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Projektmanagement: Das Cynefin-Framework und der Bereich “disorder”

Quelle: Von David Snowden (en: User:Snowded: file log) – David Snowden – created in Freelance for this image, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=12647594

In Organisationen werden heute Routinetätigkeiten, planbare (komplizierte) Projekte, und immer mehr komplexe Projekte durchgeführt. Darüber hinaus gibt es noch einen eher chaotischen Bereich. Die bekannte Stacey-Matrix bietet hier eine gute Möglichkeit, die verschiedenen Vorhaben/Projekte in Bezug auf Anforderungen (WAS?) und Methode/Technik (WIE) zu positionieren, um das jeweils geeignete Vorgehensmodell (z.B. Plangetriebenes Projektmanagement, KANBAN, SCRUM, DESIGN THINKING etc.) abzuleiten.

Eine weitere Möglichkeit zeigt das Cynefin-Framework auf, das aus dem Wissensmanagement kommt und auch die vier Bereiche Clear (Simple), Complicated, Complex, Chaotic unterschiedet. Interessant dabei ist, der Bereich “disorder” oft nicht thematisiert wird: “Die fünfte Domäne ist disorder, der Zustand des Nicht-Wissens, welche Art von Kausalität besteht. In diesem Zustand gehen die Leute in ihre eigene Komfortzone zurück, wenn sie eine Entscheidung fällen” (Wikipedia). Dass dieser Zustand häufig vorkommt, wird in dem folgenden Text hervorgehoben.

“Da den Beteiligten eines Unternehmens oder speziell eines Projekts nicht immer klar ist, in welchem der anderen vier Bereiche sie sich befinden, wurde der fünfte Bereich disorder eingeführt. Hier befinden wir uns, wenn wir nicht genau sagen können, in welchen Bereich das eigene Projekt zugeordnet werden kann. In der Praxis ist disorder für viele Unternehmen und Projekte schon fast der Normalzustand” (Flore, A.; Edelkraut, F. (2023): Agiles Personalmanagement, in: projektmanagementaktuell 2/2023).

Bei ihrem Hinweis, dass disorder schon fast der Normalzustand ist, beziehen sich die Autoren auf Edelkraut, F., Mosig, H. (2019): Schnelleinstieg Agiles Personalmanagement, 1.?Auflage, Haufe Group Freiburg – München – Stuttgart. Jeder, der sich mit Projekten befasst sollte also bestenfalls alle fünf Bereiche kennen, um die geeigneten Vorgehensmodelle situativ/adaptiv anzuwenden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in Agil (IHK) startet am 15.05.2023 in Köln

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) startet am 15.05.2023 bei der IHK Köln. An den Präsenztagen werden die Inhalte besprochen und auf eine Fallstudie übertragen. In den Onlinephasen können die Teilnehmer die Inhalte auf der Lernplattform vertiefen und sich mit ihren Teammitgliedern zur Fallstudie abstimmen. Der Lehrgang wird von Herrn Thomas Maikath durchgeführt, der selbstverständlich auch während der Onlinephasen Ansprechpartner ist.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Der Übergang von Routine zu einem Projekt am Beispiel von Reparaturprojekten

In dem Beitrag Vom Reparieren und Selbermachen zur Innovation wurden die Schritte vom einfachen Reparieren/Restaurieren bis zur Innovation (inkrementell/disruptiv) aufgezeigt. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, wann eine Reparatur (Routine) zu einem Reparatur-Projekt wird. In der Tabelle sind Kriterien aufgelistet, die verschiedene Reparaturen und auch Reparatur-Projekte charakterisieren.

Die Übergänge sind natürlich nicht scharfkantig und abhängig vom Kontext, der beruflichen Domäne usw. Dennoch können solche Tabellen gut aufzeigen, wann die “Routine” in die “Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit” (Projektdefinition nach DIN 69901) übergeht. Obwohl es eine Projektdefinition gibt kann/sollte jedes Unternehmen entscheiden, wann diese Bedingungen erfüllt sind. Es macht keinen Sinn, Projektmanagement (plangetrieben, hybrid, agil) auf ein Vorhaben anzuwenden, das gar kein Projekt darstellt.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was ist unter dem “Agilitätsparadox” zu verstehen?

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Mit dem Trend zu mehr Agilität gibt es eine Entwicklung zur Agilen Organisation, die u.a. weniger bürokratisch sein soll. Bürokratische Prozesse sollten ursprünglich dazu beitragen, Abläufe zu regeln und zu vereinfachen. Über die Jahrzehnte hinweg ist die Bürokratie immer mehr zu einem Moloch geworden, der eher einschränkend ist. Auf der anderen Seite gibt es agiles Vorgehen, das diese eher bürokratische Formalisierung reduziert – allerdings zu Gunsten einer befähigenden Formalisierung. Auch in Agilen Organisationen gibt es also Formalisierungen – und das nicht zu knapp (Agilitätsparadox). In dem Projekt AgilHybrid wurden diese Zusammenhänge ausführlich in einer Studie analysiert. Dabei ergaben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten:

BürokratischHohe einschränkende Formalisierung
HybridHohe einschränkende Formalisierung bei gleichzeitig hoher befähigender Formalisierung
AgilNiedrige einschränkende Formalisierung und hohe befähigende Formalisierung.
ChaotischNiedrige einschränkende Formalisierung und niedrige befähigende Formalisierung
Siehe dazu ausführlich https://agilhybrid.de/blog/studie-das-agilitaetsparadox-agil-ans-ziel/

Für Organisationen ergeben sich dabei folgende Optionen: a) Von bürokratisch über hybrid zu agil; b) Von bürokratisch über chaotisch zu agil. Es ist für mich schön zu sehen, dass der hybride Ansatz als eigenständiger Weg aufgezeigt wird. Immerhin gibt es ja auch schon seit vielen Jahrzehnten auch schon die Hybride Wettbewerbsstrategie. Siehe dazu auch Führt das Arbeiten nach dem Scrum Guide zu einer neuen Bürokratie?

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Mythen zu Entscheidungsprozessen demaskieren

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Wer kennt nicht die vielen Sprüche in den Unternehmen, die sich durch das permanente Wiederholen zu einem scheinbaren Faktum entwickelt haben. Kaum jemand hinterfragt diese mehr – oder doch? Hinterfragen wir einfach einmal die folgenden Sprüche aus dem klassischen und aus dem agilen Vorgehen bei Projekten. Was meinen Sie, welche dieser allgemeinen Regeln sind richtig?

• Wer Führungskraft ist, der ist „Entscheidungsträger“ (und muss auch entscheiden).
• Mitwirkung bei Entscheidungsprozessen bedeutet „Mitentscheiden“.
• „Wir“ entscheiden, heißt „alle“ entscheiden.
• „Wir“ entscheiden, heißt „im Konsens“ entscheiden.
• „Agiles“ Entscheiden bedeutet, dass im Team entschieden wird.
• „New Work“ bedeutet „Basisdemokratie“ (Entscheiden frei von Hierarchie).
Quelle: Habermann, F., Schmitt, K. (2022): Ein Konzept für gute Entscheidungsprozesse. in: projektmanagementaktuell 05/2022.

Die Autoren demaskieren in ihrem Artikel diese Sprüche als Mythen und vermerken dazu: “(…) als allgemeine Regeln sind die Aussagen jedoch schlichtweg unsinnig” (ebd.). Betrachten wir den Entscheidungsprozess, so ist für die Autoren die Zeit vor der Entscheidung wichtig, und sollte mit der Methode Decision Hats unterstützt werden, die sich von den Denkhüten von de Bono oder Delegation Poker unterscheiden soll. Mit Delegation Poker habe ich schon wertvolle Erfahrungen machen können. Es ist gut, solche Tools auszuprobieren, um schwierige Entscheidungsprozesse zu unterstützen. Siehe dazu auch Wie ist es möglich, in kritischen Situationen unter Zeitdruck Entscheidungen zu treffen?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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KANBAN für Multiprojektmanagement nutzen

Ausschnitt aus einem KANBAN Board in OpenProject. In jeder Spalte ist Arbeit begrenzt {WIP].

KANBAN hat sich in den letzten Jahren als sehr nützliches Hilfsmittel für komplexe, wissensbasierte Arbeit erwiesen. Dabei versucht KANBAN, Leistungsfähigkeit und Anforderungen in Einklang zu bringen. Im Multiprojektmanagement bedeutet das, die vielen Projekte im Unternehmen in einen Fluss zu bringen, und Transparenz zu schaffen. Auf einem KANBAN Board kann das im einfachsten Fall anhand der verschiedenen Projektmanagement-Phasen erfolgen: Initialisierungsphase | Definitionsphase | Planungsphase | Steuerungsphase | Abschlussphase.

In dem beispielhaft dargestellten KANBAN Board (Abbildung) sind die ersten drei Phasen in OpenProject dargestellt. Die Phasen enthalten jeweils ein WIP (Work in Progress), was die jeweils maximal parallel zu bearbeitende Anzahl von Projekten darstellt. Wird von der Steuerungsphase ein bearbeitetes Ticket (Projekt) gezogen (Pull), kann in der Planungsphase wieder ein bearbeitetes Ticket (Projekt) aus der Definitionsphase gezogen werden usw. Die Darstellung von vielen Projekten in einem Board (Task Board oder besser ein KANBAN Board) schafft Transparenz, unterstützt die Kommunikation und reduziert die Anzahl der Besprechungen, sowie die Anzahl von Reports. Wenn jemand beispielsweise wissen möchte, wie der Stand der Bearbeitung der verschiedenen Projekte im Unternehmen ist, kann er/sie sich das dazugehörende KANBAN Board ansehen, da dieses natürlich auch geteilt werden kann.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements aus?

Es scheint sich langsam aber sicher die Erkenntnis durchzusetzen, dass es nicht DIE EINE Vorgehensweise für jedes Projekt gibt, sondern dass es erforderlich ist herauszufinden, welche angemessene Kombination von Vorgehensweisen (Vorgehensmodellen) die richtige für das jeweilige Projekt ist.

“Nicht vorhersehbar, aber gestaltbar – so ist auch die Zukunft des Projektmanagements. Wirklich stark ist eine Methodik dann, wenn sie sich selbst immer wieder in Frage stellen lässt, neue Dinge ausprobiert werden können, Bewährtes erhalten und weniger Bewährtes verworfen wird. So entwickelt sie sich Schritt für Schritt weiter, ein stetiger Lernprozess. Dabei geht es nicht darum, die beste Methodik zu finden (sozusagen ´den Stein der Weisen´). Wir müssen etwas anderes finden: nämlich die für ein bestimmtes Projekt in einer bestimmten Situation beste Methodik, mit der geeignete Lösungen für die gestellte Projektaufgabe erarbeitet werden können. Diese Weiterentwicklung des Projektmanagements ist eine permanente Aufgabe, die nie abgeschlossen sein wird. Immer neue Herausforderungen aus den Projekten und den Projektumfeldern führen zu immer neuen methodischen Lösungen.” (Scheurer, S. 2023: Die Zukunft des Projektmanagements, in: projektmanagementaktuell 05/2022, S. 2).

Ein so verstandenes modernes Projektmanagement passt sich an und gibt Hilfestellungen für die jeweilige Problemlösung. Ob wir das nun hybrid, blended oder adaptiv nennen ist nicht so wichtig, denn ein so verstandenes Projektmanagement ist weniger dogmatisch, sondern eher pragmatisch.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement mit OpenProject: Die Arbeitspakte-Übersicht

Arbeitspaket-Übersicht in OpenProject

Wie Sie wissen, setzen wir bei allen Anwendungen auf Open Source. Beispielsweise nutzen wir Moodle als Lernmanagementsystem, BigBlueButton als Videokonferenzsystem, Nextcloud als Cloudlösung etc. Für die Abbildung von Projekten nutzen wir OpenProject. In OpenProject können plangetriebene, hybride und agile (KANBAN, Scrum) Projekte abgebildet werden. In dem Projekt, das in der Abbildung hinterlegt ist, sind 10 Arbeitspakete (Tasks), 4 Meilensteine und eine Phasen dargestellt. Die einfache Übersicht zeigt, dass aktuell noch alles offen ist (rote Balken). Sobald ein Arbeitspaket geschlossen wurde, würde es blau gekennzeichnet. Eine Übersicht zu halten, was noch offen, bzw. was schon geschlossen werden konnte, ist für die weitere Bearbeitung in Projekten wichtig. OpenProject bietet dazu verschiedene Möglichkeiten, unter anderem die in der Grafik abgebildete.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein, und stellen den Teilnehmern OpenProject vor – bzw. auch zur Verfügung -, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Geschäftsmodelle für Unternehmen – ein Handbuch

Image by Robin Higgins from Pixabay

In dem sich stark verändernden Umfeld (VUCA) müssen sich die – möglicherweise über Jahrzehnte – etablierten Geschäftsmodelle verändern. Dabei ist es oftmals nicht mehr mit kleinen Anpassungen getan, sondern es müssen je nach Branche recht radikale (disruptive) Geschäftsmodelle entwickelt und etabliert werden. Es ist daher gut, sich erst einmal mit dem Begriff auseinanderzusetzen.

“Die Kernelemente von Geschäftsmodellen lassen sich grob in vier große Segmente unterteilen, die sich aus verschiedenen Teilaspekten zusammensetzen. Diese vier Segmente sind: Wertangebot, infrastrukturelles Management, Kund*innen sowie Finanzen und Controlling.” (Technologie-Initiative SmartFactory KL e. V. (Hrsg. (2022): Geschäftsmodelle. Handbuch. Ein Praxisleitfaden für Unternehmen) | PDF.

In dem als Quelle erwähnten Handbuch gibt es darüber hinaus viele hilfreiche Informationen darüber, wie ein Geschäftsmodell weiterentwickelt, bzw. erst einmal überhaupt entwickelt werden kann. Das Handbuch fasst die (oft bekannten) Elemente noch einmal zusammen. Es ist allerdings schade, dass in dem ganzen Handbuch nicht 1x das Wort “hybrid” vorkommt. Wenn Hybrid the new normal ist, und sein wird, sollte sich auch ein Geschäftsmodell an einer Hybriden Wertschöpfung orientieren um sich von anderen zu unterscheiden. Auf der Strategischen Ebene haben wir diese Entwicklung mit der Hybriden Wettbewerbsstrategie Mass Customization schon seit Jahrzehnten erreicht. Jetzt sollte “hybrid” auch bei Geschäftsmodellen mitgedacht werden. Geeignet wäre eine App, die einen Konfigurator für Geschäftsmodelle enthält – warum nicht?

In 2001 habe ich an der ersten Weltkonferenz zu Mass Customization and Personalization in Hong Kong teilgenommen. Es ist erstaunlich, dass hybride Ansätze erst jetzt so langsam in der Geschäftswelt ankommen.

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Projektmanager/in (IHK), Projektmanager/in AGIL (IHK): 9 Lehrgänge in dieser Woche in Köln, Düsseldorf und Wetzlar

Projektmanager/in AGIL (IHK) am Montag, den 21.11.2022, Zertifikatsworkshop in Köln. Der Lehrgang wird von Herrn Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 22.11.2022, 5. Präsenztag in Düsseldorf.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 22.11.2022, 3, Präsenztag in Köln. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 23.11.2022, 3. Präsenztag in Düsseldorf.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 23.11.2022, Zertifikatsworkshop in Köln. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Donnerstag, den 24.11.2022, 3. Präsenztag in Köln. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz ONLINE durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Freitag, den 25.11.2022, 4. Präsenztag in Wetzlar; Inhouse-Lehrgang.

Projektmanager/in (IHK) am Samstag, den 26,.11.2022, Zertifikatsworkshop in Köln. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz ONLINE durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Samstag/Sonntag, den 26,/27.11.2022, in Köln. Der Lehrgang wird vom ProfessionalCenter der Universität Köln durchgeführt.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.