Projekte mit externen Kunden laufen oftmals besser als interne Projekte

Kunden haben verschiedene Anforderungen an Organisationen. Einerseits sind das Routine-Anfragen, bzw. -aufträge, andererseits sind es Projekte, die oft separat vertraglich geregelt werden. Neben diesen Projekten mit Kunden gibt es noch weitere Projekte, die eher intern ablaufen – also einen internen Auftraggeber haben. Mit Hilfe des Project Management Waste Index (PMWI) konnte das in einer Studie nachgewiesen werden.

“Projekte mit einem externen Kunden weisen einen niedrigeren PMWI auf als interne Projekte. Dies gibt Anlass zu Vermutung, dass Kundenprojekte vielfach stringenter gemanagt werden, als interne Projekte. Vielleicht sind die „Eh da“-Kosten für die Mitarbeiter interner Projekte ein Grund dafür. Das bleibt an dieser Stelle Spekulation. Klar ist, dass Kundenprojekte in aller Regel einem rahmengebenden Vertrag unterliegen, der unmittelbare Auswirkungen bei Nichterreichen der Ziele mit sich bringt” (Erne/Hüsselmann/Langhardt 2021).

Siehe zu den erwähnten “Eh da”-Kosten auch Projektmanagementkosten in der Gesamtorganisation sollten nicht als prozentualer Overhead angesetzt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): 6x in dieser Woche in Köln, Düsseldorf, Mannheim und Siegen

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wurde in dieser Woche insgesamt 6x an vier unterschiedlichen Standorten durchgeführt.

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website), 11.09.2023, 4. Präsenztag bei der IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Schmitz, Telefon: 0221/1640-6700, E-Mail: rene.schmitz@koeln.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website), 12.09.203, 4. Präsenztag (Online) bei der IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de (Online)

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website), 12.09.2023, 4. Präsenztag bei der IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website), 13.09.2023, Zertifikatsworkshop bei der IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de (Online)

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 13.09.2023, 1. Präsenztag bei der IHK Rhein-Neckar, Mannheim, Ansprechpartnerin: Frau Maibach, Telefon: 0621 1709-852, E-Mail: lisa.maibach@rhein-neckar.ihk24.de  

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerBBZ-Website), 14.09.2023, 4. Präsenztag im bbz Siegen, Ansprechpartnerin: Frau Plicht, Telefon: Telefon 0271 89057-24, E-Mail: plicht@bbz-siegen.de (Ausgebucht) | Zusatzangebot ab Oktober

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten, und zu weiteren Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmarketing: Ein Projekt nach innen und außen vermarkten

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Ein Projekt zu bearbeiten und erfolgreich zum Ziel führen ist nicht ganz einfach. Das dazugehörende Projektmanagement sollte daher auch darauf achten, dass das Projekt angemessen dargestellt und wahrgenommen wird. Dazu bieten sich natürlich verschienene Kommunikationsmaßnahmen (intern/extern) an.

Eingebettet sind solche Kommunikationsmaßnahmen oftmals in ein Projektmarketing. Marketing an sich ist sehr umfassend, doch kann man das bekannte Marketing-Mix von Product (Produktpolitik), Place (Diestributionspolitik), Price (Kontrahierungspolitik) und Promotion (Kommunikationspolitik) gut für ein Projektmarketing nutzen. Wenn Sie nichts machen, sind durchschnittlich mehr negative als positive Informationen über Ihr Projekt im Umlauf. Ein erstes Brainstorming zu Marketingmitteln im Projekt könnte die folgende einfache Liste ergeben (vgl. ebusiness-Lotse (2017): Leitfaden IT-Projekte vorbereiten):

> Eigenes Projekt-Logo
> Vorstellung des Projektteams
> Bekanntgabe der Ansprechpartner für die Zielgruppen sowie bei Fragen und Kritik
> Bekanntgabe wichtiger Eckdaten
> Kommunikation von Fortschritten oder Änderungen im Projekt (E-Mail, Projektbroschüre,
Intranet, Schaubild, KANBAN-Board, Blogs,…)
> Bericht über das erfolgreich durchgeführte Projekt um die erbrachte leistung zugänglich
zu machen (analoge/digitale Kundenzeitung, Newsletter, …)
> Förderung von Begeisterung und positiver Einstellung durch emotionale Vermittlung
> …..

Siehe dazu auch Bitkom-Leitfaden: Lernen in immersiven Welten – Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) nutzen , und In der Zwischenzeit kann Künstliche Intelligenz im Projektmanagement genutzt werden – beispielsweise im Projektmarketing.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagementkosten in der Gesamtorganisation sollten nicht als prozentualer Overhead angesetzt werden

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Betrachten wir die Kostenstrukturen im Projektmanagement, so sind die Ebenen Individuum, Projekt, Organisation und Umwelt (Netzwerke) zu unterscheiden. Auf der Ebene der Gesamtorganisation werden die Projektmanagementkosten oftmals nicht differenziert erfasst, und können somit auch nicht nach außen differenziert dargestellt werden. Projektmanagement wird in diesen Fällen oft als “Overhead” pauschal veranschlagt.

“Auf der Ebene der Gesamtorganisation ist vielfach weder intern transparent noch nach au-ßen darstellbar, welche Projektmanagementkosten in welcher Höhe in der Angebotsphase anzusetzen sind. Das führt zu der Praxis, diese Kosten als prozentualen ´Overhead´ von 10% und 30% der Projektsumme anzusetzen, ohne zu wissen, was sich hinter diesem Kostenblock genau verbirgt. Nicht selten umfasst er organisatorische Ineffizienzen, wie übermäßige organisatorische Schnitt- und Freigabestellen, aufwändige interne Diskussionen und ergebnislose Meetings, Suche nach validen und aktuellen Informationen sowie die Verwaltung von fehlenden Projektressourcen, die noch in Altprojekten verplant sind” (Erne/Hüsselmann/Langhardt 2021:2).

Die Autoren einer Studie zu Verschwendungspotenzialen in Projekten verknüpfen hier die jeweiligen Zuschläge mit den in Projekten oftmals vorhandenen Verschwendungsarten, die sogar in einem Projektmanagement-Wast-Index (PMWI) zusammengefasst werden können. Es ist in den Organisationen somit nicht nur wichtig, Routineprozesse zu optimieren, sondern auch erforderlich, Projektmanagement werthaltiger aufzubauen. Ein guter Ansatz dazu ist, die Verschwendungspotenziale aufzuzeigen und anzugehen, wodurch sich auch eine bessere Kalkulationsgrundlage ergibt.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) mit Start am 17.10.2023 in Düsseldorf ist jetzt schon ausgebucht

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird schon seit mehreren Jahren erfolgreich bei der IHK Düsseldorf angeboten. In diesem Jahr haben wir bisher schon vier Lehrgänge durchgeführt. Die Nachfrage ist weiterhin hoch, denn auch der Lehrgang , der am 17.10.2023 starten wird, ist jetzt schon ausgebucht.

Sollten Sie in diesem Jahr noch an dem Lehrgang teilnehmen wollen, so können Sie sich noch für den Lehrgang anmelden, der vom 13.11. -18.12.2023 angeboten wird. Informieren Sie sich auf der IHK-Website oder sprechen Sie bei der IHK Düsseldorf direkt Frau Wanke an: Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de.

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Warum klappt die cross-funktionale Zusammenarbeit oft nicht?

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Es werden in der neuen Arbeitswelt immer noch viele Tätigkeiten – meistens Routinetätigkeiten – alleine durchgeführt. Wird die Tätigkeit komplizierter, oder gar komplexer, kommt man am Arbeitsplatz nicht mehr alleine zurecht, und versucht, das Problem mit anderen zusammen zu lösen. Das kann natürlich innerhalb des eigenen beruflichen Umfeldes (Funktionsbereichs) geschenen. es kommt aber immer mehr dazu, mit anderen cross-funktional, also funtionsübergreifend z.B. in Projekten zu arbeiten. Dabei sollten wir uns noch einmal klar machen, was Teamarbeit von Projektarbeit unterscheidet.

In einer Studie kam heraus, dass 75% of Cross-Functional Teams Are Dysfunctional (Harvard Business Review 2015). Bei einer sehr großen Anzahl von funktionsübergreifenden Teams klappt das also nicht gut. Genauer bedeutet das, dass drei der folgenden fünf Kriterien nicht erfüllt wurden:

“They fail on at least three of five criteria: 1.) meeting a planned budget; 2.) staying on schedule; 3.) adhering to specifications; 4.) meeting customer expectations; and/or 5.) maintaining alignment with the company’s corporate goals. Cross-functional teams often fail because the organization lacks a systemic approach. Teams are hurt by unclear governance, by a lack of accountability, by goals that lack specificity, and by organizations’ failure to prioritize the success of cross-functional projects” (ebd.).

Grob zusammengefasst wird vermutet, dass es an der organisationalen Struktur/Unterstützung liegt, dass funktionsübergreifende Teams nicht gut zusammenarbeiten. In dem Beitrag Making cross-organizational teams work for people vom 10.08.2023 werden dazu konkrete Vorschläge gemacht:

– Keep it small.
– Maintain long-term relationships with regular teams.
– Strengthen people skills.
– Drive team diversity, deliberately select people who think differently.
– Establish a single growth culture.
– Reinforce psychological safety and accountability.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wann ist ein Projekt in der Krise?

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Ein Projekt läuft nicht immer so, wie es geplant wurde. Das ist nicht weiter tragisch, denn es liegt in der Natur der Sache (Projektdefinition). Dennoch wird in solchen Fällen – manchmal recht voreilig – von einer Krise gesprochen. Doch was versteht man unter einer Krise in einem Projekt?

Bei der Recherche stellt man fest, dass es sehr viele Gründe für eine Krise im Projekt gibt, und auch viele Beschreibungen. Interessant dabei ist, dass eine Schieflage im Projekt gar nicht thematisiert wird (Rahnenführer/Radin 2023). Neben den bekannten Definitionen bei Wikipedia oder bei der GPM verweisen die Autoren auf eine Definition der Fachgruppe TurnAround PM der Gesellschaft für Projektmanagement, bei der verschiedene Dimenionen integriert wurden.

Ein Projekt ist in der Krise, wenn
(1) Ziele: das Projekt trotz Einsatz des Teams, mit vorhandenen Mitteln und unter gegebenen Rahmenbedingungenkeinerlei nennenswerte Fortschritte mehr erzielt bzw. Projektergebnisse wiederholt nicht erreicht werden
(2) Methode: gewöhnliche Maßnahmen des Projektmanagements nicht funktionieren um das Projekt wieder in den Plankorridor zu manövrieren (die Diskrepanz zwischen der Entwicklung des Projektumfeldesund des Projektgeschehens zunimmt und das Projekt einem vorzeitigem Ende zusteuert).
(3) Team: sich im Team das Gefühl der Blockade, Ausweglosigkeit, Ohnmacht am Ende Resignation breit macht, der Situation ausgeliefert zu sein und damit die andlungsmöglichkeiten begrenzt sind, Probleme zu lösen.
(4) Stakeholder: der Auftraggeber nicht mehr an den Erfolg des Projektes glaubt und dies auch eingesteht und kommuniziert.
Quelle: Rahnenführer, K.; Radin, G. (2023): Projekte in der Krise – oder doch nicht?, in: projektmanagementaktuell 3/2023.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

DAS Projektmanagement-Kontinuum in der Übersicht

In den letzten Jahren habe ich viele Blogbeiträge dazu geschrieben, dass es nicht nur DAS Klassische/Plangetriebene Projektmanagement, bzw. DAS Agile Projektmanagement gibt, sondern dass es darauf ankommt, die vielen Möglichkeiten für das jeweilige Projekt angemessen zu kombinieren. Diese Kombination wird auch oft Hybrides Projektmanagement genannt. Hybrides Projektmanagement ist dabei weniger dogmatisch, sondern eher pragmatisch, siehe dazu beispielhaft Hybrides Projektmanagement hat sich in vielen Unternehmen durchgesetzt.

Die Abbildung zeigt neben den beiden genannten Polen (Klassisches – Agiles Projektmanagement) ein Kontinuum von Möglichkeiten auf, Projektmanagement anzuwenden. Dabei kann es auch im Projektverlauf noch Anpassungen geben und dazu führen, dass sich die Rolle eines Projektmanagers ändert. Die X-Achse kann auch im Sinne so interpretiert werden, dass eine niedrige Agilitätsstufe zu mehr fremdorganisierter Projektarbeit, und eine hohe Agilitätsstufe zu mehr selbstorganisierter Projektarbeit führt. Es liegt auf der Hand, dass beides Auswirkungen auf die Rolle des Projektmanagers hat.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Sovereign Workplace: Der unabhängige Arbeitsplatz auf integrierter Open Source Basis

Quelle: https://www.openproject.org/blog/sovereign-workplace/

An jedem Arbeitsplatz werden immer mehr Anwendungen benötigt, die bisher hauptsächlich von den großen Anbietern wie Microsoft, Google oder auch Apple angeboten werden. Dabei ist nicht immer klar, was mit den generierten Daten passiert (Datenschutz und Datennutzung).

Das Projekt Sovereign Workplace hat das Ziel, an Arbeitsplätzen integrierte Open Source Anwendungen zur Verfügung zu stellen, um unabhängiger von den oben genannten Anbietern zu werden, und um wieder Kontrolle über die eigenen Daten zu gewinnen. Es ist erstaunlich, dass diese Entwicklung gerade von der deutschen Verwaltung massiv unterstützt wird. Erste Ergebnisse sollen Ende 2023 vorliegen.

In der Zwischenzeit entwickeln die oben genannten Apps Updates, die eine immer bessere Integration der Open Source Anwednungen ermöglichen. Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, haben wir auf unserer Kollaborationsplattform u.a. Nextcloud, Collabora Onine und OpenProject installiert, wobei für uns die Vorteile der Intergration der verschiedenen Anwednungen gerade bei der Projektarbeit deutlich werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) ab dem 13.09.2023 in Mannheim

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) startet am 13.09.2023 bei der IHK Rhein-Neckar in Mannheim. An Präsenztagen werden die Inhalte besprochen und auf eine Fallstudie übertragen. In den Onlinephasen haben die Teilnehmer die Möglichkeit, die Inhalte auf der Lernplattform zu vertiefen, und sich mit ihrem Projektteam abzustimmen. Am Ende des Lehrgangs findet ein Zertifikatsworkshop statt, in dem die Teilnehmer zeigen, dass sie die erforderlichen Kompetenzen entwickelt haben.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 13.09.-18.10.2023, IHK Rhein-Neckar, Mannheim, Ansprechpartnerin: Frau Maibach, Telefon: 0621 1709-852, E-Mail: lisa.maibach@rhein-neckar.ihk24.de  

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten, und zu weiteren Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.