OpenProject in der Initiierungsphase: Projektideen erfassen

OpenProject ist eine Open Source Anwendung und unterstützt ein Projektteam über den Lebenszyklus eines Projektes hinweg. Dieser Lebenszyklus wird im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement je nach Standard in verschiedene Phasen aufgeteilt. Ein branchenunabhängiges Phasenschema beginnt beispielsweise mit der Initiierung/Initialisierung von Projekten. Daran schließen sich die Definitionsphase, die Planungsphase, die Steuerungsphase und die Abschlussphase an.

In der Initiierungsphase geht es darum, die geeigneten Projektideen zu ermitteln und zu bewerten, denn oftmals können nicht alle Projektideen umgesetzt werden. Dabei muss natürlich erst einmal geprüft werden, ob das Vorhaben für die Organisation überhaupt ein Projekt ist. So banal es klingt, doch es macht einfach keinen Sinn, Projektmanagement auf Routinetätigkeiten (inkl. KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) anzuwenden.

Mit OpenProject können Sie in dieser Phase ihr neues Projekt erstellen, indem Sie es erfassen und mit den ersten Informationen versehen. Standardmäig ist beispielsweise voreingestellt, dass das Projekt nicht öffentlich ist. Das heißt, in OpenProject angelegte Mitglieder können zugeordnet werden, ohne dass jemand von außen Zugriff auf das Projekt hat.

Bei manchen Projekten kann es Sinn machen, vom Standard abzuweichen, und das Projekt “öffentlich” zu stellen. Das bedeutet zunächst, dass alle in OpenProject angelegten Mitglieder Zugang zu dem Projekt haben. Darüber hinaus ist es über die Authetifizierungseinstellungen möglich, auch Personen außerhalb Ihres Projektteams oder Ihrer Organisation Zugang zu bestimmten Bereichen in OpenProject zu geben.. Im Detail haben Sie dafür verschiedene Optionen, sodass Sie entscheiden, wer was sehen kann.

Alle Projektideen sind so in der Initiierungsphase übersichtlich erfasst, und können weiter bearbeitet werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) startet am 04.11.2023 für Studenten der Uni Köln

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird seit mehreren Jahren vom ProfessionalCenter der Universität Köln und der IHK Köln angeboten. Zwei Mal pro Jahr, im Winter- und Sommersemester, können Teilnehmer die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Durchgeführt wird der Lehrgang von Frau König, die in Erganzung der IHK-Anforderungen noch weitere Aspekte des Projektmanagements thematisiert. Der abschließende Zertifikatsworkshop findet diesmal am 26.01.2024 bei der IHK Köln statt.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (UNI-Köln-Website) 04. November 2023 – 26. Januar 2024, IHK Köln, Ansprechpartnerin: Frau Goffart, Telefon: 0221/470-2595, E-Mail: carina.goffart@uni-koeln.de

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement: Die geeignete Basismethode für einen Pojektauftrag festlegen

Es gibt sehr viele unterschiedliche Projekte. Bei den einen sind die Anforderungen relativ klar, und auch die Technik/Methode bekannt. Bei anderen wiederum sind Anforderungen und Methode realtiv unbekannt. Die Stacey-Matrix stellt hier eine erste Möglichkeit dar, die zu jedem Projekt geeignete Vorgehensweise (Vorgehensmodell) festzulegen.

Eine weitere Möglichkeit ist, von einem Projektmanagement-Kontinuum auszugehen, mit seinen beiden Polen Plangetriebenes/Klassisches Projektmanagement und Agiles Projektmanagement. Interessant dabei ist, dass die am Anfang auszuwählende Methode (Basismethode) möglichst nicht geändert werden sollte.

“Der erste Schritt eines jeden Projektes ist die Auswahl einer passenden Basismethode für einen vorliegenden Projektauftrag. Die Basismethode bildet die Grundlage eines Projektes und regelt dessen Ablauf. Die Basismethode definiert somit die Spielregeln eines Projektes, sodass deren Auswahl zu Beginn eines Projektes ein besonderer Stellenwert zuzuweisen ist. Für die Auswahl der Basismethode sollte sich ausreichend Zeit genommen und die spezifische Projektsituation betrachtet werden. Eine Änderung der Basismethodel im laufenden Projekt ist nicht zu empfehlen. Vielmehr kann der Freiheitsgrad für Adaptionen der Basismethode genutzt werden. Aus diesem Grund haben die Autoren zunächst das methodische Projektmanagementkontinuum eingeführt.” (Barth et al. (2023): Das Projektmanagementkontinuum, in: ProjektmanagementAktuell 03/2023).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): 6x in dieser Woche in Köln, Düsseldorf, Siegen, Gera und Stuttgart

Die von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) werden in dieser Woche insgesamt 7x an fünf unterschiedlichen Standorten durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 23.10.2023, 2. Präsenztag, IHK Ostthüringen, Gera, Ansprechpartnerin: Frau Füldner, Telefon: 0365/8553-408, E-Mail: fueldner@gera.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website), 24.10.2023, 2. Präsenztag, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website), 25.10.2023, Zertifikatsworkshop bei der IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de 

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website), 26.10.2023, 2. Präsenztag (Online) bei der IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerBBZ-Website), 26.10.2023, 2. Präsenztag im bbz Siegen, Ansprechpartnerin: Frau Plicht, Telefon: Telefon 0271 89057-24, E-Mail: plicht@bbz-siegen.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer) 28.10.2023, IHK Stuttgart, Inhouse

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten finden Sie auf unserer Lernplattform.

Anmerkungen zum Kick-off-Meeting, inkl. Beispieltagesordnung

Der Begriff “Kick-off” – oder auch “Kick-off-Meeting” – wird in den Organisationen häufig verwendet. Dabei kommt es vor, dass es unterschiedliche Meinungen dazu gibt, an welcher Stelle im Projektablauf ein Kick-off-Meeting durchgeführt werden sollte, und was dabei die Themen sein könnten. Beides soll nun geklärt werden.

Das Kick-off-Meeting ist eine “offizielle Veranstaltung nach erfolgter Planung, die mindestens alle Mitglieder des Projektteams und gegebenenfalls Vertreter der Auftraggeberseite vereint, um ihnen ein gemeinsames Verständnis bzgl. des Projekts zu vermitteln und die auszuführenden Arbeiten in Gang zu setzen” (DIN Taschenbuch 472 2020). Im Phasenplan ist das Kick-off-Meeting somit nach der bestätigten Planung, am Anfang der Steuerungsphase (Umsetzung) durchzuführen. Weiterhin kann die folgende Beispiel-Tagesordnung dazu verwendet werden, eine eigene Agenda für das Kick-off-Meeting abzuleiten.

01Begrüßung/Vorstellungsrunde/Protokoll
02Verabschiedung der Tagesordnung
03Verabschiedung der Ziele des heutigen Tages
04Benennung des Projektteams/Rollenklärung
05Ziele und Nicht-Ziele für das Projekt
06Projektauftrag
07Projektstrukturplan
08Phaseneinteilung
09Arbeitspakete
10Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse)
11Umweltanalyse
12Projektkommunikation
13Spielregeln
14Projektdokumentation
15Weiteres Vorgehen
Beispiel-Tagesordnung für ein Kick-off-Meeting (Stauch, M. 2020)

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Das Magische Dreieck im klassischen und agilen Projektmanagement

Der Projekterfolg wird auch in der aktuellen Studie Projektifizierung 2.0 an den Dimensionen des Magischen Dreiecks gemessen. Neben den Kosten und der Zeit geht es auch um Leistung/Qualität/Ergebnis. Das Magische Dreieck ist dabei beim klassischen Projektmanagement, bzw. beim agilen Projektmanagement, etwas anders zu interpretieren.

Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement sind die Anforderungen relativ gut in den verschiedenen Unterlagen wie Requirements/Ausschreibung/Lastenheft usw. beschreibbar. Daraus ergibt sich dann auch die voraussichtliche Zeit (Durchlaufzeit) und der benötigtse Aufwand, bzw. die dazugehörenden Kosten. Da die Anforderungen relativ gut beschreibbar sind, können diese dann auch in der jeweiligen Vertragsgestaltung (Werkvertrag, Dienstvertrag usw.) berücksichtigt werden.

Das agile Projektmanagement hat seine Vorteile, wenn die Anforderungen nicht so eindeutig beschreibbar sind, bzw. sich immer wieder ändern, was eine Planung schwieriger/nders macht. Bei stärker veränderlichen Leistungsanforderungen wird eher iterativ vorgegangen. Dabei legen Auftraggeber und Auftragnehmer über einen kurzen definierten Zeitraum (z.B. einen Sprint von maximal 1 Monat) fest, was zu welchen Kosten (Aufwand) als Ergebnis abgeliefert werden soll. Diese Vorgegehnsweise hat natürlich auch Auswirkungen auf die jeweilige Vertragsgestaltung.

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Selbstveränderung: Die Grundlage für Veränderungen in unserem Leben

Das Umfeld von Organisationen, Menschen und Gesellschaften ändert sich (VUCA oder besser BANI), dabei haben wir alle das Gefühl, dass alles immer schneller vonstatten geht. Dabei ist schneller Fortschritt keine “Erfindung” der heutigen Zeit, sondern war schon vor über 100 Jahren ein Thema. Die Bewältigung der immer komplexeren Situationen in der Arbeitswelt – oder auch im privaten Umfeld – kommt heute eine besondere Bedeutung zu. Interessant dabei ist, dass viele Menschen auf andere zeigen, die sich verändern sollen, an sich selbst denkt bei Veränderungen kaum jemand.

In diesem Zusammenhang (Sozialer komplexer Systeme) können gerade die Geistes- und Sozialwissenschaften, und weniger die eher betriebs- oder volkswirtschaflich ausgerichteten Disziplinen, Antworten liefern. Dabei kommt dem SELBST eine besondere Bedeutung zu, denn die angemessene Antwort auf mehr Komplexität ist mehr Selbstorganisation auf allen Ebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk) zuzulassen, bzw. erst einmal zu fördern: Von Fremdorganisation zu mehr Selbstorganisation. Diese Überlegungen füren auch zu Begriffen wie, Selbst-Motivation, Selbst-Bewusstsein und Selbst-Veränderung, denn

verändern kann man nur sich selbst. Jede wirkliche Veränderung in unseren Partnerschaften, im Beruf oder Alltag geht von einer Selbstveränderung aus. Selbstveränderung wird dabei im doppelten Sinne gebraucht:

– Zum einen bezeichnet sie die Veränderung des Selbst, d.h. der bewährten Arten unseres Sich-Fühlens in der Welt. Was dabei ansteht ist die Veränderung des Bildes, das wir selbst von uns haben und auch anderen gegenüber vertreten (Motto: Wer bin ich und wie fabriziere ich mir dieses Ich?).

– Zum anderen geht es daraum, dass wir diese Veränderung selbst in die Hand nehmen und uns auf eine Art Selbstarchäologie einlassen. Diese kann uns helfen, zutage zu fördern, was schon immer in uns wirkt, und uns vor diesen alten Bekannten zu verabschieden (Motto: Ich erfinde mich neu!).”

(Arnold, R. 2013:11: Emotionale Kompetenz, emotionales Lernen, und emotionale (Selbst-) Führung in der Erwachsenenbildung).

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Heute findet der abschließende Zertifikatsworkshop bei der IHK Rhein-Neckar in Mannheim statt

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird bei verschiedenen IHK angeboten und durchgeführt. Vom 13.09.-18.10.2023 haben die Teilnehmer beispielsweise bei der IHK Rhein-Neckar die erforderlichen Projektmanagement-Kompetenzen entwickelt. Im heute abschließenden Zertifikatsworkshop schreiben die Teilnehmer einen Wissenstest, geben ihre im Team erarbeitete Projektplanung als Dokumentation ab, und stellen in einer Präsentation ihre Ergebnisse vor.

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 13.09.-18.10.2023, IHK Rhein-Neckar, Mannheim, Ansprechpartnerin: Frau Maibach, Telefon: 0621 1709-852, E-Mail: lisa.maibach@rhein-neckar.ihk24.de  

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wie entwickelt sich der Anteil der Projektarbeitszeit bis 2027?

Anteil der Projektarbeitszeit an der BWS von 2008 bis 2027 (in %) (GPM 2023)

Aus der aktuellen Studie Projektifizierung 2.0, die von der GPM 2023 veröffentlicht wurde, geht hervor, dass sich der Anteil der Projektarbeitszeit an der Bruttowertschöpfung (BWS) in Prozent, von 34,7% in 2013 auf 34,5% in 2023 leicht reduziert hat (Blogbeitrag). Die Prognose aus 2013 für das Jahr 2019 in Höhe von 41,3% hat sich als zu optimistisch herausgestellt. Dennoch wird aufgrund der validen Daten eine Erhöhung bis 2027 auf 38,5% vorhergesagt. Die Erhöhungen ergeben sich hauptsächlich aus den bisher eher projektfernen Branchen, wobei bei den schon traditionell projektorientierten Branchen eher eine Sättigung zu erwarten ist.

“Der stärkste Anstieg ist mit 40,7 % im Bereich der Finanz- und Versicherungsdienstleistungen zu beobachten. Auch der Öffentliche Dienst verlagert seine Arbeitsweise immer stärker in temporäre Organisationsformen, hier ist seit 2017 ein Anstieg um 27,0 % festzustellen, bis 2027 wird zudem ein weiterer Anstieg um 27,5 % prognostiziert. Die geringsten Steigerungen weisen das Baugewerbe (0,4 %), Handel, Verkehr, Gastgewerbe (1,8 %) und das Produzierenden Gewerbe (3,2 %) auf. Insbesondere im Baugewerbe scheint ein Sättigungsniveau erreicht zu sein, daauch zukünftig keine große Ausweitung der Projektarbeit erwartet wird” (GPM 2023).

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Wie kann es sein, dass der Projekterfolg heute schlechter ist, als vor 10 Jahren?

In der aktuell vorliegenden Studie Projektifizierung 2.0 (GPM 2023) wird hervorgehoben, wie groß der Anteil von Projektarbeit an der Bruttowertschöpfung in Deutschland aktuell ist. Neben dieser quantitativen Dimension ist es allerdings auch wichtig, wie die Qualität von Projektarbeit, also der Projekterfolg einzuschätzen ist. Dabei ist interessant, dass der entsprechende Erfolgsindex im Vergleich zur Studie aus 2013 gesunken ist.

“Insgesamt gestaltet sich die Arbeit in Projekten derzeit weniger erfolgreich als noch im Jahr 2013, der Erfolgsindex ist von 72 auf 66 Punkte gesunken. Insbesondere die drei auch als ´magisches Dreieck des Projektmanagements´ bezeichneten Dimensionen Kosteneinhaltung, Zeiteinhaltung und Ergebnis / Qualität werden aktuell um 7 bis 9 Skalenpunkte schlechter bewertet als noch 2013. Auf der anderen Seite scheinen sich die Projektmanager auf die Zufriedenheit der Stakeholder fokussiertzu haben, dieser Indikator ist ausgesprochen stark von 51 auf 69 Punkte, also um etwa 35 % gestiegen. Der vergleichsweise geringere Projekterfolg kann möglicherweise auf die Folgeerscheinungen der Corona-Pandemie zurückzuführen sein: Die starke Digitalisierung der Arbeitsabläufe und die Notwendigkeit zum mobilen Arbeiten sind zwei Aspekte, die einen direkten Einfluss auf das Projektmanagement haben” (GPM 2023).

Ob die genannten Punkte ausreichen, um den reduzierten Erfolgsindex zu erklären, darf allerdings bezweifelt werden. Einerseits ist der Trend zur Digitalisierung durchaus schon lange Bestandteil der Projektarbeit, entweder als Anforderung oder im Rahemen von Kollaborationsplattformnen. Weiterhin hat Corona nur in einem Zeitraum von 2-3 Jahren seit 2013 Einfluss gehabt. Möglicherweise kommen hier noch weitere Faktoren dazu, die zu einer komplexeren Gemengelage geführt haben, die dann noch nicht ausreichend mit agilen Vorgehensmodellen abgebildet wurden. Das ist allerdings jetzt nur eine Vermutung von mir, die ich nicht mit einer Studie belegen kann.

In den uns uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) können Sie die erforderlichen Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.