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Unternehmenskultur und Projektkultur im Spannungsfeld zwischen “Tight” und “Loose”

Dass die Kultur – in Unternehmen die Unternehmenskultur – einen großen Einfluss auf das entsprechende Projektmanagement hat (Projektkultur), ist schon lange bekannt und wird immer wieder thematisiert. Wenn man es plakativ darstellt, wird eine eher offene Unternehmenskultur mit dem Agilen Projektmanagement, und eine eher geschlossene Unternehmenskultur mit dem Klassischen/Plangetriebenen Projektmanagement in Verbindung gebracht.

In dem Zusammenhang wird oft auf das Kulturebenen-Modell von E. Schein verweisen, der auch auf die begrenzte Beeinflussbarkeit einer historisch gewachsenen Unternehmenskultur hinweist. Weiterhin wird oft auf die unterschiedlichen Kulturen von ganzen Ländern verwiesen. Dabei gibt es Länder wie die USA, denen eher eine “loose culture”, und Länder wie Deutschland, denen eher eine “tight culture” zugesprochen wird (vgl. Gelfand 2018). Jetzt geht es in Unternehmen oftmals nicht um ein “Entweder-oder”, sondern um ein “Sowohl-als-auch”, also um organisationale Ambidextrie. Dabei versuchen Unternehmen, eine Balance zwischen den extremen Polen einer Unternehmenskultur zu finden.

“Damit ist gemeint, dass ein Unternehmen, das tendenziell durch eine „lose“ Unternehmenskultur gekennzeichnet ist, straffe Regelungen einführt. Beispielsweise besagt die 70-20-10-Regelung bei Google, dass Mitarbeiter 70?% ihrer Arbeitszeit für vorhandene Unternehmensprojekte aufwenden, 20?% für Ideen, die mit diesen Projekten im Zusammenhang stehen sowie 10?% für individuelle Projektansätze. Das Konzept wird als „structered looseness“ bezeichnet.

Von „flexible tightness“ wird in den Fällen gesprochen, in denen Unternehmen, die tendenziell durch eine straffe Unternehmenskultur gekennzeichnet sind, lockerere Praktiken zur Anwendung bringen. Als Beispiel kann auf den japanischen Autobauer Toyota verwiesen werden, der im Rahmen eines vorgegebenen Acht-Schritte-Programms die Mitarbeiter zum Experimentieren einlädt. Interessanterweise wird hier ein Unternehmen aus einer tendenziell „engen“ Kultur genannt, das maßgeblich den Trend zu Agilität beeinflusst hat.”

Richter, C. (2023): Die Zukunft des Projektmanagements: Projekt-Leadership zwischen Rule Makers und Rule Breakers, in: projektmanagementaktuell 2/2023.

Die beiden Beispiele zeigen auf, dass es nicht DIE Lösung für eine bestimmte Organisation gibt, sondern die Unternehmenskultur abhängig ist von der Historie, der Branche, der beruflichen Domäne, ja sogar zur Projektlandschaft – was die Sache nicht einfacher macht. Siehe dazu auch Growth Mindset, Agilität und Multiple Intelligenzen und Ulvnes, R. (2015): From management to leadership using Tight – Loose – Tight.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Scaling Agile: Das Framework SAFe® 6.0 wurde nun veröffentlicht

Quelle: https://scaledagileframework.com/

Scaling Agile wird immer wichtiger, da es nicht nur darauf ankommt, beispielsweise mit Scrum geeignete einzelne Projekte erfolgreich zu gestalten, sondern auch viele Projekte und andere Tätigkeiten – gerade bei großen Organisationen – zu koordinieren. Das Scaled Agile Framework® (SAFe®) versucht, alles unter einen Hut zu bringen und nennt es Business Agility. In der seit März veröffentlichten neuen Version SAFe 6.0 gibt es Weiterentwicklungen, die auf der Seite What´s new in SAFe® 6.0? zusammengefasst wurden.

Interessant für mich ist weiterhin, dass der Bezug zu LEAN immer noch prominent hervorgehoben wird, KANBAN weiterhin auf allen Ebenen, Scrum dagegen nur auf der untersten Ebene als SAFe Scrum vorkommt. SAFe Scrum verwendet dabei auch eigene Begriffe, die eher zur SAFe-Terminologie passen. Beispielsweise wird statt Sprint der Begriff Iteration verwendet, wodurch man sich vom Scrum Guide 2020 etwas entfernt. Darüber hinaus wird auch der Trend zu mehr Künstlicher Intelligenz (AI) mit aufgenommen.

SAFe® steht im Wettbewerb mit anderen Scaling Frameworks wie z.B. LeSS, Nexus, Scrum@Scale, oder auch Spotify (Eigenentwicklung). Siehe dazu auch Agiles Projektmanagement: Anforderungen auf verschiedenen Granularitätsebenen, Scaling Agile: Der aktuelle Nexus-Guide 2021, Status Quo (Scaled) Agile 2019/2020.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Agilität (Strategie) mit Lean-Agile umsetzen

Image by Mario Aranda from Pixabay

Die Veränderung von Organisationen ist notwendig (Stichwort: VUCA) und erfordert eine strategische Entscheidung, die auch umgesetzt werden muss. Dabei ist die Entwicklung hin zu einer modernen Organisation eine permanente Herausforderung, und somit ein permanenter Prozess, dessen Ziele möglicherweise nicht erreicht werden können. Toyotas strategische Ziele zeigen das gut auf: “Single piece flow, 100% value adding activities, zero defects” (vgl. DACH 2019). Den Hinweis “agility is a strategic goal” (ebd.) würde ich daher etwas differenzierter sehen. Es ist in dem Zusammenhang selbstverständlich wichtig, die Kultur einer Organisation in Richtung mehr Offenheit, mehr Vertrauen, mehr Risikoübernahme und mehr Experimentieren weiterzuentwickeln, bzw. neu zu entwickeln (Transition). Doch stellt sich sogleich die Frage, wie diese strategischen Elemente mit den Prozessen, Strukturen und Praktiken in der Organisation verknüpft werden können.

“Another important step is to connect the strategic goals of agility to derived tactics used to implement the strategy (e.g. processes, structures, practices) alongside leading indicators of improvement on all levels of the organization. Lean management provides proven tools for strategy deployment, widely known as Hoshin Kanri or X-Matrix. From the long-term vision, through strategy, to tactics and day-to-day actions, each level is a hypothesis that requires experimentation” (ebd.).

Die Verbindung von Agilität und Lean ist vielen Organisationen scheinbar nicht klar. Zu oft werden beide Ansätze voneinander getrennt gesehen, wodurch offensichtliche Vorteile nicht genutzt werden. Beispielsweise kann Lean zusammen Kanban (KANBAN in der IT nach Anderson) eine gute Möglichkeit sein, agile Arbeitsweisen evolutionär zu etablieren, denn Kanban ist weniger präskriptiv (vorschreibend) wie z.B. das Scrum Framework mit seinem Scrum Guide (Aktuell aus 2020).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager AGIL (IHK), den wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Gedanken zum Projekterfolg

Natürlich möchte jedes Projekt erfolgreich sein, doch ist oft gar nicht klar, was den Erfolg des Projekts ausmacht. Man könnte sich natürlich auf die betriebswirtschaftliche Perspektive konzentrieren und vermuten, dass die Einhaltung von Zeit und Kosten, sowie die Erbringung der geforderten Leistung ein erfolgreiches Projekt ausmacht (Magisches Dreieck). Darüber hinaus gibt es allerdings auch noch weitere Kriterien, wie z.B. die Kundenzufriedenheit oder auch die Mitarbeiterzufriedenheit, bzw. die Zufriedenheit weiterer Stakeholder.

Bei Innovationsprojekte kommt noch ein weiterer Faktor hinzu: Der Zufall. Manchmal haben Innovationsprojekte ein Ziel, das dann verfehlt wird. Doch aus dem Projekt heraus entwickelt sich ein anderes innovatives Produkt, oder eine andere innovative Dienstleistung, die dann erfolgreich im Markt etabliert wird (z.B. Post-its). Ist das zunächst geplante Projekt dann nicht erfolgreich gewesen?

Zusätzlich ist auch zu überlegen, ob nicht auch der Projektmanagement-Erfolg und der Multiprojektmanagement-Erfolg zu beachten sind. Wenn es immer mehr Projekte in den Organisationen gibt, ist der Erfolg der Projektlandschaft wichtig für den Erfolg der Gesamtorganisation, denn oft bilden die in “gescheiterten Projekten” gemachten Erfahrungen (Erfahrungswissen) die Basis für den “Erfolg” anderer Projekte.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in – Blended Learning – startet am 12.01.2023 in Siegen

Nächsten Donnerstag, den 12.01.2023 startet der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) am BBZ Siegen. Jahr für Jahr entwickelt sich auch in Siegen die Nachfrage nach Projektmanagement – kein Wunder, wenn man die Veränderungen im Umfeld betrachtet. Immer mehr Organisationen benötigen Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen.

Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen, und zu aktuellen Terminen (auch an anderen Standorten), finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Warum einen Prozess digitalisieren, der nicht mehr benötigt wird?

In vielen Unternehmen, aber auch gerade in Öffentlichen Verwaltungen, stelle ich immer wieder fest, dass Digitalisierung so verstanden wird, dass die bisher analog ablaufenden Prozesse “einfach” digital abgebildet werden sollen. Das scheint auf den ersten Blick logisch zu sein, doch manifestiert dieses Vorgehen die bestehenden Strukturen und führt oft zu einer recht komplexen IT-Struktur, die dann zu den allseits bekannten Problemen führt.

Die eindimensionale Betrachtung der Digitalisierung verschenkt offensichtliche Potentiale, denn neben der Technologie, geht es auch um die Organisation und um die Menschen (M-O-T-Modell). In diesem Dreiklang der Möglichkeiten die angemessene Lösung zu finden ist allerdings eine anspruchsvolle Aufgabe, da alle drei Dimensionen miteinander vernetzt sind und somit ein sozio-technisches System abbilden. Es ist für viele Verantwortliche allerdings leichter IT-Aufträge zu erteilen, als das Gesamtsystem zu optimieren.

Am Beispiel der Öffentlichen Verwaltung soll die Thematik noch einmal konkretisiert werden: Was wäre, wenn sich die Öffentlichen Verwaltungen erst einmal die Frage stellen würden, ob wir die aus der Industrialisierung entstanden Verwaltungs-Strukturen in einer digital vernetzten Gesellschaft überhaupt noch benötigen. Warum sollte ein Prozess digitalisiert werden, der nicht mehr benötigt wird? Ganz im Sinne einer Society 5.0.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektwissensmanagement – ein spannendes Thema

“Durch die interdisziplinäre Zusammensetzung von Projektteams und die Arbeit an neuartigen Aufgaben wird in Projekten in kurzer Zeit neuartiges Wissen generiert. Dieses kann sowohl für Folgeprojekte als auch für die permanente Organisation wertvoll sein. Dazu ist ein Projektwissensmanagement erforderlich, das den Transfer von Wissen zwischen Projekten und zwischen Projekten und der permanenten Organisation unterstützt. Aufgrund der besonderen Eigenschaften von Projekten steht das Projektwissensmanagement jedoch vor erheblichen Herausforderungen” (Rietiker et al. (2022:26): Herausforderungen an die Projektmanagement-Forschung und -Förderung in Deutschland, in: projektmanagementaktuell Ausgabe 05/2022, S. 22-27.

Der Umgang mit Wissen ist für Organisationen immer bedeutender geworden. Dabei ist es wichtig, sich die verschiedenen Dimensionen von Wissen klar zu machen. Dabei wird schnell deutlich, dass der berufliche Kontext für den Umgang mit Wissen entscheidend ist. In Routineprozessen kann der Umgang mit Wissen heute schon sehr gut abgebildet und verbessert werden (Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement, Wissensbilanz etc.). Projektarbeit (plangetrieben, hybrid, agil) ist allerdings etwas anderes, was auch den Umgang mit Wissen etwas schwieriger macht, zumal auch die Kopplung zwischen Projektebenen (Einzelprojekte, Programme und Portfolios) und organisationalen Strukturen zu beachten ist.

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Delegation Poker: Sind Sie bereit für mehr Selbstorganisation in Ihrem Unternehmen?

Delegation Poker

In einem turbulenten Umfeld (VUKA) kommt es immer mehr zu Arbeiten/Projekten, die nicht nur einfach/kompliziert, sondern eher komplex sind. Für eine erste grobe Abgrenzung kann für Projekte beispielsweise die Stacey-Matrix verwendet werden. In komplexen Problemlösungssituationen wiederum kommt der Selbstorganisation eine besondere Bedeutung zu. Siehe dazu auch diesen Beitrag zu Kompetenz und Selbstorganisation.

Die in den letzten Jahrzehnten aufgebauten Organisationen haben allerdings ein großes Maß an Fremdorganisation etabliert, sodass sie sich sehr schwer damit tun, mehr Selbstorganisation zuzulassen. Ein guter Einstieg ist es, verschiedene Situationen/Aufgaben in Ihrer Organisation kurz zu beschreiben und diese mit mehreren Teilnehmern einzuschätzen zu lassen. Die Teammitglieder sollen aus verschiedenen Bereichen (horizontale Zusammensetzung), und aus verschiedenen Hierarchieebenen kommen (vertikale Zusammensetzung).

Um den Bewertungsprozess etwas spielerischer durchzuführen, können Sie Delegation Poker (Siehe Bild) nutzen. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Karten (von “mache ich lieber selbst” bis “komplett delegieren”). Bei den verschiedenen Themen wird deutlich, dass manche Führungskräfte durchaus bereit sind, mehr Selbstorganisation zuzulassen, andere wiederum nicht. Aus den sich ergebenden Gesprächen können sich wichtige Erkenntnisse zur weiteren Stärkung der Selbstorganisation in der Organisation ergeben.

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Würfel als Tool zur Beschreibung des Wandels in Unternehmen

Sozio-technischer Würfel (Fraunhofer IML 2022:22: Dynamische Organisation: Synergieeffekte bei der Zusammenarbeit von Mensch, Technik und Organisation. Whitepaper (PDF)

Unternehmen sollten nicht mehr als Maschine, sondern als Sozio-Technisches System gesehen werden. Die Dimensionen sind dabei Mensch, Organisation und Technik. Dieses MOT-Modell war früher eher ein TOM-Modell, bei dem der Schwerpunkt auf der Technologie lag. Die anderen beiden Dimensionen wurden – und werden – dabei immer noch recht stiefmütterlich betrachtet. Das Fraunhofer IML schlägt nun in einem Whitepaper vor, sich die Drei Dimensionen wie einen dreidimensionalen Würfen vorzustellen (Siege Abbildung), und immer auch die jeweiligen Wechselwirkungen zu beachten.

“Diese verschiedenen Komplexitäts-, Ausprägungs- und Ausbaustufen der Subsysteme Mensch, Technik und Organisation gilt es sich im Falle eines Veränderungsbedarfs des Leistungsportfolios im Unternehmen vor Augen zu führen. Die damit verbundenen Herausforderungen und Entscheidungskonsequenzen im sozio-technischen System profitieren von einer integrierten Betrachtungsweise dieser unterschiedlichen Stufen und potentiellen Ausprägungen der Subsysteme bei Geschäftsmodellveränderungen” (ebd. S. 22).

Eine gelungene Visualisierung für die anstehenden Transformationen in Unternehmen.

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Führt das Arbeiten nach dem Scrum Guide zu einer neuen Bürokratie?

Einige von Ihnen werden bei der Frage mit der Stirn runzeln, da agile Arbeitsformen – wie z.B. nach dem Scrum Guide – ja zu weniger bürokratischen Arbeitsformen führen soll. Dennoch ist es nicht uninteressant, sich zunächst einmal klar zu machen, was wir unter “Bürokratie” verstehen. Nach Max Weber ist dieser Begriff kein Modell, sondern beschreibt die Bürokratie, wie er sie vorgefunden hat. Danach sind die sechs wichtigsten Kriterien

a) die Regelung von Kompetenzen,
(b) die Hierarchie,
(c) die schriftliche Aktenführung,
(d) die fachliche Schulung der Mitarbeiter,
(e) die hauptamtliche Erfüllung eins Berufs und
(f) die Befolgung von Regeln gemäß einer Kunstlehre in Form einer Betriebswirtschafts- oder Verwaltungslehre (Weber 1990:551f.; zitiert in Baecker 2022).

An dieser Stelle möchte ich folgende interessante Fragestellung wiedergeben:

“Was mich im Folgenden interessiert, ist die Frage, ob Formen des agilen Managements immer noch als Formen (a) der Ausübung einer legalen Herrschaft, (b) einer Bürokratie und (c) einer schriftlichen Amtsführung durch Akten verstanden werden können” Baecker, D. (2022:4).

In seinem Manuskript zum Vortrag auf der Tagung „Akten“, Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport –– Sektion III, Wien, 17.–19. November 2022 hat Dirk Baeker diese genannten Punkte thematisiert. Speziell geht der Autor auf Scrum ein, und kommt zu einem überraschenden Zwischenfazit:

“Dieselbe Logik wiederholt sich für die Sprint-Backlogs, so dass wir es bei der Scrum Methode mit einem mustergültigen Prozess der schriftlichen Aktenführung zu tun haben” (ebd. S. 8).

Baecker schließt aus seiner ersten Analyse, dass das Agile Management durchaus alle 6 Kriterien einer Bürokratie erfüllt, doch ist beim Agilen Management der Punkt “Hierarchie” nicht mehr eine Perspektive von “Oben/Unten”, sondern von “Außen/Innen” (vgl. ebd. S. 9). Diese neue Dimension führt zu vielen neuen organisatorischen Möglichkeiten, die natürlich heute digital mit Tools – oder besser: Kollaborationsplattformen – unterstützt werden.

“Und doch ist es nicht die Elektronik, die als gesellschaftliche Ordnungsfigur an die Stelle der Hierarchie tritt, sondern das Wissen um ein deliberativ-rekursives Verfahren der Abstimmung in einem präzise definierten und überwachten Kreis von Teilnehmern” (ebd. S. 12).

Kommen wir wieder auf die in der Überschrift gestellte Frage zurück. Die Antwort darauf lautet somit, ja, das Arbeiten nach dem Scrum Guide führt zu einer Neuen Bürokratie, im positiven Sinne.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.