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Künstliche Intelligenz bei Akzeptanzprojekten

Künstliche Intelligenz (KI) bietet auf allen gesellschaftlichen Ebenen Anwendungsmöglichkeiten – auch im Projektmanagement. Dabei stellt sich die Frage, wie Künstliche Intelligenz (KI) bei verschiedenen Projekten eingesetzt werden kann. Barth/Sarstedt (2024) schlagen dazu in Anlehnung an Kuster (2022) vor, verschiedene Projektkategorien zu unterscheiden: Standardprojekte, Potenzialprojekte, Akzeptanzprojekte und Pionierprojekte.

“Bei steigender sozialer Komplexität ist oft ein geschickter Umgang mit menschlichen Widerständen und Emotionen erforderlich, um eine Akzeptanz des Projektergebnisses herbeizuführen. Als Beispiel solcher Akzeptanzprojekte sei hier eine unternehmensinterne Umstrukturierung betrachtet. Berücksichtigt man nun die oben diskutierten Limitierungen der KI sowohl im sensorischen Wahrnehmen als auch im empathischen Erfassen sozialer Situationen, so erscheint die KI als nicht ausreichend, es benötigt vielmehr das menschliche Element, um Belegschaft und Kunden gegenüber mit Fingerspitzengefühl zu agieren. KI kann insofern nicht mehr als „agierende Einheit“ eingesetzt werden, es kann dem menschlichen Projektmanager jedoch in einem sehr umfangreichen Sinne als ein „komplexes Werkzeug“ dienen (komplexe Planmodellierung, ablauforganisatorische Simulation etc.), welches er in seiner Rolle als „Handwerksmeister des Projektmanagements“ in Ergänzung zu seinem übrigen Handwerkszeug einsetzen kann” (ebd.).

Auch in dem Beitrag Mensch und Künstliche Intelligenz: Engineering bottlenecks und die fehlende Mitte wird deutlich, um welche Aufgaben es dabei geht. Siehe dazu auch Projektmanager: Soziale Interaktionsprozesse und ihre Bedeutung für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Ziele definieren: PAM als Alternative zu SMART

Bei der Definition von Zielen ist es oft hilfreich, sich an den SMART-Kriterien zu orientieren. Diese Vorgehensweise ist hinlänglich bekannt, doch gibt es auch eine Alternative, die mit PAM abgekürzt wird. Dazu habe ich etwas bei Hruschka et al. (2022) gefunden

P: Purpose – Was ist der Zweck?

A: Advantage – Was ist der betriebliche Vorteil/Mehrwert? – Business Advantage

M: Measure – Wie würde man diesen Vorteil messen?

Die Autoren weisen darauf hin, dass PAM im Gegensatz zu SMART nicht auf die Zeit eingeht, was dazu führt, dass der Mehrwert eines Ziels im Mittelpunkt der Diskussion steht. Die SMART- und die PAM-Kriterien können gut als Checklisten in Projekten eingesetzt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Blended Learning Lehrgänge: Board, Videokonferenz und Forum (Beispiele) integriert

Die Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK). Links sehen Sie die Navigation mit den einzelnen Modulen. Die Module enthalten die jeweiligen Inhalte und auch noch Online- und Einsendeaufgaben.

Rechts sind beispielhaft drei Aktivitäten zu sehen, die wir in dem Lehrgang integriert haben:

Das Board für die Teamarbeit ist ein Taskboard mit dem sich die Projektteams selbst organisieren können. Das Board enthält ein Backlog zu den anstehenden Tasks und den aktuellen Bearbeitungsstand.

Das Videokonferenzsystem BigBlueButton ist in dem Lehrgang direkt integriert, und kann von jedem Teilnehmer – von jedem Projektteam – genutzt werden. Die Nutzung ist zeitlich nicht begrenzt.

Das Forum bietet weitere asynchrone Austauschmöglichkeiten innerhalb eines Projektteams, bzw. im ganzen Lehrgang, über verschiedene Projektteams hinweg.

Das sind nur einige wenige Beispiele die zeigen, welche Möglichkeiten unsere Lernplattform bietet, die immer mehr zu einer Open Source basierten projektorientierten Kollaborationsplattform wird. Dabei soll nicht unerwähnt bleiben, dass alle Anwendungen auf unseren Servern laufen, und die Daten somit sicher sind.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform..

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Arbeit 4.0: Chancen, die sich aus den neuen technischen Möglichkeiten ergeben

Wenn es um die neuen Arbeitsformen geht, wird das oft mit Arbeit 1.0 bis Arbeit 4.0 beschrieben. Der Fokus liegt dabei auf der Arbeit 4.0, obwohl es in der Gesellschaft, und damit auch in Organisationen, häufig mehrere der genannten Arbeitsformen gibt – also einen Mix von Arbeit 1.0, Arbeit 2.0, Arbeit 3.0 und Arbeit 4.0.

Dennoch ist aufgrund des veränderten Umfelds klar, dass der Anteil von Arbeit 4.0 zunimmt. Bei dieser Arbeitsform geht es um eine neuartige Form der Kollaboration, also der Zusammenarbeit, die durch neue technologische Möglichkeiten entsteht, ja getrieben wird. Technologie ist also ein Enabler (Befähiger), der auch zu mehr Raum für Kreativität führen kann. Dazu habe ich folgenden Text gefunden:

Der schwierige Teil beim neuen Arbeiten liegt weder in der Ausrufung neuer Paradigmen noch in der Qualifikation, neue Tools bedienen zu können. Natürlich braucht es beides. Aber erst danach wird es richtig spannend (…). Es sind die Folgen, die sich aus den neuen technischen Möglichkeiten ergeben (…). Dafür entsteht Raum für mehr Kreativität, mehr Synergie und mehr Effizienz. Kurz gesagt: Wir können mehr Energie in „die eigentliche Arbeit“ stecken” (Muuß-Merholz, J. (2024): Pre-empathische Zusammenarbeit als Future Skill. Das Kuratierte Dossier vol. 6 „Future Skills KM“ March 2024 published by: Gesellschaft für Wissensmanagement e. V.).

Durch den Einsatz von moderner Technologie (inkl. Künstlicher Intelligenz), können Routineprozesse automatisiert und die Kollaboration auf allen Ebenen verbessert/intensiviert werden. Das schafft Freiräume für mehr Kreativität und damit möglicherweise auch zu mehr Innovationen. Diese Chancen “für die eigentliche Arbeit” sollten – bei aller Kritik an den neuen Technologien – erkannt und genutzt werden. Siehe dazu auch New Work im Projektmanagement: auf den Ebenen people, Places und Tools.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Blended Learning Zertifikats-Lehrgänge ab Mai in Köln und Düsseldorf

Die von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) werden auch im Mai wieder in Köln und Düsseldorf angeboten. Bei Interesse können Sie sich über die jeweiligen Webseiten (Landingpages) informieren, oder direkt mit den genannten Ansprechpartnern Kontakt aufnehmen.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 14.05.-18.06.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de
(Online)  

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 27.05.-01.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Schmitz, Telefon: 0221/1640-6700, E-Mail: rene.schmitz@koeln.ihk.de 

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 28.05.-02.07.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de  

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 29.05.-03.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de   

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), zu weiteren Standorten und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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In der nächsten Woche starten vier Lehrgänge in Düsseldorf, Köln und Siegen

In der kommenden Woche starten wieder verschiedene Blended Learning Lehrgänge in Düsseldorf, Köln und Siegen.

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 08.04.-13.05.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de   

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 10.04.-22.05.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, BBZ-Website) 11.04.-23.05.2024, bbz Siegen, Ansprechpartnerin: Frau Plicht, Telefon: Telefon 0271 89057-24, E-Mail: plicht@bbz-siegen.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (UNI-Köln-Website) April 2024 – Juli 2024, IHK Köln, Ansprechpartnerin: Frau Goffart, Telefon: 0221/470-2595, E-Mail: carina.goffart@uni-koeln.de 

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), zu weiteren Standorten und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement Office (PMO): Organisatorische Einbindung und inhaltliche Möglichkeiten

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Organisationen, die viele Projekte zu organisieren haben, können in ihrem Multiprojektmanagement zunächst einmal Einzelprojekte, Programme und Portfolios unterscheiden. Weiterhin kann es sinnvoll sein, einen internen Dienstleister für Projektmanagement zu etablieren: ein Projektmanagement Office (PMO). Dieses Kompetenzzentrum für Projektmanagement kann organisatorisch eingebunden, und nach inhaltlichen Aufgaben strukturiert sein. Eine gute Übersicht zu diesen beiden Perspektiven auf ein Projektmanagement Office habe ich bei Ortner (2024) gefunden.

“Es existieren verschiedene Einteilungskriterien nach denen PMO untergliedert werden können. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Eingliederung in einer Organisation. Man spricht dann von einem Level-3 PMO, wenn das PMO im Bereich der Unternehmensleitung angesiedelt ist – etwa als Stabsstelle. Level -2 PMO sind dann auf der Ebene von Business Units eingegliedert und ein Level-1 PMO liegt innerhalb einer Abteilung, recht nahe an den laufenden Projekten. Eine andere weit verbreitete Einteilung ist die nach Funktionen. Hier haben sich Bezeichnungen wie Directive, Controlling und Supportive PMO etabliert. Supportive PMO legen ihren Schwerpunkt auf die unterstützenden Tätigkeiten für
Projekte, deren Teams und die Projektleitungen. Controlling PMO gehen einen Schritt weiter und versuchen durch die Aggregation von Daten auch über mehrere oder viele Projekte hinweg Effizienz und Effektivität zu steigern. Ein Directive PMO kann darüber hinaus projektrelevante Entscheidungen (z.B. Projektauswahl, Priorisierung, Personalentscheidungen, Abbruch, etc.) selbst treffen oder mitbestimmen” (Ortner, G. (2024), in Bernert et al. (Hrsg.): KI im Projektmanagement).

Da es einen deutlichen Trend zu mehr Projekten in allen gesellschaftlichen Bereichen gibt, müssen Organisationen geeignete Strukturen entwickeln und etablieren, damit die große Anzahl von Projekten auf allen Ebenen erfolgreich durchgeführt werden können. Siehe dazu auch Mögliche Aufgaben des Project Management Office (PMO), Weitere Blogbeiträge zu “Multiprojektmanagement” finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Mit OktoPus zu mehr Nachhaltigkeit im Projektmanagement

Image by Annette from Pixabay

Es ist in der heutigen Zeit wichtig, mehr Nachhaltigkeit im Projektmanagement zu beachten. Um diesen Aspekt stärker zu unterstützen, schlagen Wimmer, M. und Grabmeier, A. (2024) vor, nach der Methode OktoPus vorzugehen. Dabei steht “Okto” für die acht Themenfelder, “P” für das Projektmanagement und “us” für Umwelt und Soziales. Ohne hier weiter ins Detail gehen zu können, wird in der folgenden Übersicht deutlich, in welchen Bereichen des Projektmanagements Nachhaltigkeit berücksichtigt/eingebracht werden kann.

ProjektzieleKommunikation
ProjektplanungStakeholder-Integration
ProjektdurchführungNachhaltigkeits-Verständnis
ProjektabschlussMindset
Dimensionen der Methode OktoPus. Quelle: Wimmer, M. und Grabmeier, A. (2024) in Bernert et al. (Hrsg.): KI im Projektmanagement

Die Methode orientiert sich zunächst an den Phasen eines klassischen, plangetriebenen Projektmanagements. Die Autorinnen weisen allerdings darauf hin, dass die Methode auch auf das agile/hybride Projektmanagement übertragbar ist.

Ich halte den Ansatz von OktoPus für gut geeignet, die verschiedenen Dimensionen von Nachhaltigkeit systematischer in die Projektarbeit zu integrieren. Siehe dazu auch Was ist eigentlich unter Nachhaltigkeit zu verstehen? , Projektmanagement-Themen 2024, und Der Einfluss von ESG (Environmental, Social and Governance) auf die Projektlandschaft.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Von der Leistungserstellung mit Projektcharakter zum projektorientierten Unternehmen

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Die Arbeit an und in Projekten hat eine sehr lange Geschichte. Erst mit der Industrialisierung wurde der Schwerpunkt auf eine Leistungserstellung durch Standardprozesse gelegt (Siehe dazu auch Von der Taylor-Wanne zur VUCA-Wanne).

Durch die Veränderungen des Umfelds von Gesellschaften, und damit auch von Unternehmen/Organisationen, rückt die Leistungserstellung mit Projektcharakter wieder verstärkt in den Mittelpunkt. Dabei sind die Schwerpunkte je nach Unternehmen durchaus unterschiedlich, wie der folgenden Tabelle zu entnehmen ist.

Ausschließlich oder dominierende Leistungserstellung mit ProjektcharakterGelegentliche Leistungserstellung mit Projektcharakter
Beteiligung aller oder der Mehrzahl der betrieblichen Funktionsbereiche am ProjektBeispiel: Bauwirtschaft, Großmaschinen, SoftwarefirmenBeispiel: Umstellung von funktionsorientierter Organisation auf Spartenorganisation
Beteiligung eines oder weniger Funktionsbereiche am ProjektBeispiel: Forschungs- und Entwicklungsprojekte in einem Unternehmen mit Massen- oder GroßserienproduktionBeispiel: Rationalisierungsprojekt in einem betrieblichen Funktionsbereich, z.B. Errichtung eines rechnergesteuerten Hochregallagers
Schelle, H.: Die Lehre vom Projektmanagement: Entwicklung und Stand, in: (Möller, T. (Hrsg.) (2012-2017): Projekte erfolgreich managen, Kapitel 01110, TÜV Media Verlag, Köln)

Dabei wird allerdings oft nicht beachtet, dass durch eine verstärkte Projektarbeit auch Organisationsentwicklung betrieben werden kann. Diese Management by Projects führt zu einem projektorientierten Unternehmen, das sich den Veränderungen flexibel anpassen kann, denn Projekte sind Träger des Wandels.

„Projektorientierte Unternehmen führen alle komplexen, neuartigen und teamorientierten Aufgaben in Form von Projekten durch” (Patzak/Rattay 1997).

Dabei ist es unerheblich, ob es sich um plangetriebene, agile oder hybride Vorgehensmodelle im Umgang mit Projekten handelt (Projektmanagement).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenProject: Dokumente anlegen und verwalten

Eigener Screenshot

OpenProject ist eine Open Source Anwendung, die ein Projektteam über den Lebenszyklus eines Projektes hinweg unterstützt. In Projekten gibt es beispielsweise sehr viele Unterlagen, die als Dateien abgelegt und geordnet werden müssen. In OpenProject kann das beispielsweise direkt über die Funktion “Dokumente erfolgen.

Wie in der Abbildung zu sehen ist, kann ein Dokument mit Titel und Beschreibung angelegt, und als Datei abgelegt/angehängt werden. Dabei ist es auch möglich, die Datei einer Kategorie zuzuordnen, und so die Dateien zu strukturieren – beispielsweise anhand der verschiedenen Projektmanagement-Plänen.

Alternativ dazu kann auch in jedem Projekt auf Nextcloud zugegriffen werden, wenn die Schnittstelle zwischen OpenProject und Nextcloud eingerichtet ist. Siehe dazu Sovereign Workplace: Der unabhängige Arbeitsplatz auf integrierter Open Source Basis.

Weitere Blogbeiträge zu OpenProject finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.