oder auch viele Projekte basiert auf den Projektmanagement-Daten. Weiterhin kann es Sinn machen den Ablauf eines Projekts mit der Logistik abzustimmen. Grundsätzlich sind die Projektmanagement-Daten natürlich auch für das Informations-, Kommunikations- und Berichtswesen (IKBD), sowie für die Dokumentation wichtig.

Das sind nur wenige Beispiele, doch deutet es sich hier schon an, dass eine Software zu Projektmanagement nicht ausreicht, alle Anforderungen an ein professionelles Datenmanagement zu erfüllen. Besser ist es, eine Kollaborationsplattform zu etablieren, in der verschiedene Apps (inkl. Projektmanagement-Apps) zu einem Gesamtsystem integriert sind, und bei dem Sie die Datenhoheit (Datenschutz) in Ihrem Unternehmen behalten. Siehe dazu auch Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Multiprojektmanagement: Agile Praktiken auf der Portfolioebene

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Agile Vorgehensweisen, agile Praktiken, agile Vorgehensmodelle bieten sich in vielen Branchen für komplexe Projekte an. Was auf der Einzelprojektebene schon funktioniert, klappt auf den Ebenen Programme und Portfolios im Multiprojektmanagement noch nicht so gut, obwohl es durchaus verschiedene Frameworks für ein Scaling Agile gibt.

Wie Sie wissen legen wir großen Wert darauf, möglichst auf wissenschaftliche Quellen zu verweisen und diese auch anzugeben. Auch zu dem in der Überschrift erwähnten Zusammenhang beziehen wir uns auf Erkenntnisse, die auf Basis der regelmäßig durchgeführten Multi-Projekt-Management (MPM) Benchmarking-Studie ermittelt wurden.

“Viele Unternehmen versuchen nun, agile Praktiken auf der Portfolioebene anzuwenden. Ein weit verbreiteter Ansatz für agiles Portfoliomanagement ist das Scaled Agile Framework (SAFe) von Leffingwell oder Frameworks, die von Krebs oder Vähäniitty entwickelt wurden. Allerdings haben Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, agile Methoden auf Portfolioebene zu skalieren, und die meisten Unternehmen verwenden weiterhin gleichzeitig agile und traditionelle Projektmanagementmethoden in einem traditionell verwalteten Projektportfolio. Die Erweiterung des Projektbacklogs, das bereits aus dem agilen Projektmanagement bekannt ist, ist auf Portfolioebene eine zentrale Methode, die von agilen Portfolios genutzt wird {4]” (Bechtel, J. (2022): Auswirkungen agiler Methoden auf die Zusammenarbeit im Unternehmen, in: ProjektmanagementAktuell 1/2022).
[4] C. J. Stettina and J. Hörz, “Agile portfolio management: An empirical perspective on the practice in use,” International Journal of Project Management, vol. 33, no. 1, pp. 140 – 152, 2015.

Weiterhin ist in diesem Zusammenhang interessant, dass “insbesondere kulturelle Faktoren wie die Risiko- und Innovationskultur im positiven Zusammenhang mit der Zusammenarbeitsqualität stehen. Die Anwendung von Business Cases wirkt sich allerdings bei einem Portfolio mit vielen agilen Projekten weniger positiv auf die Zusammenarbeit aus” (ebd).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

KANBAN Board im Multiprojektmanagement – Keep it simple

Eigene Darstellung – Ausschnitt

In dem Beitrag KANBAN für Multiprojektmanagement nutzen hatte ich aufgezeigt, wie viele Projekte in OpenProject in einem KANBAN Board dargestellt werden können. Dort sind die Spalten Phasen aus dem generellen Phasenmodell (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss). Ein KANBAN Board unterscheidet sich von einem einfachen Task Board durch die Begrenzung der parallel bearbeitbaren Projekte/Tasks (WIP: Work in Progress)..

Wenn Sie nun keine Software zur Verfügung haben, und sich nicht an den genannten Phasen orientieren wollen, können Sie ein recht einfaches KANBAN Board für das Multiprojektmanagement aufbauen. In der Abbildung sind die Spalten “Projektkandidaten”, “Anstehende Projekte”, Laufende Projekte” und “Beendete Projekte”. Die Zahlen über den ersten drei Spalten stellen den Work in Progress (WIP) dar. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Abbildung um einen Ausschnitt handelt! Wenn Sie die Prinzipdarstellung weiterentwickeln wollen, könnten Sie noch Projektarten unterscheiden, die Sie horizontal durch Swim Lanes unterscheiden können.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement im Unternehmenskontext

In dem Beitrag Strategische Projektnetze im Projektmanagement habe ich deutlich gemacht, dass die Projekte in Unternehmen nicht isoliert betrachtet werden können, sondern oftmals direkte oder indirekte Vernetzungen zwischen den Projekten entstehen.

Diese Sicht auf die Projektlandschaft ist gekoppelt mit den Portfoliomanagement, Programmmanagement und der operativen Ebene, dem Operativen Projektmanagement von Einzelprojekten. Es wird hier schon deutlich, dass es für ein Unternehmen darauf ankommt, die richtigen Projekte (bezogen auf die Unternehmensziele) auszuwählen, und zum Erfolg zu führen. Die Abbildung zeigt das Projektmanagement im Unternehmenskontext auf.

Es ist nicht ganz einfach, mit Portfolios und Programmen umzugehen. Unternehmen sollten dafür Mitarbeiter mit den entsprechen Kompetenzen haben.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Strategische Projektnetze im Projektmanagement

Wenn wir an Projektmanagement denken, kommt uns zunächst einmal der Umgang mit einem Projekt in den Sinn. Wie wir allerdings aus der Studie Projektifizierung der Gesellschaft in Deutschland wissen, gibt es in allen gesellschaftlichen Bereichen einen Trend zu mehr Projekten, die nicht isoliert sind, sondern direkt oder indirekt zu anderen Projekten in Beziehung stehen.

In der Abbildung sind beispielhaft zwei Strategische Projektnetze für die Bereiche Finanzen, Kunden/Markt, Interne Prozesse und Lern- und Entwicklungspotenziale dargestellt. Sich diese Vernetzungen klar zu machen, und diese zu beobachten/monitoren ist eine wichtige Aufgabe im Multiprojektmanagement, das die Ebenen Einzelprojekte, Programme und Portfolios betrachtet.

Es ist für viele Organisationen eine neue und große Herausforderung, mit Projektnetzen und ganzen Projektlanschaften umzugehen. Siehe dazu auch Wissensnetzwerke und Projektwirtschaft,

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Konflikte können Projekte erheblich lähmen

Image by Ryan McGuire from Pixabay

In Projekten läuft nicht immer alles so, wie man sich das gedacht hat. Es kommt zu Höhen und Tiefen in der Projektarbeit, die nicht jedes Teammitglied gut verkraftet. Manchmal kommt es durch unterschiedliche Meinungen und Erwartungen zu Spannungen zwischen Personen, die zu Spannungen (Konflikte) führen, die ein Projekt lähmen können. Dabei geht es nicht immer nur um Sachkonflikte, oft geht es um Beziehungskonflikte, die sich auch über eine längere Zeit aufbauen. Das folgende Beispiel soll das etwas illustrieren.

“Zwei Beschäftigte, eine Mitarbeiterin und ein Mitarbeiter, die bislang zwar nicht beste Freunde waren, aber professionell zusammengearbeitet haben, beginnen, um eine technische Lösung zu streiten. Wenige Tage später stellt einer beiden Beteiligten den Projektmanager vor die Wahl „Er oder ich“. Hinter beide Konfliktparteien haben sich schon Allianzen von Kollegen gestellt, die ihre bzw. seine Position unterstützen. Ein Graben hat sich durch das Projektteam gezogen. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass sich der Konflikt lange angebahnt hatte, aber nur zum Teil erkennbar gewesen wäre: Unsichtbar war, dass die Mitarbeiterin privat zurzeit hoher Belastung ausgesetzt ist. Erkennbar wäre aber gewesen, dass sie in letzter Zeit öfter ruppig gegenüber Kollegen aufgetreten ist. Auch kein Geheimnis war, dass der andere Mitarbeiter im Konflikt deshalb um seinen Job bangt, weil er nur einen befristeten Arbeitsvertrag hat und seine Aufgaben so unscharf formuliert sind, dass sie sich mit dem Verantwortungsbereich seiner Kollegin überschneidet. Das geht fast allen Mitarbeitern im Projektteam so, schon länger macht sich deswegen Unmut breit. In diesem Konflikt geht es längst nicht mehr um die Sache.” (Gross 2019:812).

Wenn es um Projektmanagement geht, wird oft über Normen, Vorgehensmodelle, Tools usw. diskutiert. Ein wesentlicher Teil von Projektarbeit besteht allerdings nicht in diesen “harten”, sondern eher in den “weichen” Faktoren. Neben den Fachkompetenzen sollten daher auch die Methoden-, Sozial- und Persönlichkeitskompetenzen entwickelt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Die ISO 21502:2020 als Grundlage für agile/adaptive Projektmanagementnormen

Image by Pfüderi from Pixabay

Wie schon in vielen Blogbeiträgen erläutert, gibt es zwischen den extremen eines vollkommen planbasierten Vorgehensmodell im Projektmanagement und einem vollkommen agilen Vorgehensmodell ein sehr umfangreiches Kontinuum an Möglichkeiten für ein hybrides/adaptives Projektmanagement, das an das jeweilige Vorhaben angepasst werden kann.

Damit alle Organisationen in internationalen Projektlandschaften miteinander arbeiten/kommunizieren können ist es gut, wenn Standards Grundsätzliches regeln. Im klassischen, planbasierten Projektmanagement existieren dazu schon sehr viele Normen, auch ISO-Normen.

Im agilen Umfeld fehlt es dahingehend noch an international gültigen Standards und Normen. Beispielsweise ist der Scrum-Guide 2020 ein Rahmenwerk, das zwar in vielen Sprachen verfügbar ist, dennoch stellt der Guide keine Norm dar.

In der Zwischenzeit bewegen sich die verschiedenen Perspektiven aufeinander zu und werden in aktualisierten internationalen Normen zusammengefasst. Die ISO 21502:2020 ist daher für alle möglichen Ansätze geeignet.

“Die ISO 21502:2020 ist auf jede Organisation anwendbar sowie auf jede Art von Projekt, unabhängig von Zweck, Durchführungsansätzen, verwendetem Lebenszyklusmodell, Komplexität, Größe, Kosten oder Dauer und ´prädiktive, inkrementelle, iterative, adaptive oder hybride, einschließlich agiler Ansätze´. Eine darüber hinausgehende internationale Normierung agiler bzw. adaptiver Ansätze wird seit Jahren international hoch priorisiert.” (Heydenreich, D. (2021): Internationale Normen und Standards für agiles/adaptives Management von Projekten, Programmen, Portfolios und deren Governance – Die neue Study Group ISO/TC258 AHG15, DIN Mitteilungen, Oktober 2021).

Gerade für international tätige Organisationen wird es spannend sein zu beobachten, wie sich die Entwicklungen auch auf die bekannten Standars wie PMI, IPMA oder PRINCE2 weiter auswirken wird. Siehe dazu auch Adaptives Management von Projekten.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektarbeit und Intrinsiche Motivation

In klasischen Arbeitsprozessen, in denen es darum geht, Abläufe möglichst fehlerlos, effektiv und effizient zu wiederholen, sind Impulse von Außen (extrinsische Motivation), wie zum Beispiel durch Boni für Mitarbeiter, oftmals motivierend. Bei eher kreativen Arbeiten ist das allerdings nicht so. Wenn es darum geht, komplizierte und komplexe Probleme zu lösen, kommt der Kreativität eine besondere Rolle zu. Das ist auch in der Projektarbeit so, da hier komplexe Probleme unter anderem mit Kreativität gelöst werden müssen. Siehe dazu auch Teamarbeit und Projektarbeit: Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Entscheidend für die Kraetivität bei der Projektarbeit ist die jeweilige intrinsiche Motivation von Mitarbeitern, die alle unterschiedliche Erfahrungen, Kompetenzen, Vorstellungen von Führung usw. mitbringen.

“Die Voraussetzung für erfolgreiches und kreatives Arbeiten ist eine starke innere Motivation. Es geht darum, aus einem inneren Anreiz heraus zu handeln und eine Tätigkeit zu verfolgen. Aufgaben, die ein hohes Maß an Kreativität erfordern, gelingen mit einer starken intrinsischen Motivation besser als durch eine „von außen einwirkende“, extrinsische Motivation. Es ist wissenschaftlich belegt, dass extrinsische Motivatoren wie beispielsweise Boni einen negativen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit haben, wenn die Aufgabe Kreativität erfordert (vgl. Pink 2010).” (Lang/Scherner 2019:290).

Es stellt sich in dem Zusammenhang natürlich gleich die Frage, welche Rahmenbedingungen intrinsiche Motivation fördern kann. In dem Beitrag Gestaltungsmerkmale, die eine intrinsische Motivation, d. h. eine Aufgabenorientierung bewirken finden Sie dazu Hinweise.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.