IT-Projekte: Kommunikationsinstrumente im Veränderungsmanagement

Becker et al (2012): Veränderungsmanagement in IT-Projekten wirksam unterstützen, in projektmanagementaktuell 5/2012

Projekte enthalten oft einen Mix verschiedener Projektarten. Beispielsweise sind IT-Projekte eng verbunden mit einem mehr oder weniger großen Anteil eines Organisationsprojekts. Je größer der Anteil einer organisatorischen Veränderung (Aufbauorganisation, Ablauforganisation), umso mehr sind die damit verbundenen Widerstände bei der Projektplanung und -durchführung zu beachten. Kommunikationsinstrumente können hier sehr hilfreich sein. Doch ist das reine Versenden von Informationen damit nicht gemeint, und auch nicht ausreichend. In einer Studie haben das Becket et al. (2012) bestätigen können.

“Nur das Senden von Informationen kann allerdings nicht die Komplexität und Dynamik von Veränderungsprozessen bewältigen – das wird auch deutlich. Vielmehr müssen in Veränderungsprozessen in den richtigen Phasen Mitarbeiter sowie Meinungsführer direkt in den Kommunikationsprozess eingebunden werden und Informationen im Dialog erarbeitet sowie kommuniziert werden. Hierin liegt ein entscheidender Hebel für die erfolgreiche Gestaltung von Veränderungsprozessen. Im Rahmen von Kommunikationsmechanismen sollten somit nicht nur Instrumente zur Information beziehungsweise zur Benachrichtigung verwendet werden, sondern auch dialogische Instrumente. Dialog, Austausch, Vernetzung und Feedback werden dementsprechend zu wichtigen Steuerungselementen in komplexen sozialen Systemen, da somit eine steigende Aufmerksamkeit, Feedback sowie eine bessere Vernetzung und Mobilisierung bei den Mitarbeitern erreicht werden können” Becker et al. (2012).

Die Abbildung zeigt die Organisationsstufen und jeweilige Auswirkungen auf das Verhalten auf. Es macht Sinn, dass sich Projektverantwortliche von IT-Projekten eine Übersicht zu den für ihr Projekt sinnvollen Kommunikationsinstrumenten verschaffen. Die dargestellten Möglichkeiten sollten natürlich mit neuen Instrumenten wie Social Media, Augmented Reality, Virtual Reality und auch Künstliche Intelligenz erweitert werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): Am 29.05.2024 startet in Köln der nächste Lehrgang – es ist schon der 6. Lehrgang im ersten Halbjahr 2024

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird schon seit vielen Jahren in Köln erfolgreich angeboten und durchgeführt. Am 29.05.2024 startet der nächste Lehrgang – es ist schon der 6. Lehrgang im ersten Halbjahr 2024 bei der IHK Köln. Hinzu kommt noch ein Lehrgang, der gerade für Studenten der Universität Köln durchgeführt wird. Es freut uns, dass unser Konzept weiterhin so gut angenommen wird.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 29.05.-03.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de  Der Lehrgang wird von Herrn Andreas Wirtz durchgeführt.

Informationen zu unseren Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK): Heute abschließender Zertifikatsworkshop in Siegen

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) endet heute bei der IHK Siegen (bbz Siegen) mit dem abschließenden Zertifikatsworkshop. Die Teilnehmer schreiben zunächst einen Test, geben ihre Projektarbeit zu einer Fallstudie ab, und stellen diese in einzelnen Präsentationen vor.

Informationen zu unseren Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wissensmanagement: Datenbasierte Wissensnutzung in Projekten mit KI

Zeichen, Daten und Informationen sind stellen die Basis für jede Art von Wissen, der Wissensnutzung und der Wissenskonstruktion dar. Der Aufbau einer Wissensbasis während der Projektabwicklung hilft dabei das Projektmanagement zu verbessern, und das projektspezifische Wissen auch anderen Projekten zur Verfügung zu stellen. Gerade in Zeiten neuer Möglichkeiten wie der KI (Künstliche Intelligenz) ist das Projektmanagementwissen ein spannendes Thema. Doch worauf sollte dabei geachtet werden? Dazu habe ich folgendes gefunden:

“Wissensmanagement (WM): Die Wiederverwendung von Wissen, insbesondere Projektwissen, ist im PM essentiell. Angewandte Techniken sind vor allem Information Retrieval (IR), Natural Language Processings, und Ontologien als Wissensspeicher. Kenntnisse aus diesen Wissensgebieten sind notwendig, da sie a) aus PM-Sicht dafür sorgen, dass die richtigen Daten identifiziert werden, b) dass die Daten aus Data Analytics-Sicht richtig erfasst und untersucht werden und c), dass die Daten aus Sicht des Wissensmanagements in einer Wissensstruktur für die Nachnutzung sauber bereitgestellt werden” (…) Die Verwendung von Ontologien als Speicher von Wissensobjekten und die integrierte Anwendung der Methode des Case-Based Reasoning eröffnet im genannten Kontext Potentiale für ein verbessertes Projektmanagement” (Kusturica, W. Laroque, C. (2024) in Bernert et al. (2024): KI in der Projektwirtschaft).

Die Autoren haben diesen Ansatz in dem Beitrag anhand eines Fallbeispiels ausführlich dargestellt.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Images of Projects: Wie vielfältig die Bilder von Projekten sein können

Images of Projects; in Anlehnung an Winter, M./Szczepanek, T.: Images of Projects. Gower, Burlington 2009, S. 243. Gefunden in einem Beitrag von Dalibor Cron, Alfred Oswald, Stephen Rietiker, Reinhard Wagner und Urs Witschi in projektmanagementaktuell 4/2012

Es gibt Projekt-Definitionen – beispielsweise in der DIN 69901 oder in der ISO 21500 – doch ist ein Projekt auch ein Gemisch verschiedener Perspektiven. Die Abbildung zeigt, wie vielfältig diese Perspektiven/Images auf/von ein(em) Projekt sein können. Winter und Szczepanek haben die Idee, das Grundkonzept von Images of Projects folgendermaßen zusammengefasst:

„We too believe that some of the fundamental problems faced by practitioners stem from the mismatch between the complexity of real-world situations and how they are thought about by the people involved. And like Gareth Morgan, we too believe that we are active in constructing our worlds; and that we can, over time, learn to become more reflective and more proactive in the way we think about these situations, particularly in the world of projects where this kind of thinking is a crucial craft skill“ (ebd.).

Daraus ergeben sich natürlich sehr unterschiedliche Anforderungen an ein angemessenes Projektmanagement.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK), Projektmanager/in Sozialwirtschaft (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning – startet am 28.05.2024 in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird seit vielen Jahren bei der IHK Düsseldorf angeboten und durchgeführt. Der nächste Lehrgang startet am 28.05.2024 im IHK-Forum Düsseldorf.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 28.05.-02.07.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de  

Informationen zu unseren Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Not for Profit – Projekte sind anders

Wir sind es gewohnt, Ansätze und Vorgehensweisen aus der Wirtschaft auch auf den sozialen Bereich zu übertragen. Beispielsweise sei hier das Qualitätsmanagement genannt, das auch soziale Organisationen dazu zwingt, ihr Qualitäts-Managementsystem zertifizieren zu lassen. Das Motto ist eindeutig und klar. Die Ansätze aus der Wirtschaft sind gut und richtig, und sollten auch in sozialen Organisationen angewendet werden.

Das soll natürlich auch im Projektmanagement mit seinen Definitionen und Vorgehensmodellen so sein. Dabei wird oft verkannt, dass die Management-Sprache oftmals nicht zu dem Sprachgebrauch in sozialen Organisationen mit ihren Not for Profit – Projekten passt.

“Wir müssen auch die Sprache und Begrifflichkeit des Projektmanagements für den gemeinnützigen Bereich verändern. Die Managersprache klingt völlig anders in den Ohren dieser Menschen. Die dort tätigen Menschen sind sprachlich sehr sensibel. Sie hören sehr genau hin und stoßen sich daran, wenn etwa Menschen als Ressourcen bezeichnet werden” (Dr. Thorsten Möller in einem Interview in projektmanagementaktuell 2/2012).

Auch wird versucht, betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus dem Controlling von Wirtschaftsunternehmen auf Not for Profit – Projekte zu übertragen. Auch dieser Ansatz ist nicht passend.

“Ich würde nicht von Controlling sprechen, sondern von Wirksamkeitsmessung. Was diese Dreiecksbeziehung betrifft: Die Interessen in diesem Dreieck laufen mitunter auseinander. Viele Förderer verfolgen mit ihrer Zuwendung durchaus eigene Ziele. Und auch die Empfänger, die Nutznießer, haben bestimmte Erwartungen an die Hilfe. Und der Projektmanager wiederum hat selbst Interessen” Prof. Steffen Koolmann in einem Interview in projektmanagementaktuell 2/2012).

Diese beiden Aspekte zeigen schon auf, dass Projektmanagement für Not for Profit – Projekte etwas angepasst werden sollte, wenn nicht nur betriebswirtschaftliche Ergebnisse im Mittelpunkt stehen. Andererseits kann das betriebswirtschaftlich ausgerichtete Projektmanagement durchaus auch von Not for Profit – Projekten lernen, gerade was dem Umgang mit Menschen angeht.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK), Projektmanager/in Sozialwirtschaft (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK): Heute abschließender Zertifikatsworkshop in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) endet heute bei der IHK Düsseldorf mit dem abschließenden Zertifikatsworkshop. Die Teilnehmer schreiben zunächst einen Test, geben ihre Projektarbeit zu einer Fallstudie ab, und stellen diese in einzelnen Präsentationen vor.

Informationen zu unseren Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) ab dem 28.05.2024 in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird Ende Mai wieder bei der IHK Düsseldorf (IHK forum) angeboten.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 28.05.-02.07.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de  

Informationen zu unseren Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Quality Gates als “rigide Entscheidungspunkte” im Projektablauf

Ablaufprinzip von Quality Gates (Disterer, G.; Rose, M. (2009). In: projektmanagementaktuell 1/2009)

In dem Blogbeitrag Was ist der Unterschied zwischen einem Meilenstein und einem Quality Gate? wird u.a. darauf hingewiesen, dass bei einem Quality Gate zusätzlich eine Liste von Key Performance Indicators (KPIs) erfüllt sein müssen.

Die Abbildung stellt diese Situation anschaulich dar. In einem laufenden (Entwicklungs-) Projekt gibt es an verschiedenen Stellen Gates zu denen die Qualitäts-Kriterien vorliegen sollen. Ist das nicht der Fall, wird hier abgebrochen (rote Ampel). Wird ein GO unter Vorbehalt erteilt (gelbe Ampel) kann noch nachgearbeitet, bzw. korrigiert werden. Ist alles OK, wird das GO gegeben (grüne Ampel) und das Projekt kann weitergeführt werden.

“Quality Gates sind damit „rigide Entscheidungspunkte“, zu denen alle Beteiligten einer Fortsetzung der Entwicklung ausdrücklich zustimmen bzw. widersprechen müssen. Dieser Druck zur positiven Stellungnahme oder ausdrücklichen Ablehnung soll Fehler und Unklarheiten frühzeitig und sicher aufdecken. Spätere Reklamationen mit Hinweisen wie „… hättet ihr uns doch früher gefragt …“ oder „ … wir wussten ja nicht, was ihr vorhabt …“ sollen ausgeschlossen werden. Quality Gates dienen somit als Synchronisationspunkte für nebenläufige, nicht unabhängige Prozesse” (Disterer, G.; Rose, M. (2009). In: projektmanagementaktuell 1/2009).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf solche Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.