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Projektmanagement bei Drittmittel-Projekten

Beteiligte in öffentlich geförderten Drittmittelprojekten am Beispiel der Schweiz (Gerber et al. 2017)

Projekte in einem kommerziellen Umfeld erfolgreich zum Ziel zu führen, ist schon schwierig. Bei Not-for-Profit Projekten, oder bei Projekten in Öffentlichen Verwaltungen gibt es auch Besonderheiten, die zu beachten sind. Ähnlich sieht es bei Drittmittel-Projekten aus.

Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie teilweise oder vollständig von Fördermittelgeber finanziert werden, und von einem Konsortium von Forschungspartner, Industriepartner und weiteren Partnern durch geführt werden. Die Abbildung zeigt diesen Zusammenhang auf.

Es ist unschwer zu erkennen, dass diese Konstellation besondere und durchaus herausfordernde Anforderungen an das Projektmanagement stellt. Grundsätzlich geht es in den verschiedenen Phasen um folgende Unterschiede bei den Beteiligten (Gerber et al. 2017):

“Zielsetzung: Während die Wissenschaft an Publikationen, der Finanzierung ihrer Stellen und der Anerkennung in der Scientific Community interessiert ist, steht für die Industrie das Bestehen und Wachstum des Unternehmens durch neue Techniken, innovative Produkte oder Dienstleistungen an vorderster Stelle. “

“Projektergebnisse: Am Ende des Projektes sollte für die Industriepartner ein konkretes Ergebnis wie zum Beispiel ein Prototyp oder eine neue Technik verfügbar sein, sodass ein Unternehmen dieses kommerzialisieren kann. Für Forschende kann der Erkenntnisgewinn am Projektende bereits befriedigend sein, auch wenn weiterhin viele Fragen offen bleiben.”

“Projektinhalte: In der Industrie werden eher Projekte zum gleichen Thema durchgeführt, die in sich abgeschlossen sind. An Hochschulen dagegen sind die Projekte Teil einer kontinuierlichen Weiterentwicklung bzw. Erweiterung von Themen.”

“Finanzierung & Controlling: Die Wissenschaft wird häufig zu 100 Prozent gefördert, während Unternehmen nur einen Teil der Kosten erstattet bekommen und gegenfinanzieren müssen. Somit ist es für Unternehmen wichtiger, dass am Projektende vorzeigbare Resultate vorliegen. Bestehendes Personal an Forschungseinrichtungen ist mit der Grundfinanzierung abgedeckt und zusätzliche Stellen für Doktorierende werden über die Drittmittel unterstützt. Diese sind oft befristet, sodass permanent Drittmittel akquiriert werden müssen.”

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Öffentliche Verwaltungen: Die S-O-S-Methode© für Großprojekte

Abgrenzung zwischen Projektmanagement und Großprojektmanagement (Quelle: Bundesverwaltungsamt)

Das Bundesverwaltungsamt als zentraler Dienstleister des Bundes hat eine eigene Methodik für das Projektmanagement bei Großprojekten entwickelt: 2012 wurde die „S-O-S-Methode© für Großprojekte“ vorgestellt. Das Umfeld der adressierten Großprojekte ist das von Öffentlichen Verwaltungen.

Wie der Abbildung zu entnehmen ist, fokussiert sich die Die S-O-S-Methode© auf Großprojekte, die im Vergleich zu keinen und mittleren Projekten eine andere Vorgehensweise, bzw. andere Schwerpunkte beim Projektmanagement, benötigen.

Die Methode gruppiert 13 Erfolgsfaktoren in drei Kategorien und ordnet diesen Kategorien jeweils die in der folgenden Tabelle dargestellten methodischen Lösungsdisziplinen zu.

ErfolgskategorienErfolgsfaktorenMethodische Lösungsdisziplin
S –
Strategische Ausrichtung		– Klare Projektziele
– Nutzen und Wirtschaftlichkeit sind wohldefiniert
– Alignment der maßgeblichen Stakeholder
– Minimaler, stabiler Projektumfang
– Robuste Vertragsgrundlage		– Festlegung/
Überprüfung
Projektrahmen-
bedingungen
– Vergabe- und Vertrags-
management
O –
Organisatorisches Umfeld und Projektmitarbeiter		– Unterstützung durch Organisationsleitung
– Erfahrener Projektleiter
– Erfahrenes und motiviertes Projektteam
– Ausgewogener Mix aus internen und externen Mitarbeitern
– Einbeziehung der Nutzer		– Festlegung/ Überprüfung Projektorganisation
– Personal-
management
– Kommunikations-
management
– Veränderungs-
management
S –
System – und Methoden-unterstützung		– Verlässliche Schätzungen und Pläne, Mindesttransparenz zum Projektstatus
– Angemessene Methoden, Verfahren und Werkzeuge
– Standardisierte, bewährte Technologien		– Projektplanung
– Anforderungs- und Änderungs-
management
– Qualitäts-
management
– Risiko-
management
S-O-S-Methode© für Großprojekte: Erfolgskategorien, Erfolgsfaktoren und methodische Lösungsdisziplinen (Schmid/Hanisch (2015) in projektmanagementaktuell 2/2015)

Auf solche Themen gehen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen ein, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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“Fachkräftemangel”: Ist der jeweilige Bezugspunkt richtig?

Überall ist wieder zu hören und zu lesen, dass es einen Fachkräftemangel gibt. Ich formuliere es bewusst so, da diese Diskussion schon vor ca. 20 Jahren in der Merkel-Ära auf die politische Agenda gesetzt wurde. Überall wurden Arbeitskreise gebildet, um das Problem zu lösen. In dieser Zeit war ich beispielsweise selbst in einem Projektbeirat eingebunden. Da die Diskussionen in eine aus meiner Sicht falsche Richtung liefen, habe ich mich aus dem Projektbeirat allerdings wieder verabschiedet. Um meine Gedanken etwas konkreter zu begründen, möchte ich folgenden Text beispielhaft zitieren:

“Diesem würden nach Schätzungen des Deutschen Beamtenbundes (DBB) bei einer Beibehaltung der aktuellen Strukturen bereits heute circa 360.000 Fachkräfte fehlen; bis zum Jahr 2030 werden zudem circa 1,3 Millionen Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand gehen (Klenner 2022). Gerade im öffentlichen Dienst gäbe es allerdings grundsätzlich viele hochgradig standardisierbare Abläufe und Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten (Achleitner, Schmidt et al. 2023). Eine digitalisierte öffentliche Verwaltung würde die Grundlage für KI-basierte Automatisierung im öffentlichen Dienst schaffen. Doch die meisten Behörden haben zum heutigen Zeitpunkt in wesentlichen Aspekten der Digitalisierung Aufholbedarf”(Schmidt, C. M., ; Stich, A.; Suchy, O. et al. (2024): KI für die Fachkräftesicherung nutzen. Lösungsansätze für Automatisierung, Teilhabe und Wissenstransfer).

Wenn wir also die aktuellen Strukturen beibehalten, ergeben sich die genannten Zahlen. Die aktuellen Strukturen sind also der Bezugspunkt für die Aussage, dass ein Mangel an Mitarbeitern bestehen könnte. Es ist eben alles relativ, um es in Anlehnung an Albert Einstein auf den Punkt zu bringen. Das ist auch beim Ärztemangel, beim Lehrermangel oder bei der Anzahl der Apotheken (“Apothekensterben”) usw. so, da der Bezug die aktuelle Struktur ist.

Was ist, wenn wir die Strukturen endlich einmal anpassen?

Beispielsweise, indem wir Verwaltungsstrukturen auf allen Ebenen (Land, Stadt, Gemeinde) anders organisieren, da wir durch die neuen technologischen Möglichkeiten auch neue Möglichkeiten haben, Abläufe für die Burger zu vereinfachen und zu verbessern, und damit Werte für die Allgemeinheit schaffen. Es macht keinen Sinn, bestehende, nicht mehr zeitgemäße Strukturen digital abzubilden. Das ist nicht nur bei der Öffentlichen Verwaltung so, sondern auch in vielen Unternehmen der Fall.

Da sich das Umfeld von Gesellschaften stark verändert – und auch in Zukunft verändern wird – ist es eine gesellschaftliche Aufgabe, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, und dabei möglichst alle Menschen mitzunehmen. Diese Entwicklungen sind nicht alle 20 Jahre “auf einmal da”, sondern sind eine permanente Aufgabe. Es macht keinen Sinn, Themen wie Fachkräfte, Klima, Demographie, Technologie etc. einzeln zu betrachten, da diese miteinander vernetzt sind.

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Freie Open Source Software (FOSS) als Ökosystem für die Öffentliche Verwaltung – mit interaktiver Concept-Map

Open Source und hier speziell Freie Open Source Software (FOSS)rückt immer stärker in den Mittelpunkt gesellschaftlicher Organisationen und Institutionen. Es verwundert daher nicht, dass im Koalitionsvertrag der aktuellen Regierungsparteien die Förderung und der weitere Ausbau und Nutzung Freier Open Source Software (FOSS) vereinbart wurde. Beeindruckend ist jetzt zu sehen, wie ein ganzes Ökosystem für die Öffentliche Verwaltung auf der Basis von FOSS aussehen kann. Auf der Website FOSSGov wird dieses Ökosystem mit einer interaktiven Conceptmap visualisiert – toll gemacht.

“Um Open-Source-Software für die öffentliche Verwaltung strategisch und systematisch brauchbar zu machen, muss die öffentliche Hand mehr als Gärtnerin denn als Käuferin agieren. Denn auch wenn Open Source stellenweise als Markt mit Gewinninteressen funktioniert, ist es besser als ein Ökosystem mit vielfältigen Rollen und Interessen zu verstehen, die ineinandergreifen müssen, damit ein Softwareprojekt gedeiht. Es gilt zu säen, gezielt zu düngen, Wachstum in die richtige Richtung zu lenken, Wildwuchs zu begrenzen und auch Zurückhaltung zu üben, um schließlich ernten zu können. Mit der wichtigen Besonderheit, dass digitale Früchte beliebig oft gegessen werden können” (ebd.).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir auch viele Open Source Tools, wie z.B. Moodle, Nextcloud, OpenProject usw.. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Stärkere Projektorientierung um den Ineffizienzkreislauf bei öffentlichen Verwaltungen zu durchbrechen

Image by Sekau67 from Pixabay

In dem Artikel Richter, C. (2022): Auf dem Weg zu mehr Agilität: Ein Feld für Projekteinsätze von Beschäftigten aus Unternehmen in öffentlichen Verwaltungen. In: projektmanagementaktuell 3/2022, S. 61-67 stellt der Autor die besonderen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen dar, die sich doch erheblich von wirtschaftlich geprägten Organisationen unterscheiden. Es wird weiterhin aufgezeigt, dass sich die öffentliche Verwaltung in einem Ineffizienzkreislauf befindet: (1) Mangelnden Effizienz in Entscheidungsprozessen > (2) Operative Hektik > (3) Vernachlässigung von Zukunftsprojekten > (4) Reaktive Kommunikation / eingeschränkte Mitgestaltung > ( 1) Mangelnde Effizienz in Entscheidungsprozessen etc. (ebd. S. 62). Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, bietet sich eine stärkere Projektorientierung an, die je nach Vorhaben plangetrieben, hybrid und/oder agil sein. kann. Denn nicht jedes Projekt ist für agile Vorgehensmodelle geeignet.

“Nicht erst die Corona-Pandemie zeigt die Notwendigkeit zur aufbau- und ablauforganisatorischen Flexibilität, um unvorhersehbare und bislang unbekannte Aufgaben erledigen zu können. Flexibles Handeln setzt das Beherrschen von Methoden des Projektmanagements voraus, sodass die Linienorganisation bei Bedarf um eine Projektorganisation ergänzt werden kann. Mit einem Projekt-Mindset lassen sich Aufgaben verstärkt interdisziplinär angehen. Damit wird zusätzlich die Umsetzung von Innovationsprozessen beschleunigt. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem agilen Projektmanagement zu. Im Kern meint Agilität die Erhöhung von Anpassungsfähigkeit” (ebd. S. 65).

Ein für mich positives Beispiel ist die Stadt Köln. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen haben sich in den letzten Jahren sehr viele Mitarbeiter der Stadt Köln zum Thema weitergebildet und entsprechende Kompetenzen entwickelt. Dabei waren alle Teilnehmer offen und der Projektarbeit positiv gegenübergestellt. Damit dieser Weg erfolgreich ist, sollten die Rahmenbedingungen für die öffentliche Verwaltung eine Projektorientierung stärker ermöglichen, damit sich ein entsprechendes Projekt-Mindset entwickeln kann. Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenCoDE: Open Source Code für die Öffentliche Verwaltung

Wie schon in diesem Beitrag beschrieben, kann die digitale Transformation ohne Open Source nicht gelingen. Es ist daher zwingend, dass sich Privatpersonen, Organisationen/Unternehmen und ganze Gesellschaften mit Open Source auseinandersetzen. Die Initiative OpenCoDE unterstützt diesen Weg für die Öffentlichen Verwaltungen.

“Open CoDE ist die gemeinsame Plattform der Öffentlichen Verwaltung für den Austausch von Open Source Software. Durch die zentrale Ablage von offenen Quellcodes soll die Wiederverwendung und gemeinsame Arbeit an Softwarelösungen der Öffentlichen Verwaltung zwischen Verwaltung, Industrie und Gesellschaft gefördert werden”.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen setzen wir bewusst auf Open Source Anwendungen wie Moodle, BigBlueButton, Nextcloud, WordPress usw. Informationen zu unseren Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektifizierung der Gesellschaft in Deutschland (Studie)

Wagner, R. (2022:21): Die Projektifizierung der Gesellschaft in Deutschland – Status, Trends und Akteure, in: projektmagementaktuell Ausgabe 1/2022, S. 19-23)

Die Rahmenbedingungen von Organisationen und Gesellschaften ändern sich sehr schnell und turbulent. Dieses Umfeld wird häufig mit den Begriff VUCA umschrieben. Dabei passen sich alle an diese Veränderungen an, indem sie Projekte initiieren und durchführen: Projekte sind Träger des Wandels.

In einer Studie hat Wagner, R. (2021) untersucht, welche Auswirkungen die Projektifizierung auf die Gesellschaft insgesamt, und welche Auswirkungen die Projektifizierung auf einzelne Branchen hat (Abbildung). Es ist nicht verwunderlich, dass die Wirtschaft mit 79% über dem gesellschaftlichen Durchschnitt von 61% liegt. Interessant ist allerdings, dass auch Öffentliche Verwaltungen (57%), Freizeit, Sport, Kunst und Kultur (49%) und Ehrenamtliches / soziales Engagement (56%) immer stärker mit Projektarbeit konfrontiert werden. Daraus ergibt sich durchaus eine deutlicher Bedarf an Mitarbeitern, die sich mit Projekten und dem dazugehörenden Management auskennen: Ob klassisch, hybrid oder agil.

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Agile Softwareverträge: Wie es gehen kann

In dem Blogbeitrag Agiles Projektmanagement: Schwierige Vertragsgestaltung vom 07.01.2018 hatte ich darauf hingewiesen, wie schwierig die Vertragsgestaltung für z.B. mit Scrum durchgeführte Projekte sein kann. Dabei habe ich mich auf eine Veröffentlichung der IHK München bezogen, die das Thema in ihrem IHK-Magazin 1/2018 recht ausführlich dargestellt hat. Interessant ist, dass der Blog Agile Verwaltung in dem Beitrag Agile Softwareverträge mit EVB-IT: Ein Muster für Projekte zur Einführung der eAkte (04.01.2018) eine konkrete Lösung für Softwareprojekte in der Öffentlichen Verwaltung aufzeigt. Basis ist ein Rahmendienst-Sprintwerkvertrag:

Für ein Projekt mit unsicherer Ausgangslage benutzen wir eine Kombination aus Dienst- und Werkvertrag. Für die Zusammenarbeit einigen sich beide Vertragsparteien auf Scrum.

Solche Zusammenhänge besprechen wir auch in dem von uns neue entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager Agil (IHK), der ab Sommer bei der IHK Köln das erste Mal angeboten wird. Informationen zu unseren IHK-Zertifikatslehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen

wm-övJa, auch die Öffentliche Verwaltung befasst sich mit Wissensmanagement. Die im Dezember 2013 veröffentlichten Ergebnisse der Studie Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen (PDF) zeigen, dass die Realität den Anforderungen noch nicht entspricht und daher folgende Empfehlungen gegeben werden (S. 10):

  1. Es sollte mit Beispielen und Pilotprojekten begonnen werden, die eigene Erfahrungen erzeugen und für die gesamte Einrichtung nutzbar gemacht werden können.
  2. Es muss sichergestellt werden, insbesondere die Verwaltungsleitung von der Notwendigkeit des Wissensmanagements zu überzeugen.
  3. Zur nachhaltigen Umsetzung muss sich die Verwaltungskultur ändern und für eine neue Vertrauens-, Fehler- und Umgangskultur öffnen.
  4. Wissensmanagement ist ein neues Instrument, bei dessen Einführung auch die Ergebnisse und Anforderungen des Change Managements berücksichtigt werden sollten.
  5. Aufgrund der angespannten Personalsituation müssen Prioritäten in den Verwaltungen gesetzt werden – nicht alles ist (gleichzeitig) umsetzbar!

In dem von uns entwickleten Blended Learning Lehrgang Wissensmanager/in (IHK) können sich auch Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung entsprechende Kompetenzen aneignen. Der nächste Lehrgang ist mit Start am 29.04.2014 in Köln geplant. Siehe dazu auch Wissensmanager/in (IHK) bei der IHK Köln beendet.