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Collabora Online: Switching Formats von Microsoft zu Open Source und umgekehrt

Quelle: https://www.collaboraonline.com/collabora-online/

In den letzten Jahrzehnten haben sich viele Personen und Organisationen an die Microsoft-Anwendungen angepasst. In der letzten Zeit gibt es allerdings immer mehr stimmen, die sich den Möglichkeiten von Open-Source-Anwendungen zuwenden, was unterschiedliche Gründe hat. Siehe dazu beispielsweise Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten und Künstliche Intelligenz: Vorteile von Open-Source-Modellen.

Auf der Ebene der Kollaborationsplattformen gibt es mit Nextcloud und Collabora Online interessante Open-Source-Alternativen zur Microsoft-Welt. Dabei können beispielsweise Microsoft-Dateien und Open-Source-Dateien in Nextcloud abgelegt und bearbeitet werden. Ist die Collabora-Online-App installiert, so kann auch kollaborativ an Dateien gearbeitet werden. Die Dateien werden in dem jeweiligen Browser geöffnet, sodass keine weitere spezielle Software erforderlich ist.

Wenn man allerdings häufig zwischen den “beiden Welten” (Microsoft – Open Source) hin- und herwechselt, kommt es durchaus zu Schwierigkeiten, die in einem White Paper von Collabora Online wie folgt beschrieben wurden.

“You may run into problems if you frequently switch between document formats. This is not a problem unique to Collabora Online, this will be true by all document editors, but we feel it worth pointing out still. Document formats are very complicated. For example, the specification document for Microsoft-developed Open XML format ist 5000 pages long. Consequently, every document format contain some functionality available only in that format. For this reason, we encourage end users to stick to one document format” (Collabora Productivity (2024): Document Interoperability with Collabora Online | PDF).

Es wundert mich nicht, dass manche Microsoft-Anwender bei solchen Punkten Open-Source-Lösungen aus Bequemlichkeit ablehnen. Microsoft hat es geschafft, dass sich sehr viele Personen und Organisationen an die Microsoft-Logik angepasst haben und jetzt bei einem Wechsel gefühlt hohe Switching-Costs entstehen. Dabei treten die offensichtlichen Vorteile von Open-Source-Anwendungen in den Hintergrund. Wie oben in dem Link erwähnt, kann so ein Verhalten teuer sein.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Moodle: Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit integriert

Die Aktivität KOLLABORATIVES DOKUMENT in MOODLE integriert

In immer mehr Unternehmen gehört es zum Standard, an Dokumenten (Dateien) einzeln und gemeinsam (kollaborativ) zu arbeiten. In Moodle war das schon von Anfang an das Ziel, doch hatte man zunächst auf WIKI gesetzt. In dieser Aktivität können verschiedene Mitglieder einer Gruppe an einer HTML-Datei arbeiten – allerdings nicht gleichzeitig. Weiterhin kamen die Teilnehmer mit der “WIKI-Logik” nicht immer gut zurecht, sodass wir nach alternativen Lösungen gesucht haben.

In den letzten Jahren wurde immer deutlicher, dass die Zusammenarbeit an einem Dokument, in Echtzeit und gemeinsam im Browser erfolgen sollte. In den bekannten Cloudangeboten wie Google Drive, Dropbox oder auch bei Sharepoint (Beispiele) ist das seit geraumer Zeit möglich. Wir haben allerdings eine Lösung favorisiert, die unser Open Source Ökosystem passt, und den Datenschutzanforderungen genügt.

Zunächst haben wir NEXTCLOUD (Cloudlösung) installiert und dazu die App COLLABORA (Kollaboratives Arbeiten) aktiviert und getestet. Nachdem das alles sehr gut funktioniert hat, haben wir das Plugin KOLLABORATIVES ARBEITEN in Moodle installiert und an COLLABORA in NEXTCLOUD angebunden. Die Grafik oben zeigt diese Aktivität, hinter der sich die Datei zur Projektdokumentation verbirgt.

Klickt ein Teammitglied auf diese Aktivität wird eine Verbindung zu COLLABORA auf NEXTCLOUD hergestellt, sodass das kollaborative Arbeiten möglich ist. Jeder Teilnehmer sieht in Echtzeit, wer was an dem Dokument bearbeitet. Die Zusammenarbeit ist natürlich nicht nur wie hier an einer hinterlegten Wordvorlage, sondern auch an einem vorgegebenen Text, einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation möglich.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Mit Nextcloud (Open Source) kollaborativ in Echtzeit an Dateien arbeiten

Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, haben wir Nextcloud auf unseren Servern installiert. Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, mit der es Möglich ist, in der eigenen Cloud zu arbeiten. Wie Sie das bei anderen Cloudangeboten gewohnt sind, können dabei Dateien mit anderen geteilt und gemeinsam, kollaborativ in Echtzeit bearbeiten.

Mit der zusätzlichen App Collabora Online wird Nextcloud noch stärker zu einer Kollaborationsplattform, auf der Dateien gemeinsam bearbeitet werden können. Beispielsweise können Teammitglieder eines Projekts die Dokumentationen gemeinsam online in Echtzeit bearbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist, gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten. Die Abbildung oben zeigt Ihnen einen Ausschnitt aus einer gemeinsamen Bearbeitung einer kleinen Präsentation zu plangetriebenen, hybriden und agilen Projektmanagement. Oben rechtes (ror umrahmt) sehen Sie, dass zwei Personen (Jutta und ich) an der Datei arbeiten. Jutta hat eben in Echtzeit den Text geändert (Jutta´s Name ist rot eingekreist).

Einige von Ihnen kennen diese Möglichkeiten von Sharepoint, Google Drive oder auch Dropbox und fragen sich, warum ich das noch erwähne. Es ist deshalb erwähnenswert, durch die Installation der Open Source Anwendung auf unseren Servern alle generierten Daten auch nur auf unseren Servern gespeichert, und nach unseren Datenschutzbestimmungen gehandhabt werden. Gemeinsam mit anderen Open Source Tools wie Moodle, BigBlueButton, WordPress, OpenProject entsteht nach und nach eine integrierte Kollaborationsplattform auf Open Source Basis. Diese vielfältigen integrierten Anwendungen stellen wir nach und nach den Teilnehmern unserer Blended Learning Lehrgänge zur Verfügung.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.