Multiprojektmanagement: Der Lenkungsausschuss zwischen klassisch und agil

Atzor et al. (2022)

“Der Lenkungsausschuss (en: steering committee) ist ein übergeordnetes Gremium, an das der Projektleiter berichtet und das ihm als Entscheidungs- und Eskalationsgremium zur Verfügung steht. ANMERKUNG: Der Lenkungsausschuss ist u. a. auch Adressat für Projektreviews und Projektaudits” (DIN Taschenbuch 472:2020).

In einer Organisation mit vielen Projekten (Programmen und Portfolios) hat ein Lenkungsausschuss somit verschiedene Aufgaben wie z.B. Steuerung, Kooperation und Organisation. Da es immer mehr hybrid/agil durchzuführende Projekte gibt, müssen sich die Aufgaben des Lenkungsausschusses anpassen. Atzor et al. (2022) haben diese Aufgaben in der Zeitschrift projektmanagementaktuell 4/2022 am Beispiel der SBB AG (aus 2021) ausführlich beschrieben – die Grafik zeigt daraus einen Ausschnitt. Es wird deutlich, dass sich die Aufgaben bei der Dimension “Steuerung” zwischen den beiden Polen verändern. Das geht sogar so weit, dass bei dem Punkt “Welche primäre Form soll zugrunde gelegt werden?” bei einem rein agilen Vorgehen, kein Lenkungsausschuss mehr nötig ist.

Die hier dargestellten Optionen sollten m.E. erweitert/verfeinert werden, da es zwischen den Polen “klassisch” und “agil” nicht nur vier, sondern sehr viele Vorgehensmodelle gibt (Kontinuum). Weiterhin könnte bei einem rein agilen Vorgehensmodell direkt auf das verwendete Framework wie SAFe, LeSS, Nexus etc. hingewiesen wird.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Randbedingungen – eine wichtige Art von Anforderungen in Projekten

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Bei den Anforderungen an ein Projekt können grundsätzlich Geschäftsanforderungen, Stakeholderanforderungen, Transitionsanforderungen und Lösungsanforderungen unterteilt werden. In einem Projekt geht es oft darum, erst einmal diese verschiedenen Dimensionen zu sortieren und zu priorisieren (MoSCoW). Da es bei Projekten generell um eine komplexe Problemlösung geht, kommt den Lösungsanforderungen eine besondere Bedeutung zu. Diese können in funktionale und nicht-funktionale Lösungsanforderungen unterteilt werden. Darüber hinaus sollten allerdings auch Randbedingungen bedacht werden.

“Glinz definiert Randbedingungen als Anforderungen, die den Lösungsraum darüber hinaus eingrenzen, was für die Erfüllung der gegebenen funktionalen Anforderungen und Qualitätsanforderungen erforderlich ist [Glinz2014]. Das Produkt muss innerhalb der Randbedingungen erstellt werden. Randbedingungen beschränken den Spielraum für Entscheidungen und beeinflussen und formen dadurch das Produkt. Sie werden entweder von Ihren Vorgesetzten oder von Stakeholdern außerhalb Ihres Kontrollbereichs vorgegeben, wie etwa Aufsichtsbehörden, Ihrer Muttergesellschaft oder einem Enterprise Architect.” (Hruschka 2022:64)

Randbedingungen können dabei grundsätzlich in Produktrandbedingungen (meist technische Randbedingungen) und Prozessrandbedingungen (meist organisatorische Randbedingungen) unterschieden werden. Die folgende Tabelle gibt einen guten Überblick, was sich dahinter verbergen kann.

Produktrandbedingungen
(meist technische Randbedingungen)
Prozessrandbedingungen
(meist organisatorische Randbedingungen)
Randbedingungen bezüglich des technologischen UmfeldsRandbedingungen zum Zeitplan
Standard-Software (Make or Buy)Budgetbeschränkungen
Wiederverwendung von BauteilenFähigkeitsbeschränkungen
Voraussichtliche ArbeitsumgebungVorgeschriebene Prozessmodelle (Rollen, Aktivitäten, Artefakte)
Vorgeschriebene TechnologieCompliance-Bedingungen
Physische RandbedingungenRandbedingungen bezüglich Bereitstellung und Migration
Randbedingungen zur Umwelt (Umgebung)Randbedingungen bezüglich des Supports.
Hruschka et al. 2022:65

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK) startet am 18.10.2022 in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) startet am 18.10.2022 bei der IHK Düsseldorf. Es ist schon der vierte Lehrgang, der in diesem Jahr in Düsseldorf durchgeführt wird. In 2022 gibt es noch ein weiteres Angebot bei der IHK Düsseldorf, und zwar vom 09.11.-14.12.2022.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), und zu weiteren Terminen an anderen Standorten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Hybrides Projektmanagement hat sich in vielen Unternehmen durchgesetzt

In der HELENA-Studie wurde deutlich, dass es nicht nur die beiden Pole “Plangetriebenes Projektmanagement” oder “Agiles Projektmanagement”, sondern dass es in der Unternehmenswirklichkeit viele Kombinationsmöglichkeiten von Vorgehensmodellen im Projektmanagement gibt. Die veröffentlichten Ergebnisse der Studie Linssen et al. (2018): Jenseits des Hypes – Entwicklung und Nutzung hybrider Vorgehensmodelle in der Praxis (PDF) sind deshalb so wichtig, weil sie die teilweise hitzigen Diskussionen in ein angemessenes Licht rücken. Einer der Verfasser der Studie hat das wie folgt zusammengefasst.

Vielfalt statt reine Lehre: Unternehmen öffnen sich dem agilen Projektmanagement. Doch kaum jemand setzt die agile Methodik buchstabengetreu um. Stattdessen stoßen Forscher auf eine bunte Methodenmischung aus klassischen und agilen Ansätzen. Mit der agilen Herausforderung gehen Unternehmen sehr pragmatisch um – in einem Maß, wie es sogar die Autoren der HELENA-Studie (Hybrid DEveLopmENt Approaches in Software Systems Development) verblüfft hat. Demnach implementieren mehr als drei Viertel der Unternehmen bereits heute einen hybriden Prozess. „Wir sind davon ausgegangen, dass vielleicht die Hälfte der Unternehmen auf hybride Prozesse
setzt, höchstens zwei Drittel“, berichtet Prof. Marco Kuhrmann (Universität Passau), einer der Studienautoren. Er liest daraus: ´Reines agiles Vorgehen wird nicht als das Allheilmittel angesehen, als das es häufig verkauft wird.´ Im Interview erklärt Prof. Marco Kuhrmann, weshalb rein agiles Vorgehen für viele Unternehmen nicht infrage kommt, wie Unternehmen hybride Ansätze entwickeln – und wie sich die Rolle von Projektmanagern wandelt.” [Kuhrmann, M. (2019): Reines agiles Vorgehen kein „Allheilmittel“. In: projektmanagementaktuell 3/2019.]

In der praktischen Umsetzung stellt sich natürlich sofort die Frage, wie die verschiedenen Möglichkeiten der Vorgehensmodelle kombiniert werden können. Hybrides Projektmanagement ist dabei eher pragmatisch statt dogmatisch.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auch auf das Hybride Projektmanagement ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): In dieser Woche finden Zertifikatsworkshops in Düsseldorf und Siegen statt

In der kommenden Woche finden zu dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) zwei Zertifikatsworkshops in Düsseldorf und Siegen statt. Dabei stellen die Teilnehmer in ihren Gruppen die erarbeitete Projektplanung vor und beantworten verschiedene Fragen. Ich bin auch diesmal wieder gespannt, wie sich die Teilnehmer präsentieren und wie sie argumentieren. Bei der IHK Düsseldorf werden noch in diesem Jahr zwei weitere Lehrgänge angeboten. In Siegen gibt es gleich ab Januar 2023 ein weiteres Angebot.

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BigBlueButton als Videokonferenzsystem (Open Source) in die Projektarbeit einbinden – Beispiel

BBB-Beispiel (Testraum) für den allgemeinen Bereich

Wenn wir von Hybrid Work is the new normal, oder von Arbeiten in hybriden Kontexten sprechen, ist immer wieder zu lesen/hören, dass es darum um geht, Arbeit im Unternehmensoffice mit dem Arbeiten von zuhause, bzw. von unterwegs, sinnvoll zu kombinieren. Doch was heißt das praktisch, z.B. in der Projektarbeit?

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang haben wir methodisch-didaktisch sinnvoll Präsenztage und Onlinephasen so kombiniert, dass die erforderlichen Kompetenzen entwickelt werden können. Als Transfermöglichkeit für die verschiedenen Themen nutzen wir Projektarbeiten (Projektmethode: Projektorientiertes Lernen), die in 3 Gruppen von jeweils 4 Personen bearbeitet werden. In dem aktuell in Siegen (bbz der IHK Siegen) laufenden Lehrgang konnten am Donnerstag (4. Präsenztag) zwei Teilnehmer kurzfristig wegen Corona nicht persönlich teilnehmen. Wir haben uns dann entschlossen, folgende Möglichkeit anzubieten: Da in unserer Moodle-Lernplattform die Aktivität BigBlueButton als Videokonferenzsystem integriert ist, haben wir eine BBB-Aktivität als allgemeinen Videokonferenzraum, und eine weitere BBB-Aktivität als Videokonferenzraum für die jeweilige Projektarbeit in Gruppen angelegt. Diese Trennung nach Gruppen ist in Moodle möglich, und somit auch in der “Aktivität BBB”. In der Abbildung sehen Sie aus Datenschutzgründen beispielhaft einen BBB-Testraum, und nicht den Originalbildschirm der Gruppenarbeiten.

Die an Corona erkrankten Teilnehmer konnten sich bei der Einführung zu den verschiedenen Projektmanagement-Themen in “BBB: Allgemein” mit einloggen und per Kamera, Audio und Chat mit uns interagieren (Fragen stellen etc.). Gerade die Chatfunktion wurde hier rege genutzt, sodass ich die Fragen direkt mit in meine Erläuterungen integrieren konnte. In der sich immer wieder anschließenden Projektarbeit haben die Gruppen dann die Teilnehmer (die an Corona erkrankt waren) mit der Aktivität “BBB: Gruppe” integriert. Per Kamera konnten Flipcharts und Metaplanwände gezeigt, und per Audio und Chat diskutiert werden. Weiterhin wurden in BigBlueButton Bildschirme geteilt, sodass Dateien geteilt, und die Projektdokumentation gemeinsam erstellt werden konnte.

Das gesamte soziotechnische System (STS: Mensch – Organisation – Technik) kann wie folgt beurteilt werden: Das gesamte Vorgehen hat mit den Teilnehmern problemlos funktioniert, da viele diese Arbeit der Arbeit (Hybrid Work) schon aus ihren Unternehmen kennen (Mensch und Organisation). Technisch kamen manche Internetverbindungen bei den online eingeloggten Teilnehmern an ihre Grenzen. Weiterhin war ein Laptop unternehmensspezifisch so eingestellt, dass die verschiedenen Möglichkeiten von BigBlueButton nicht alle genutzt werden konnten. Insgesamt zeigt sich, dass die Menschen für die neuen Arbeitsformen in der Projektarbeit offen, die Abläufe häufig schon eingespielt, allerdings die technischen Rahmenbedingungen bei dem einen oder anderen manchmal noch nicht optimal sind. Die Zusammenarbeit erfolgte auf unserer Moodle-Lernplattform, die als Kollaborationsplattform bezeichnet werden kann. Siehe dazu auch
Kollaborationsplattformen fördern neue Formen der Zusammenarbeit
Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders
Kollaborationsplattformen fallen unter den Begriff der ´Social Media´, sind aber nicht damit identisch

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen die Teilnehmer die Möglichkeiten unserer Kollaborationsplattform. Informationen zu Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in: In dieser Woche finden wieder 5 Präsenztage in Köln (2x), Düsseldorf, Siegen und Gera statt

Projektmanager/in AGIL (IHK) am Montag, den 19.09.2022, in Köln; 6. Präsenztag (Zertifikatsworkshop). Der Lehrgang wird von Herrn Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 20.09.2022 in Düsseldorf; 5. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 21.09.2022 in Köln; 6. Präsenztag (Zertifikatsworkshop). Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Donnerstag, den 22.09.2022 in Siegen; 5. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Freitag, den 23.09.2022 in Gera; 3. Präsenztag.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Welche Punkte sollte ein Projektabschlussbericht enthalten?

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Am Ende eines Projekts sollten noch einmal wichtige Informationen in einem Projektabschlussbericht zusammengefasst werden. Dabei gibt es je nach PM-Standard auch unterschiedliche Vorgaben/Vorschläge. Die Europäische Kommission hat in dem veröffentlichten PM² Project Management Methodology Guide folgende Punkte aufgelistet.

The report should address each of the following subjects:
o Project effectiveness.
o Cost, Schedule, Scope and Quality Management.
o Risk Management.
o Issue Management.
o Project Change Management.
o Communications Management.
o Human resources and stakeholder management.
o Deliverables Acceptance.
o Business Implementation and Project Transition.
o The performance of the Project Core Team (PCT) and participating organisation.
o Best Practices and Lessons Learned.
o Post-Project Recommendations.
This document should be part of a central project repository or knowledge database describing project experiences, best practices and common pitfalls.
Quelle: European Commission Centre of Excellence in Project Management (CoEPM²) (2021): PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1.

Die genannten Punkte können als Gliederungspunkte eine wertvolle Hilfe sein, wobei diese natürlich durch unternehmensspezifische Anforderungen ergänzt werden sollten.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in: In dieser Woche finden 5 Präsenztage in Köln (2x), Düsseldorf, Siegen und Gera statt

Projektmanager/in AGIL (IHK) am Montag, den 12.09.2022, in Köln; 5. Präsenztag. Der Lehrgang wird von Herrn Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 13.09.2022 in Düsseldorf; 4. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 14.09.2022 in Köln; 5. Präsenztag. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Donnerstag, den 15.09.2022 in Siegen; 4. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Freitag, den 16.09.2022 in Gera; 2. Präsenztag.

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