Projektmanagement: DIN 69901 und ISO 21500 im Vergleich

Rietz, S.; Röschlein, R. (2019:192)

Seit 2012 gibt es eine internationale Norm zu Projektmanagement, die ISO 21500. Die DIN-Normen wiederum orientieren sich zwar an der ISO, doch gibt es feine Unterschiede, die für die praktische Umsetzung wichtig sind. Die DIN 69901 enthalt 59 Prozesse und schlägt 14 Minimumprozesse (Mussprozesse) vor. Die ISO 21500 enthält 39 Prozesse und schlägt keine Minimumprozesse vor. Zusammen mit Prozessbeschreibungen und Vorschläge für geeignete Methoden ergibt die DIN 69901 einen systematischen Ansatz zur Professionalisierung des Projektmanagements in Organisationen.

“Die DIN 69901 beschreibt in ihrem Prozessmodell insgesamt 5 Phasen (Initialisierungsphase, Definitionsphase, Planungsphase, Steuerungsphase, Abschlussphase) und 11 Prozessuntergruppen, die in der Abbildung dargestellt sind. Die insgesamt 59 Prozesse reduzieren sich auf 14 Minimumprozesse (Mussprozesse), die dann die Mindestanforderung an die Projektmanagement-Qualität darstellen. Zu den verschiedenen Prozessen findet man in der DIN 69901 auch die vorgeschlagenen Abläufe in den jeweiligen Phasen, ausführliche Prozessbeschreibungen und Hinweise zur Methodenauswahl (Methodenwürfel). Wer auf die internationale Einheitlichkeit setzt, dies sogar in einem multinationalen Konzern ggf. sogar muss, der kann die 39 Prozesse der ISO 21500 implementieren. Bei der Orientierung auf die DIN 69901 erhöht sich somit das Angebot praxiserprobter Prozesse bei gleichzeitiger Reduktion des vorgeschriebenen Mindestumfangs von 39 auf 14” (Rietz/Röschlein 2019:191).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Beispiele: Projekte von der Routine abgrenzen ist gar nicht so einfach

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Wir leben in einer Gesellschaft, die sich permanent und sehr dynamisch ändert. Projekte sind dabei Träger des Wandels. Da wir es seit 100 Jahren gewohnt sind, eher in massenhaft durchzuführenden Routinetätigkeiten zu arbeiten (Abteilungen, Taylorismus), ist die Bestimmung, was ein Projekt ist, ein wichtiger Schritt zur Abgrenzung. Dass das nicht so einfach ist, zeigen die folgenden Beispiele, die ich bei Wagner/Ott (2019:54-55) gefunden habe:

Beispiel 1
Beim Bau einer Siedlung kann jedes einzelne Haus ein Projekt sein, auch wenn ständig nur der gleiche Haustyp verwendet wird. Die topologische Situation des Baugebiets, die Bodenbeschaffenheit, die Anbindung an die örtlichen Verkehrswege und die Versorgungsleitungen, der zukünftigen Besitzer mit seinen Spezialwünschen und persönlichen Verhaltensweisen usw. gewährleisten jedoch in ihrer Gesamtheit die „Einmaligkeit“ des Projekts und sind gleichzeitig mögliche Risikoquellen.

Beispiel 2
Für eine kleine, handwerklich betriebene Werft ist der Bau einer Yacht, der ein halbes Jahr dauert, durchaus ein „Projekt“. Für eine Werftfabrik, welche solche Yachten in Serie herstellt, gehört die einzelne Yacht dagegen zur Routine. Als „Projekt“ könnte man dort jedoch die Vorbereitungen der Serienfertigung samt Konstruktion der Yacht, die Beschaffung der erforderlichen Maschinen und des Personals sowie den Aufbau der Montageeinrichtungen betrachten.

Diese Beispiele zeigen, dass die Bestimmung, was als Projekt zu betrachten ist, branchen- und organisationsspezifisch festzulegen ist – auch wenn es bei der Projektdefinition Normen gibt, auf die man zurückgreifen kann.

Siehe dazu auch:

Von Routinetätigkeiten zu WOW-Projekten nach Tom Peters

Der Übergang von Routine zu einem Projekt am Beispiel von Reparaturprojekten

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wie können Projekt-, Programm-, Portfolio-, Multiprojektmanagement voneinander abgegrenzt werden?

Abgrenzung Projekt-, Programm-, Portfolio-, Multiprojektmanagement
(Wald et al. 2014, in projektmanagementaktuell 1/2014

Organisationen haben es nicht nur mit einem Projekt, sondern mit vielen Projekten zu tun. Es wird vorgeschlagen, die Projekte in Programme und Portfolios zusammenzufassen. Darüber hinaus gibt es noch den Begriff “Multiprojektmanagement“, der in diesem Zusammenhang einzuordnen ist. Die Abbildung zeigt übersichtlich die Unterschiede zwischen den verschiedenen Begriffen auf. Dabei ist zu erkennen, dass das Multiprojektmanagement im Vergleich zu Projekten, Programmen und Portfolios eine Stufe “höher” angesiedelt, allerdings manchmal nicht so klar vom Portfoliomanagement zu unterscheiden ist.

“Die DIN-Norm 69909-1:2011-09 zum Multiprojektmanagement unterstreicht dessen umfassenden Charakter: Es ist das Management sämtlicher im Unternehmen befindlicher Projekte, Programme und Portfolios und eröffnet damit eine Metaebene. Ziel ist die gemeinsame Ausrichtung aller relevanten Projektmanagementaktivitäten auf die übergeordneten Unternehmensziele, womit der unmittelbare Bezug zur Strategie gegeben ist. Dass diese Sichtweise in der Praxis noch keine weite Verbreitung gefunden hat, wurde im Verlauf der Studie deutlich und stellt eine bedeutende Herausforderung dar” (Wald et al. 2014).

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Die Projektdefinition sollte an den jeweiligen Kontext anpasst werden – Beispiel

Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Dabei werden beispielhaft drei Kriterien genannt: Genaue Zielvorgabe, Begrenzung und projektspezifische Organisation. Diese Kriterien sind nicht als KO-Kriterien zu verstehen, sondern sollten an den jeweiligen Kontext (Branche, Unternehmen, berufliche Domäne, Projekt) angepasst werden. Auch in der aktuellen Studie Projektwirtschaft 2.0 werden diese Punkte daher gleich am Anfang geklärt.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der
Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, d. h.:

– Für das Projekt existiert eine konkrete Zielvorgabe.
– Das Projekt ist zeitlich (Anfang & Ende) begrenzt.
– Das Projekt benötigt spezifische Ressourcen (z. B. finanziell, personell, …).
– Es existiert eine eigenständige Ablauforganisation, die sich von der Standardorganisation
im Unternehmen abgrenzt.
– In Projekten werden nicht routinemäßige Aufgaben bearbeitet.
– Das Projekt hat eine Mindestdauer von vier Wochen.
– Das Projekt besteht aus wenigstens drei Teilnehmern.

Quelle: (GPM 2023)

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Die ISO 21502:2020 als Grundlage für agile/adaptive Projektmanagementnormen

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Wie schon in vielen Blogbeiträgen erläutert, gibt es zwischen den extremen eines vollkommen planbasierten Vorgehensmodell im Projektmanagement und einem vollkommen agilen Vorgehensmodell ein sehr umfangreiches Kontinuum an Möglichkeiten für ein hybrides/adaptives Projektmanagement, das an das jeweilige Vorhaben angepasst werden kann.

Damit alle Organisationen in internationalen Projektlandschaften miteinander arbeiten/kommunizieren können ist es gut, wenn Standards Grundsätzliches regeln. Im klassischen, planbasierten Projektmanagement existieren dazu schon sehr viele Normen, auch ISO-Normen.

Im agilen Umfeld fehlt es dahingehend noch an international gültigen Standards und Normen. Beispielsweise ist der Scrum-Guide 2020 ein Rahmenwerk, das zwar in vielen Sprachen verfügbar ist, dennoch stellt der Guide keine Norm dar.

In der Zwischenzeit bewegen sich die verschiedenen Perspektiven aufeinander zu und werden in aktualisierten internationalen Normen zusammengefasst. Die ISO 21502:2020 ist daher für alle möglichen Ansätze geeignet.

“Die ISO 21502:2020 ist auf jede Organisation anwendbar sowie auf jede Art von Projekt, unabhängig von Zweck, Durchführungsansätzen, verwendetem Lebenszyklusmodell, Komplexität, Größe, Kosten oder Dauer und ´prädiktive, inkrementelle, iterative, adaptive oder hybride, einschließlich agiler Ansätze´. Eine darüber hinausgehende internationale Normierung agiler bzw. adaptiver Ansätze wird seit Jahren international hoch priorisiert.” (Heydenreich, D. (2021): Internationale Normen und Standards für agiles/adaptives Management von Projekten, Programmen, Portfolios und deren Governance – Die neue Study Group ISO/TC258 AHG15, DIN Mitteilungen, Oktober 2021).

Gerade für international tätige Organisationen wird es spannend sein zu beobachten, wie sich die Entwicklungen auch auf die bekannten Standars wie PMI, IPMA oder PRINCE2 weiter auswirken wird. Siehe dazu auch Adaptives Management von Projekten.

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Ist es möglich, ein passendes Vorgehensmodell des Projektmanagements abzuleiten?

Im Projektmanagement haben sich in den letzten Jahrzehnten viele Vorgehensmodelle etabliert, die alle ihre Berechtigungen haben. Darüber hinaus geben Normen und Standards durchaus auch generelle Vorgehenmodelle vor, die auf die jeweilige Organisation angepasst werden können/sollten. Die Art der Adaption von Vorgehensmodellen (plangetrieben-hybrid-agil) kann allerdings noch weiter professionalisiert werden, um das Projektmanagement noch besser an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen, und somit die Wertschöpfung zu verbessern. Es ist dabei immer gut, wenn es dazu eine Literaturrecherche gibt, die aufzeigt, wo es Gemeinsamkeiten gibt, und wie ein Projektmanagement adaptier/angepasst werden kann. Die folgende Textlassage gibt dazu einen Einblick in erste Erkenntnisse.

“Für das Tailoring von Vorgehensmodellen sind in der Literatur unterschiedliche, allgemein formulierte Modelle auffindbar. Die verschiedenen Autoren verwenden dabei unterschiedliche Ansätze von einfachen Modellen mit wenigen Faktoren bis hin zu komplizierteren Konstruktionen mit vielen interdependenten Beziehungen. In vier dieser Modelle wird mittels Praktiken, Methodeneigenschaften, Methodenfragmenten oder auch Projektkriterien individuelles Projektmanagement maßgeschneidert. Obwohl die Modelle und deren Vorgehensweisen auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen arbeiten gibt es gemeinsame Bestandteile. Diese setzen sich aus einer Analyse des Projektkontextes, ausreichend Erfahrung im Projektmanagement und einem Methodenportfolio zusammen. Mit Hilfe dieser drei Bestandteile können Ordnungsrahmen wie das ´St. Galler Managementmodell´ oder ´HyProMM´ für hybride Vorgehensmodelle des Projektmanagements mit Methoden gefüllt werden. (…) sind dazu vier konkrete Schritte notwendig, um die Gemeinsamkeiten in einer praktischen Anwendung umzusetzen” Hagenauer, S. (2021): Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern. In: projektmanagementaktuell 1/2021, S. 50-54).

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Der Begriff “Wissen” und seine verschiedenen Facetten

Die Entwicklung zu den verschiedenen Normen und Standarddokumente zum Wissensmanagement ist in den letzten Jahren recht turbulent. Zunächst gibt es die Norm DIN ISO 30401:2021-02, Wissensmanagementsysteme — Anforderungen, die – wie die Bezeichnung es schon vermuten lässt – Anforderungen an Wissensmanagementsysteme formuliert. Darüber hinaus wurde die DIN SPEC 91281:2012-041, Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen zurückgezogen und dafür die DIN SPEC 91443:2021, Systematisches Wissensmanagement für KMU – Instrumente und Verfahren (PDF) veröffentlicht. Dieses Standarddokument soll die in der ISO beschriebenen Anforderungen auf die Bedürfnisse von KMU (Kleinen und mittelständischen Unternehmen) übertragen, und damit praktikabler machen: “Dieses Dokument legt Leitlinien für die Implementierung, Planung, Steuerung und Weiterentwicklung von systematischen Wissensmanagement-Aktivitäten fest, die speziell für die Bedarfe, Rahmenbedingungen und Kontexte kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt sind” (ebd., S. 6). Was wird in dem Standarddokument unter “Wissen” verstanden?

Wissen: personales oder organisationales Asset, das wirksame Entscheidungen und Handlungen im Rahmen des Kontextes ermöglicht.
Anmerkung 1 zum Begriff: Wissen kann individuell, kollektiv oder organisational sein.
Anmerkung 2 zum Begriff: Es gibt unterschiedliche Auffassungen über den Umfang des Wissens, basierend auf Kontext und Zweck. Die vorstehende Definition ist in Bezug auf die verschiedenen Perspektiven allgemein gefasst. Beispiele für Wissen sind Erkenntnisse und Know-how.
Anmerkung 3 zum Begriff: Wissen wird durch Lernen oder durch Erfahrung angeeignet.
Anmerkung 4 zum Begriff: Im deutschen Sprachgebrauch wird Wissen auch als Ressource bezeichnet.
Anmerkung 5 zum Begriff: Wissen tritt in vielen Arten und in vielen Formen auf, die ein Kontinuum und Spektrum von klar kodifiziertem zu nicht kodifiziertem, erfahrungs- und/oder handlungsbasiertem Wissen darstellen.
Anmerkung 6 zum Begriff: Organisationales Wissen als Wertschöpfungs- und Produktionsfaktor wird aus ökonomischer Perspektive häufig auch als Intellektuelles Kapital bezeichnet. Es besteht aus Human-, Struktur- Beziehungskapital und
[QUELLE: DIN ISO 30401:2021-02, 3.25, modifiziert— Anmerkung 5 und Anmerkung 6 zum Begriff wurden hinzugefügt.]

An den verschiedenen Anmerkungen wird deutlich, dass “Wissen” je nach Kontext verschiedene Facetten haben kann. Diese vielfältigen Dimensionen des Wissens sind zu gestalten (Wissensmanagement).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) haben wir Daten, Informationen und Wissen in einem projektorientierten und modernen Lernsetting so zusammengestellt, dass Sie die erforderlichen Kompetenzen für das IHK-Zertifikat entwickeln können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer  Lernplattform.

Wissensmanagement: Brauchen wir dazu Normen?

Group of people with devices in hands working together as symbol of networking and communication

In der ISO 30401:2021-02 (Englisch) werden auf 29 Seiten Anforderungen an Wissensmanagementsysteme beschrieben. Im Februar 2021 ist dazu die deutsche Version der als DIN ISO 30401:2021-02 “Wissensmanagementsysteme – Anforderungen (ISO 30401:2018)” veröffentlicht worden

Im Juli 2021 wurde weiterhin die DIN SPEC 91443:2021-08, ein Standard für Wissensmanagement für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), in deutscher Sprache veröffentlicht. Der Grund ist, dass die ISO 30401 für viele KMU wohl zu abstrakt sei – so die Auffassung des Konsortiums von 14 Mitgliedern – Kostenloser zum Download beim Beuth-Verlag.

Die vielen unterschiedlichen länder- und branchenspezifischen Initiativen wurden mit solchen Normen in eine Art Rahmen integriert, der dann organisationsspezifisch angewendet werden kann. Wie wir aus der Entwicklung der ISO 9001 zu Qualitätsmanagementsystemen wissen, kann eine Norm auch für Zertifizierungen genutzt werden. Manche sehen das mit gemischten Gefühlen.

Auch im Innovationsmanagement gibt es eine ähnliche Entwicklung mit der ISO 56002:2019 – Internationaler Standard für Innovationsmanagement und Innovationsmanagementsysteme. In der Zwischenzeit gibt es dazu auch eine DIN EN ISO 56002:2020 als Entwurf, mit Ausgabedatum 2020-10. Weiterhin haben wir seit 2012 auch eine ISO 21500 für Projektmanagementsysteme usw.

Das Beispiel Agiles Projektmanagement zeigt allerdings, dass es keiner Normen bedarf um Organisationen flexibler, dynamischer, selbstorganisierter zu gestalten. Einfache Frameworks wie z.B. bei Scrum (Scrum-Guiede 2020) deuten das an. Bei KANBAN gibt es so einen Guide erst gar nicht. Dennoch ist es möglich, mit solch recht einfachen Methoden auf den verschiedenen organisatorischen Ebenen (z.B. Flight Level bei KANBAN oder NEXUS beim Skalieren von Scrum) Unternehmen zu entwickeln.

Es stellt sich somit die Frage, sind Normen für Wissensmanagement hilfreich, und wenn ja, für welche Organisationen?

Siehe dazu auch;
Ist Wissensmanagement 4.0 ein hybrides Wissensmanagement?
Kritik an manchen Perspektiven auf Wissensmanagement
Wissensmanagement und Kompetenzmanagement: Welche Gemeinsamkeiten/Unterschiede gibt es?

Innovationsmanagement – Innovationsmanagementsystem: ISO 56002

Die ISO 56002:2019 ist ein internationaler Standard für Innovationsmanagement und Innovationsmanagementsysteme. In der Zwischenzeit gibt es auch einen DIN EN ISO 56002:2020 als Entwurf, mit Ausgabedatum 2020-10. Es ist schon erstaunlich, dass es jetzt auch zum Innovationsmanagement eine ISO-Norm gibt, denn bisher waren die jeweiligen Management-Ansätze weltweit doch recht unterschiedlich und wenig harmonisiert.

Wie der Beschreibung der ISO-Norm zu entnehmen ist, enthält auch sie wieder den bekannten PDCA-Zyklus nach W. Edward Deming und insgesamt 10 Dimensionen zur Professionalisierung des Innovationsmanagementsystems. Dabei basierten viele Überlegungen darauf, das QM-System nach ISO 9001 in Richtung Innovationsmanagement zu erweitern. Doch auch ohne QM-System ist das Framework nach ISO 56002 im Unternehmen einsetzbar. Siehe dazu auch Innovationsmanagement.

Projektmanager (IHK) startet am 13.01.2016 in Köln

projektmanager-ihk-neu-300Es geht wieder los: Am Mittwoch, den 13.01.2016 startet der erste Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK) in Köln. Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein ausführliches Update des Konzepts, inkl. der Teilnehmerunterlagen und der Onlineinhalte. Ich bin gespannt, wie das Update 2016 bei den Teilnehmern ankommen wird. Sollten Sie an dem Lehrgang interessiert sein, so finden Sie Informationen auf unserer Lernplattform.