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Wie können Projekt-, Programm-, Portfolio-, Multiprojektmanagement voneinander abgegrenzt werden?

Abgrenzung Projekt-, Programm-, Portfolio-, Multiprojektmanagement
(Wald et al. 2014, in projektmanagementaktuell 1/2014

Organisationen haben es nicht nur mit einem Projekt, sondern mit vielen Projekten zu tun. Es wird vorgeschlagen, die Projekte in Programme und Portfolios zusammenzufassen. Darüber hinaus gibt es noch den Begriff “Multiprojektmanagement“, der in diesem Zusammenhang einzuordnen ist. Die Abbildung zeigt übersichtlich die Unterschiede zwischen den verschiedenen Begriffen auf. Dabei ist zu erkennen, dass das Multiprojektmanagement im Vergleich zu Projekten, Programmen und Portfolios eine Stufe “höher” angesiedelt, allerdings manchmal nicht so klar vom Portfoliomanagement zu unterscheiden ist.

“Die DIN-Norm 69909-1:2011-09 zum Multiprojektmanagement unterstreicht dessen umfassenden Charakter: Es ist das Management sämtlicher im Unternehmen befindlicher Projekte, Programme und Portfolios und eröffnet damit eine Metaebene. Ziel ist die gemeinsame Ausrichtung aller relevanten Projektmanagementaktivitäten auf die übergeordneten Unternehmensziele, womit der unmittelbare Bezug zur Strategie gegeben ist. Dass diese Sichtweise in der Praxis noch keine weite Verbreitung gefunden hat, wurde im Verlauf der Studie deutlich und stellt eine bedeutende Herausforderung dar” (Wald et al. 2014).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektdefinitionen: Projektkriterien im Vergleich

Eigene Darstellung. Quelle: Barth/Sarstedt (2024)

Der Begriff Projekt wird oft verwendet, doch ist manchmal nicht klar, was darunter verstanden wird. Es ist daher gut zu klären, auf welche Projektdefinition – und damit auf welche Projektkriterien – man sich bezieht.

In der Abbildung sind beispielhaft die Projektkriterien aus der DIN (69901), vom PMI (Project Management Institute), der IPMA (International Project Management Association) und der OGC/Axcelos (PRINCE2) gegenübergestellt.

Es fällt auf, dass die ersten drei Kriterien “Einmaligkeit”, “Zielvorgabe” und “Zeit/Ressourcen begrenzt” bei allen auftauchen. Weiterhin ist die “Interdisziplinarität” nur bei der IPMA-Definition zu finden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement und Prozessmanagement – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Image by elvtimemaster from Pixabay

Der Umgang mit Projekten wird oft in Normen, Standards und Vorgehensmodellen beschrieben, die dann geeignete Prozesse vorschlagen. Beispielsweise werden In der DIN 69901 sogar 14 Minimumprozesse genannt, die ein Mindestmaß an Projektmanagement-Qualität sichern sollen. Diese können dann noch mit weiteren Prozessen ergänzt werden (Anpassungsleistung). Die Abhängigkeiten der Prozesse wird in jeder Phase idealtypisch dargestellt.

Das Projektmanagement bezieht sich in diesem Fall (Plangetriebenes Projektmanagement) auf das Managen der Prozesse in den jeweiligen Phasen: Initiierungsphase, Definitionsphase, Planungsphase, Steuerungsphase und Abschlussphase. Es handelt sich hier um ein prozessorientiertes Projektmanagement, das eine Passung zum Prozesshaus im Unternehmen hat. Dazu zählen Geschäftsprozesse, Supportprozesse und Führungsprozesse.

Interessant dabei ist, dass z.B. der IPMA-Standard, auf den sich auch die Gesellschaft für Projektmanagement e.V. bezieht, hauptsächlich die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert, weniger das Prozessmanagement. Eine entsprechende Quelle dazu habe ich auch gefunden:

“Unstrittig ist sicherlich, dass Projekte wie auch das Projektmanagement aus Prozessen bestehen – dies findet sich in der Literatur, wie auch in den einschlägigen Standards. Allerdings wird dort, wie auch in der Ausbildung, wenig auf das Prozessmanagement in Projekten eingegangen, sondern es werden primär die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert” (Dräger/Riedel (2023), in: projektmanagementaktuell 05/2023).

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Die Projektdefinition sollte an den jeweiligen Kontext anpasst werden – Beispiel

Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Dabei werden beispielhaft drei Kriterien genannt: Genaue Zielvorgabe, Begrenzung und projektspezifische Organisation. Diese Kriterien sind nicht als KO-Kriterien zu verstehen, sondern sollten an den jeweiligen Kontext (Branche, Unternehmen, berufliche Domäne, Projekt) angepasst werden. Auch in der aktuellen Studie Projektwirtschaft 2.0 werden diese Punkte daher gleich am Anfang geklärt.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der
Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, d. h.:

– Für das Projekt existiert eine konkrete Zielvorgabe.
– Das Projekt ist zeitlich (Anfang & Ende) begrenzt.
– Das Projekt benötigt spezifische Ressourcen (z. B. finanziell, personell, …).
– Es existiert eine eigenständige Ablauforganisation, die sich von der Standardorganisation
im Unternehmen abgrenzt.
– In Projekten werden nicht routinemäßige Aufgaben bearbeitet.
– Das Projekt hat eine Mindestdauer von vier Wochen.
– Das Projekt besteht aus wenigstens drei Teilnehmern.

Quelle: (GPM 2023)

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Der Begriff “Wissen” und seine verschiedenen Facetten

Die Entwicklung zu den verschiedenen Normen und Standarddokumente zum Wissensmanagement ist in den letzten Jahren recht turbulent. Zunächst gibt es die Norm DIN ISO 30401:2021-02, Wissensmanagementsysteme — Anforderungen, die – wie die Bezeichnung es schon vermuten lässt – Anforderungen an Wissensmanagementsysteme formuliert. Darüber hinaus wurde die DIN SPEC 91281:2012-041, Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen zurückgezogen und dafür die DIN SPEC 91443:2021, Systematisches Wissensmanagement für KMU – Instrumente und Verfahren (PDF) veröffentlicht. Dieses Standarddokument soll die in der ISO beschriebenen Anforderungen auf die Bedürfnisse von KMU (Kleinen und mittelständischen Unternehmen) übertragen, und damit praktikabler machen: “Dieses Dokument legt Leitlinien für die Implementierung, Planung, Steuerung und Weiterentwicklung von systematischen Wissensmanagement-Aktivitäten fest, die speziell für die Bedarfe, Rahmenbedingungen und Kontexte kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt sind” (ebd., S. 6). Was wird in dem Standarddokument unter “Wissen” verstanden?

Wissen: personales oder organisationales Asset, das wirksame Entscheidungen und Handlungen im Rahmen des Kontextes ermöglicht.
Anmerkung 1 zum Begriff: Wissen kann individuell, kollektiv oder organisational sein.
Anmerkung 2 zum Begriff: Es gibt unterschiedliche Auffassungen über den Umfang des Wissens, basierend auf Kontext und Zweck. Die vorstehende Definition ist in Bezug auf die verschiedenen Perspektiven allgemein gefasst. Beispiele für Wissen sind Erkenntnisse und Know-how.
Anmerkung 3 zum Begriff: Wissen wird durch Lernen oder durch Erfahrung angeeignet.
Anmerkung 4 zum Begriff: Im deutschen Sprachgebrauch wird Wissen auch als Ressource bezeichnet.
Anmerkung 5 zum Begriff: Wissen tritt in vielen Arten und in vielen Formen auf, die ein Kontinuum und Spektrum von klar kodifiziertem zu nicht kodifiziertem, erfahrungs- und/oder handlungsbasiertem Wissen darstellen.
Anmerkung 6 zum Begriff: Organisationales Wissen als Wertschöpfungs- und Produktionsfaktor wird aus ökonomischer Perspektive häufig auch als Intellektuelles Kapital bezeichnet. Es besteht aus Human-, Struktur- Beziehungskapital und
[QUELLE: DIN ISO 30401:2021-02, 3.25, modifiziert— Anmerkung 5 und Anmerkung 6 zum Begriff wurden hinzugefügt.]

An den verschiedenen Anmerkungen wird deutlich, dass “Wissen” je nach Kontext verschiedene Facetten haben kann. Diese vielfältigen Dimensionen des Wissens sind zu gestalten (Wissensmanagement).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) haben wir Daten, Informationen und Wissen in einem projektorientierten und modernen Lernsetting so zusammengestellt, dass Sie die erforderlichen Kompetenzen für das IHK-Zertifikat entwickeln können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer  Lernplattform.

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Innovationsmanagement – Innovationsmanagementsystem: ISO 56002

Die ISO 56002:2019 ist ein internationaler Standard für Innovationsmanagement und Innovationsmanagementsysteme. In der Zwischenzeit gibt es auch einen DIN EN ISO 56002:2020 als Entwurf, mit Ausgabedatum 2020-10. Es ist schon erstaunlich, dass es jetzt auch zum Innovationsmanagement eine ISO-Norm gibt, denn bisher waren die jeweiligen Management-Ansätze weltweit doch recht unterschiedlich und wenig harmonisiert.

Wie der Beschreibung der ISO-Norm zu entnehmen ist, enthält auch sie wieder den bekannten PDCA-Zyklus nach W. Edward Deming und insgesamt 10 Dimensionen zur Professionalisierung des Innovationsmanagementsystems. Dabei basierten viele Überlegungen darauf, das QM-System nach ISO 9001 in Richtung Innovationsmanagement zu erweitern. Doch auch ohne QM-System ist das Framework nach ISO 56002 im Unternehmen einsetzbar. Siehe dazu auch Innovationsmanagement.

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ISO veröffentlicht die ISO 9001:2015 nun doch erst am 23.09.2015

wissensmanager-ihk-300Alle warten gespannt auf die neue ISO 9001:2015 mit ihren verschiedenen Änderungen im Vergleich zur letzten Norm ISO 9001:2008. Für uns ist es deshalb interessant, da diese Normänderung alle nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmen dazu bringt, Wissensmanagement stärker als bisher zu berücksichtigen.

Prof. Kohl: Die neue ISO-Norm 9001:2015 wird erstmals die eindeutige und unmissverständliche Anforderung enthalten, Wissen gezielt und systematisch zu managen. Wissen wird nun als zentrale Ressource verstanden, die eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement spielt. Gerade die Sicherung von Erfahrungswissen bei ausscheidenden Mitarbeitern wird eine starke Beachtung finden müssen (wissenswert juni 2015).

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Wissensmanager (IHK) gehen wir natürlich darauf ein. Informationen zum Lehrgang finden Sie auf unserer Lernplattform.

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DIN SPEC 91281:2012-04: Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen

Die DIN SPEC 91281:2012-04 basiert auf der PAS 1062 und PAS 1063 und beschreibt die Einführung von prozessorientiertem Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Es ist gut, dass gerade für KMU eine Norm wichtige Elemente zum Thema beschreibt – dennoch: Die Umsetzung in den konkreten unternehmerischen Kontext ist eine Leistung, die anschließend noch zu erbringen ist. Ansonsten ist diese Norm nur Träges Wissen.

ANMERKUNG: Wurde in der Zwischenzeit zurückgezogen!

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Brauchen wir in Deutschland wirklich eine DIN-Norm für Kundenbegeisterung?

Es ist allgemein bekannt, dass es mit dem Service in Deutschland nicht besonders gut bestellt ist. Wir sind beispielsweise erst gestern von einem 3-tägigen Auslandsaufenthalt zurück nach Deutschland gekommen, und können ein “Lied davon singen”. Die Ignoranz gegenüber dem zahlenden Kunden ist in Deutschland schon beachtlich. Die Koordinierungsstelle Dienstleistungen im DIN (KDL) hat sich nun intensiver mit dieser untragbaren Situation befasst und die DIN SPEC 77224 (Ausgabe: 2011-07) Erzielung von Kundenbegeisterung durch Service Excellence herausgebracht – Respekt. In dem Beitrag finden Sie Texte wie “Modell mit sieben Komponenten” oder “Vorgehensweise und Checklisten”, die den Kern der Norm erkennen lassen. Komplexe Service-Situationen mit ihren vielfältigen Interaktionen auf Checklisten und Vorgehensmodelle zu reduzieren reicht aus meiner Sicht nicht aus. Dazu habe ich schon mehrere Paper veröffentlicht (Veröffentlichungen). Eines davon habe ich letzten Montag noch im Rahmen eines Gastvortrags an der TU Dortmund erläutert.