Über Projekte, Programme, Portfolios und Projektnetzwerke habe ich schon mehrere Blogbeiträge geschrieben. Was bisher noch fehlte, war eine Art Gliederung verschiedener Punkte, die zu beachten sind. In dieser PDF-Vorlage sind dazu zwei Richtlinien enthalten. Die folgenden Abbildungen zeigen davon Ausschnitte.
Ausschnitt aus der Richtlinie für Projektportfolios und ProjektnetzwerkeAusschnitt zur Richtlinie für Projekte und Programme
Mit den Vorlagen können Sie in Ihrer Organisation strukturiert generelle Vorgaben für die jeweiligen Ebenen im Projektmanagement machen, und letztendlich Verschwendung im Multiprojektmanagement vermeiden.
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Quelle: Gareis/Gareis (2017) | Grafik: (c) Dr. Robert Freund
Im Multiprojektmanagement geht es oftmals um die drei Ebenen Einzelprojekte, Programme und Portfolios, die miteinander vernetzt sind. In diesem Blogbeitrag sollen Kleinprojekte, Projekte und Programme anhand von verschiedenen Kriterien unterschieden werden. Gareis/Gareis haben dazu einen Vorschlag veröffentlicht, der in der Abbildung dargestellt ist.
Wie zu erkennen ist, unterscheiden sich die Kriterien “Strategische Bedeutung”, “Dauer”, “Beteiligte Organisationseinheiten”, Personelle Ressourcen” und “Externe Kosten” jeweils erheblich. Zu beachten ist, dass die genannten Zahlen als Beispiele gemeint sind, die in jeder Organisation angepasst werden sollten. Dennoch ist diese Gruppierung hilfreich – auch für die Auswahl geeigneter Mitarbeiter.
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Die Projektlandschaft besteht in vielen Organisationen aus vielen Projekten, Programmen und Portfolios, die ganz unterschiedliche Vorgehensmodelle erfordern. Diese jeweils angemessen auszuwählen und in der Gesamtorganisation zu managen, erfordert nach Hüsselmann ein lean-adaptives Vorgehen, bei dem Verschwendung vermieden (Lean), und bei dem eine schnelle Anpassung an Veränderungen möglich sein soll. Ein Kernelement ist neben dem Lean-Ansatz auch der Value-Stream, der aus SAFe bekannt ist.
So ein lean-adaptiver Ansatz bedient sich bei verschiedenen Methoden und Techniken, die ausführlich in dem Buch dargestellt werden. Insofern ist das von Hüsselmann hier vorgestellte LAUP2-Rahmenwerk durchaus auch konkret umsetzbar – ganz im Sinne eines hybriden Projektportfoliomanagements.
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Das Umfeld von Organisationen verändert sich schnell, und turbulent. Mit Projekten passen sich Organisationen an diese Veränderungen an: Projekt sind Träger des Wandels. Es ist offensichtlich, dass Organisationen heute schon – und in Zukunft verstärkt – mit vielen Projekten umgehen müssen. Für Einzelprojekte, Programme und Portfolios können agile, hybride und/oder plangetriebene Vorgehensmodelle genutzt werden. Insgesamt ergibt das eine sehr dynamische Projektlandschaft, die nach Hüsselmann (2024) wie folgt unterschiedenen werden kann (Kurzform):
Monomodale Projektlandschaft In einer monomodalen oder auch unimodalen Projektlandschaft erfolgt die Verwendung eines einzigen Vorgehensmodells für Projekte (…).
Multimodale Projektlandschaft Im Gegensatz zur monomodalen ist unter multimodaler Projektlandschaft die alternierende Nutzung verschiedener Vorgehensmodelle für Projekte zu verstehen (…).
Intermodale Projektlandschaft Intermodalität beschreibt hingegen die Verbindung von mehreren Ansätzen im Verlaufe eines Projekts (,,,).
Der Autor erwähnt weiterhin dass das eher statisch ausgelegte Projektportfoliomanagement (PPM), wie es oft noch in den PM-Standards dargestellt wird, heute und in Zukunft nicht. Siehe dazu auch
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Synchronisierte Projektsteuerung von korrelierenden klassischen und agilen Vorgehensmodellen; vereinfachte Darstellung am Beispiel Scrum (Müller/Hüsselmann 2017, in projektmanagementaktuell 2/2017)
Klassisches Projektmanagement mit Agilen Projektmanagement zu kombinieren ist nicht so trivial, wie es sich manche vorstellen. Beim Hybriden Projektmanagement gibt es sehr viele Kombinationsmöglichkeiten, andererseits muss auch die Kommunikation koordiniert werden. Wie das gelingen kann, soll nun beispielhaft aufgezeigt werden.
In der Abbildung ist im oberen Teil die klassische, plangetriebene Vorgehensweise zu sehen, die neben der Einzelprojektebene auch noch die Programm- und Portfolioebene für viele Projekte enthält (PPM: Projektportfoliomanagement). Weiterhin wird deutlich, dass sich die geplante Einführung öfters verschiebt (Tatsächliche Einführung).
Im unteren Teil der Abbildung sind durch die grünen Kreise verschiedene Scrum-Zyklen mit den jeweils erforderlichen Anpassungen dargestellt. Gebündelt werden diese Scrum-Zyklen in einem Agile Release Train (ART), der von einem Release Train Engineer (RTE) verantwortet wird. Das Konzept eines Agile Release Trains ist aus dem Framework SAFe entnommen.
“Dieser Release Train stellt den Fortschritt des untergeordneten agil ausgeführten Projekts fest und berichtet diesen zu definierten Zeitpunkten an das PPM. So wird die Flexibilität der Teams gewahrt, Teillösungen jederzeit zu veröffentlichen und innerhalb des Release Train vorstellen zu können. Zudem werden überfüllte Release- Termine zur Vorstellung sämtlicher Funktionen an das PPM vermieden. Das macht bspw. bei Softwareprodukten Sinn, da hier unzählige Programmzeilen getestet und abgenommen werden müssen. Ein Abstimmen mit dem übergeordneten PPM erfolgt lediglich zu ausgewählten Terminen (ca. 8–12 Wochen)” (Müller/Hüsselmann 2017, in projektmanagementaktuell 2/2017).
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.
Abgrenzung Projekt-, Programm-, Portfolio-, Multiprojektmanagement (Wald et al. 2014, in projektmanagementaktuell 1/2014
Organisationen haben es nicht nur mit einem Projekt, sondern mit vielen Projekten zu tun. Es wird vorgeschlagen, die Projekte in Programme und Portfolios zusammenzufassen. Darüber hinaus gibt es noch den Begriff “Multiprojektmanagement“, der in diesem Zusammenhang einzuordnen ist. Die Abbildung zeigt übersichtlich die Unterschiede zwischen den verschiedenen Begriffen auf. Dabei ist zu erkennen, dass das Multiprojektmanagement im Vergleich zu Projekten, Programmen und Portfolios eine Stufe “höher” angesiedelt, allerdings manchmal nicht so klar vom Portfoliomanagement zu unterscheiden ist.
“Die DIN-Norm 69909-1:2011-09 zum Multiprojektmanagement unterstreicht dessen umfassenden Charakter: Es ist das Management sämtlicher im Unternehmen befindlicher Projekte, Programme und Portfolios und eröffnet damit eine Metaebene. Ziel ist die gemeinsame Ausrichtung aller relevanten Projektmanagementaktivitäten auf die übergeordneten Unternehmensziele, womit der unmittelbare Bezug zur Strategie gegeben ist. Dass diese Sichtweise in der Praxis noch keine weite Verbreitung gefunden hat, wurde im Verlauf der Studie deutlich und stellt eine bedeutende Herausforderung dar” (Wald et al. 2014).
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Im Projektmanagement gibt es Normen (z.B. ISO 21500, DIN 69901 etc.), Standards (z.B. PMI, PRINCE 2 oder IPMA) und Vorgehensmodelle, die wiederum klassisch, hybrid und/oder agil sein können. Das Projektmanagement-Kontinuum zeigt die vielfältigen Möglichkeiten auf.
Darüber hinaus gibt es Reifegradmodelle, die üblicherweise verschiedene Entwicklungsstufen darstellen. In der Abbildung sind Reifegradmodelle zu sehen, die nicht-Projektmanagement-spezifisch sind (CMMI und SPICE), und Reifegradmodelle, die Projektmanagement-spezifisch sind (OPM3, P3M3, IPMA Delta).
IPMA Delta ist dabei ein sehr umfassendes Instrument, den PM-Reifegrad vom Management einzelner Projekte bis zum integrierten (PM-) Managementsystem zu beurteilen.
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Agile Vorgehensweisen, agile Praktiken, agile Vorgehensmodelle bieten sich in vielen Branchen für komplexe Projekte an. Was auf der Einzelprojektebene schon funktioniert, klappt auf den Ebenen Programme und Portfolios im Multiprojektmanagement noch nicht so gut, obwohl es durchaus verschiedene Frameworks für ein Scaling Agile gibt.
Wie Sie wissen legen wir großen Wert darauf, möglichst auf wissenschaftliche Quellen zu verweisen und diese auch anzugeben. Auch zu dem in der Überschrift erwähnten Zusammenhang beziehen wir uns auf Erkenntnisse, die auf Basis der regelmäßig durchgeführten Multi-Projekt-Management (MPM) Benchmarking-Studie ermittelt wurden.
“Viele Unternehmen versuchen nun, agile Praktiken auf der Portfolioebene anzuwenden. Ein weit verbreiteter Ansatz für agiles Portfoliomanagement ist das Scaled Agile Framework (SAFe) von Leffingwell oder Frameworks, die von Krebs oder Vähäniitty entwickelt wurden. Allerdings haben Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, agile Methoden auf Portfolioebene zu skalieren, und die meisten Unternehmen verwenden weiterhin gleichzeitig agile und traditionelle Projektmanagementmethoden in einem traditionell verwalteten Projektportfolio. Die Erweiterung des Projektbacklogs, das bereits aus dem agilen Projektmanagement bekannt ist, ist auf Portfolioebene eine zentrale Methode, die von agilen Portfolios genutzt wird {4]” (Bechtel, J. (2022): Auswirkungen agiler Methoden auf die Zusammenarbeit im Unternehmen, in: ProjektmanagementAktuell 1/2022). [4] C. J. Stettina and J. Hörz, “Agile portfolio management: An empirical perspective on the practice in use,” International Journal of Project Management, vol. 33, no. 1, pp. 140 – 152, 2015.
Weiterhin ist in diesem Zusammenhang interessant, dass “insbesondere kulturelle Faktoren wie die Risiko- und Innovationskultur im positiven Zusammenhang mit der Zusammenarbeitsqualität stehen. Die Anwendung von Business Cases wirkt sich allerdings bei einem Portfolio mit vielen agilen Projekten weniger positiv auf die Zusammenarbeit aus” (ebd).
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In dem Beitrag Strategische Projektnetze im Projektmanagement habe ich deutlich gemacht, dass die Projekte in Unternehmen nicht isoliert betrachtet werden können, sondern oftmals direkte oder indirekte Vernetzungen zwischen den Projekten entstehen.
Diese Sicht auf die Projektlandschaft ist gekoppelt mit den Portfoliomanagement, Programmmanagement und der operativen Ebene, dem Operativen Projektmanagement von Einzelprojekten. Es wird hier schon deutlich, dass es für ein Unternehmen darauf ankommt, die richtigen Projekte (bezogen auf die Unternehmensziele) auszuwählen, und zum Erfolg zu führen. Die Abbildung zeigt das Projektmanagement im Unternehmenskontext auf.
Es ist nicht ganz einfach, mit Portfolios und Programmen umzugehen. Unternehmen sollten dafür Mitarbeiter mit den entsprechen Kompetenzen haben.
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In einem Umfeld, in dem die Anforderungen nicht ganz klar sind, und sich immer wieder ändern, und auch das Vorgehen nicht von vornherein klar ist, werden agile rbeitsweisen bei der Umsetzung verwendet (Siehe dazu beispielsweise diesen Bitrag zur Stacey-Matrix). Darüber hinaus gibt es allerdings auch bei Start-ups Rahmenbedingungen, die von Stakeholdern wie Investoren eingefordert werden. In einen ausführlichen Erfahrungsbericht habe ich folgenden Hinweis gefunden.
“Da es in einem Start-up wenig reife Prozesse gibt, sollte zunächst Zeit darauf verwendet werden, eine Top-Level-Struktur aus Portfolios, Programmen und Projekten zu bilden. Je nach Art der Projekte sollte dann bewusst entschieden werden, welche Management Ansätze gewählt werden. Investoren sind gewohnt, klare Ergebnisse an einem bestimmten Termin für ihr Geld zu erhalten. Auch wenn die Umsetzung der Arbeit agil erfolgt und hier in Teilen Scrum zur Anwendung kommen kann, sollte es eine klassische „Klammer“ um die Liefergegenstände und Investoren-Meilensteine, gerade nach außen, geben.” (Fiebeler, P. (2023): Projektmanagement in einem Start-up – ein Erfahrungsbericht, in: projektmanagementaktuell 2/2023).
Der Autor Patrick Fiebeler berichtet in dem Beitrag von einem stark wachsenden jungen Unternehmen. Die hier beschriebene Gesamtstruktur deutet auf einen hybriden Ordnungsrahmen hin, der an die jeweiligenUnternehmens- und Projekt-Anforderungen angepasst/adaptiert wird.
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