OpenProject 12.3: Datei “Arbeitspaket 2023-01.doc” direkt in einem Task hinterlegen
Wie schon in verschiedenen Blogbeiträgen angesprochen, arbeiten wir in unserem Open-Source Ökosystem (Moodle, BigBlueButton, Greenlight, Nextcloud, WordPress etc.) mit OpenProject, um Balkenpläne, Task Boards und Scrum abzubilden. Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement, kommt dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen eine besondere Bedeutung zu. Es ist daher gut, wenn man im Balkenplan (Gantt-Diagramm) zu den zeitlich angeordneten Arbeitspaketen direkt das dazugehörende Arbeitspaket als Datei bei der Funktion “Task” hinterlegt (Siehe Abbildung). Selbstverständlich können Sie nicht nur eine, sondern viele Dateien hinzufügen. Darüber hinaus bietet die Integration von OpenProject und Nextcloud auch den direkten Zugriff auf in der Nextcloud abgelegte, umfangreichere Dokumentenstrukturen. Insofern können Projektteams mit OpenProject das Informations-, Kommunikations-, und Berichtswesen, sowie die dazugehörende Dokumentation sehr gut aufbauen, und an die speziellen Bedürfnisse des Projekts anpassen.
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanagerin AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.
“Die Projektleiter selbst schätzen, dass die eingesetzte Software einen Anteil von 20% an der Projektperformance hat. Dies stellt die Wichtigkeit dieser Softwares heraus. Weitere Verbesserungen auf die Projektperformance lassen sich sowohl mit der Implementierung von weiteren Projektmanagementstandards als auch branchen- bzw. kundenspezifischen Standards realisieren” (Stumpp et al (2022): Digitales Projektmanagement – Future Now, in projektmanagementaktuell 5/2022.
Dass eine gute Software helfen kann sicher richtig, doch ist die angegebene Quelle, die hier mit [2] angegeben ist aus dem Jahr 2008! Da gibt es doch bestimmt neuere Studien, die die beiden Autoren möglicherweise nicht kennen – na ja. Dennoch muss man den Autoren zugute halten, dass sie auf eine Schwachstelle von Projektmanagement-Software hinweisen: Die verschiedenen Angebote decken oft nur einen Teil des Projektmanagements ab. Dazu bieten die Autoren in dem Artikel natürlich ihr entwickeltes System an. Das ist durchaus legitim, doch gibt es auch Alternativen auf Open Source Basis.
Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, haben wir uns bei der Auswahl einer geeigneten Software für OpenProjectentschiedenen. OpenProject bietet heute die Möglichkeit, plangetriebene, hybride und agile (Kanban und Scrum) Vorgehensmodelle bei Projekten abzubilden. Weiterhin ist OpenProject eine Open Source Anwendung die es ermöglicht, (Unternehmens-)Daten auf einem eigenen Server zu verwalten.
Das ist allerdings nicht alles, denn zu den schon sehr guten Möglichkeiten von OpenProject müssen noch weitere Elemente hinzukommen. Beispiele sind digital abgebildete PM-Prozesse je nach Standard, Stakeholdermanagement, Risiko- und Qualitätsmanagement usw. Wir haben beispielsweise OpenProject mit Nextcloud (Open Source) auf unseren Servern verbunden, sodass weitere Möglichkeiten entstehen, die ich hier nicht alle aufzählen kann. Insgesamt ist unser Ziel, die verschiedenen Open Source Anwendungen in eine Kollaborationsplattform für ein modernes Projektmanagement zu überführen.
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.
Open Source und hier speziell Freie Open Source Software (FOSS)rückt immer stärker in den Mittelpunkt gesellschaftlicher Organisationen und Institutionen. Es verwundert daher nicht, dass im Koalitionsvertrag der aktuellen Regierungsparteien die Förderung und der weitere Ausbau und Nutzung Freier Open Source Software (FOSS) vereinbart wurde. Beeindruckend ist jetzt zu sehen, wie ein ganzes Ökosystem für die Öffentliche Verwaltung auf der Basis von FOSS aussehen kann. Auf der Website FOSSGov wird dieses Ökosystem mit einer interaktiven Conceptmap visualisiert – toll gemacht.
“Um Open-Source-Software für die öffentliche Verwaltung strategisch und systematisch brauchbar zu machen, muss die öffentliche Hand mehr als Gärtnerin denn als Käuferin agieren. Denn auch wenn Open Source stellenweise als Markt mit Gewinninteressen funktioniert, ist es besser als ein Ökosystem mit vielfältigen Rollen und Interessen zu verstehen, die ineinandergreifen müssen, damit ein Softwareprojekt gedeiht. Es gilt zu säen, gezielt zu düngen, Wachstum in die richtige Richtung zu lenken, Wildwuchs zu begrenzen und auch Zurückhaltung zu üben, um schließlich ernten zu können. Mit der wichtigen Besonderheit, dass digitale Früchte beliebig oft gegessen werden können” (ebd.).
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir auch viele Open Source Tools, wie z.B. Moodle, Nextcloud, OpenProject usw.. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, haben wir Nextcloud auf unseren Servern installiert. Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, mit der es Möglich ist, in der eigenen Cloud zu arbeiten. Wie Sie das bei anderen Cloudangeboten gewohnt sind, können dabei Dateien mit anderen geteilt und gemeinsam, kollaborativ in Echtzeit bearbeiten.
Mit der zusätzlichen App CollaboraOnline wird Nextcloud noch stärker zu einer Kollaborationsplattform, auf der Dateien gemeinsam bearbeitet werden können. Beispielsweise können Teammitglieder eines Projekts die Dokumentationen gemeinsam online in Echtzeit bearbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist, gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten. Die Abbildung oben zeigt Ihnen einen Ausschnitt aus einer gemeinsamen Bearbeitung einer kleinen Präsentation zu plangetriebenen, hybriden und agilen Projektmanagement. Oben rechtes (ror umrahmt) sehen Sie, dass zwei Personen (Jutta und ich) an der Datei arbeiten. Jutta hat eben in Echtzeit den Text geändert (Jutta´s Name ist rot eingekreist).
Einige von Ihnen kennen diese Möglichkeiten von Sharepoint, Google Drive oder auch Dropbox und fragen sich, warum ich das noch erwähne. Es ist deshalb erwähnenswert, durch die Installation der Open Source Anwendung auf unseren Servern alle generierten Daten auch nur auf unseren Servern gespeichert, und nach unseren Datenschutzbestimmungen gehandhabt werden. Gemeinsam mit anderen Open Source Tools wie Moodle, BigBlueButton, WordPress, OpenProject entsteht nach und nach eine integrierte Kollaborationsplattform auf Open Source Basis. Diese vielfältigen integrierten Anwendungen stellen wir nach und nach den Teilnehmern unserer Blended Learning Lehrgänge zur Verfügung.
Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Jane Hart veröffentlicht seit vielen Jahren die Übersicht TOP 100 Tools for Learning, die aus einer Befragung hervorgeht. Wie der Grafik zu entnehmen ist, gibt es eine erste Gliederung der 100 Tools nach den Kategorien Tools for Learning (PPL), Tools for Workplace Learning (WPL) und Tools for Education (EDU). Interessant dabei ist folgende Anmerkung in der Grafik:
Here are the results of the Top 100 Tools for Learning 2022 (from the 16th annual survey). This graphic shows where most votes were cast; it doesn’t mean that these tools aren’t or can’t be used in other contexts.
Betrachten wir also, dass diese 100 Tools nicht alle Tools sind, die es auf dem Markt gibt, und weiterhin, dass es immer auch abhängig ist, welches Tool in welchem Kontext eingesetzt werden soll so wird klar, dass diese Übersicht nur eine erste Orientierung gibt. Doch je mehr Tools es gibt, um so besser sind die Auswahlmöglichkeiten.
Die eigentliche Arbeit besteht somit darin geeignete Tools auszuwählen, die ein Lernen in einem bestimmten Kontext (Domäne, Projekt, Geschäftsprozess) auf der individuellen Ebene, auf der Teamebene, auf der organisationalen Ebene und auf der Netzwerkebene ermöglichen. Weiterhin sollen diese Tools auch miteinander kombinierbar sein, sodass ein entsprechendes Ökosystem entsteht, das auch noch den Datenschutzanforderungen entspricht.
Organisationen gehen dabei oft von den klassischen kaufmännischen und technischen IT-Anwendnungen aus, die in Richtung einer Kollaborationsplattform erweitert werden. Das ist allerdings nicht so einfach, da die Logik der vorhandenen software oftmals nicht den Anforderungen von modernen Lernsystemen entsprechen. In Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders finden Sie dazu weitere Hinweise.
Wir setzen auf ein Open Source basiertes Ökosystem, das verschiedene Tools enthält, die miteinander kombiniert werden können, und alle Daten auf unseren Servern bleiben. Dazu gehört Moodle als Lernmanagementsystem, BigBlueButton als Videokonferenzsystem, Nextcloud als Cloud, OpenProject als Projektmanagement-Software für plangetriebenes, hybrides und agiles Projektmanagement. Deck als App integriert in Nextcloud für Boards usw. Sprechen Sie mich gerne an, wenn Sie darüber mehr erfahren möchten.
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) setzen wir die genannten Tools ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Die auf unseren Servern installierte Open Source Anwendung Nextcloud bietet verschiedene Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu unterstützen. Über DECK als eine App für Borads hatte ich ja hier im Blog schon geschrieben. Diesmal möchte ich auf die Arbeit mit Dateien eingehen. In dem Screenshot sieht man oben das Ordner-Sysmbol (rot umrahmt). Beim Anklicken öffnet sich beispielhaft der Ordner “Documents” mit der darin enthaltenen Worddatei zur Fallstudie aus dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) – auch diese Unternavigation ist rot umrahmt. Zur Datei gibt es auf der rechten Seite des Screenshots die “Aktivität”, die alle Änderungen erfasst, den “Chat”, der für eine Kommunikation zur Datei genutzt werden kann, die Kommentarfunktion und die Möglichkeit, die Datei intern/extern zu teilen oder auch einem Projekt zuzuordnen.
Die Option, die Datei direkt einem Projekt in OpenProject zuzuordnen – z.B. einem Teilprojekt, einem Arbeitspaket, oder in einem agilen/hybriden Setting einer User Story, einem Task, einem Epic oder auch einer Roadmap (Beispiel) – ist eine sehr komfortable Möglichkeit, die Zusammenarbeit in einem Projekt in einer Kollaborationsplattform zu koordinieren. Der Button für OpenProject ist in der Grafik oben rot umrahmt. Da wir auch OpenProject auf unseren Servern als Open Source Anwendung installiert haben, bleiben alle Daten auf unseren Servern.
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
OpenProject: Auf unseren Servern installierte Open Source Anwendung: Sprint-Beispiel mit Story Points zu den User Stories
Wie schon in einem anderen Blogbeitrag beschrieben, haben wir OpenProject auf unseren Servern installiert. OpenProject kann im klassischen/plangetriebenen Projektmanagement genutzt werden (z.B. Balkenplan usw.). Darüber hinaus bietet OpenProject auch die Möglichkeit, agile Vorgehensmodelle wie z.B. Scrum (Rahmenwerk) darzustellen. Neben einer Roadmap und einem Product Backlog sind auch Sprints abbildbar. In der Grafik sehen Sie ein Demoprojekt mit der Navigation auf der linken Seite und den Sprint 1 mit Epics, verschiedenen User Stories und den dazugehörenden einzelnen Tasks.
Die User Stories sind mit Story Points nicht absolut, sondern relativ geschätzt worden. Die angegeben Story Points orientieren sich an der Fibonacci-Folge und können mit Planning Poker im Scrum Team bestimmt werden. Wenn die User Story mit der ID=26 mit 1 Story Point (Aufwand) bewertet wurde, stellt sich die Frage, wie andere User Stories in Relation dazu bewertet werden sollten. Das Scrum Team hat beispielsweise dann die User Story mit der ID=27 mit 5 Story Points bewertet usw. Ein Epic besteht aus mehreren User Stories und kann für den Sprint zu groß sein, sodass wiederum kleinere User Stories generiert werden sollten. Damit solch große Formate nicht in den Sprint gelangen, sollten Epics vom Product Owner in einem Requirementsboard frühzeitig und transparent detailliert werden.
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein, und stellen den Teilnehmern OpenProject vor – bzw. auch zur Verfügung -, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
Gantt-Diagramm in der bei uns installierten OpenProject Anwendung.
Wie schon in einem anderen Blogbeitrag erwähnt, nimmt die Projektifizierung in allen Bereichen der Gesellschaft zu. Es ist somit erforderlich, das Projektmanagement zu professionalisieren, und zu überlegen, welche Vorgehensmodelle (klassisch – hybrid – agil) für die jeweilige Organisation geeignet sind. Bei der Nutzung der Vorgehensmodelle ist es natürlich wichtig, Kollaborationsplattformen und spezielle Anwendungen für Projektmanagement zu nutzen.
Neben den kommerziellen Anwendungen (SAP / Microsoft Project etc.) sind für uns auch Open Source Anwendungen wichtig. Da es auch hier viele Optionen gibt, sollten die Anforderungen an Projektmanagement-Software klar sein, und wie die jeweilige Anwendung in die gesamte IT-Infrastruktur der Organisation eingebunden werden soll.
OpenProject bietet hier sehr viele Vorteile: Zunächst einmal die Open Source Basis – wie Sie wissen, nutzen wir verschiedene Open Source Anwendungen wie Moodle, Nextcloud, BigBlueButton oder auch WordPress. Der Vorteil ist, dass die generierten Daten alle auf unseren Servern bleiben (Datenschutz).
Weiterhin bietetOpenProject die Möglichkeit, klassisches/plangetriebenes Projektmanagement, Agiles Projektmanagement und Hybrides Projektmanagement abzubilden.
Die Grafik (oben) zeigt ein Beispiel einer Standard-Vorlage für einen einfachen Balkenplan (Gantt-Diagramm) in der bei uns installierten OpenProject Anwendung. In kommenden Blogbeiträgen werde ich nach und nach weitere Möglichkeiten von OpenProject darstellen und erläutern.
In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) stellen wir Teilnehmern OpenProject zur Verfügung, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.
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