Agiles Projektmanagement: Anforderungen auf verschiedenen Granularitätsebenen

Bei der Skalierung von agilen Vorgehensmodellen, Methoden und Werkzeugen kommt der Kommunikation eine besondere Bedeutung zu. Es wäre daher gut, wenn z.B. wichtige Begriffe einheitlich definiert und interpretiert würden. Am Beispiel von verschiedenen Begriffen zu Anforderungen auf verschiedenen Granularitätsebenen wird allerdings klar, dass dem – zumindest aktuell – nicht so ist. Beispielhaft soll das an IREB (Terminologie des International Requirements Engineering Boards), den Skalierungsframeworks LeSS und SAFe, sowie Atlassian gezeigt werden.

IREB
Terminologie
LeSSSAFeAtlassian
EpicTheme
Grobgranulare
Anforderungen
EpicRequirements AreaCapabilityInitiative
Anforderungen
mittlerer Granularität
FeatureFeatureFeatureEpic
Feingranulare
Anforderungen
User StoryUser StoryUser StoryUser Story
Terminologie für Anforderungen auf verschiedenen Granularitätsebenen in ausgewählten Methoden und Werkzeugen (Hruschka et al. 2022:87):

Am Beispiel “Epic” wird deutlich, wie unterschiedlich der Begriff in seiner Granularität verwendet wird. Manche Skalierungs-Frameworks verwenden wiederum einfach den Begriff “Backlog Item”, um Anforderungen zu beschreiben. Werden in einer Organisation verschiedene Frameworks bei der Skalierung verwendet, sollte die Terminologie zwischen den Teams abgestimmt sein.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanagerin Agil (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Multiprojektmanagement: Der Lenkungsausschuss zwischen klassisch und agil

Atzor et al. (2022)

“Der Lenkungsausschuss (en: steering committee) ist ein übergeordnetes Gremium, an das der Projektleiter berichtet und das ihm als Entscheidungs- und Eskalationsgremium zur Verfügung steht. ANMERKUNG: Der Lenkungsausschuss ist u. a. auch Adressat für Projektreviews und Projektaudits” (DIN Taschenbuch 472:2020).

In einer Organisation mit vielen Projekten (Programmen und Portfolios) hat ein Lenkungsausschuss somit verschiedene Aufgaben wie z.B. Steuerung, Kooperation und Organisation. Da es immer mehr hybrid/agil durchzuführende Projekte gibt, müssen sich die Aufgaben des Lenkungsausschusses anpassen. Atzor et al. (2022) haben diese Aufgaben in der Zeitschrift projektmanagementaktuell 4/2022 am Beispiel der SBB AG (aus 2021) ausführlich beschrieben – die Grafik zeigt daraus einen Ausschnitt. Es wird deutlich, dass sich die Aufgaben bei der Dimension “Steuerung” zwischen den beiden Polen verändern. Das geht sogar so weit, dass bei dem Punkt “Welche primäre Form soll zugrunde gelegt werden?” bei einem rein agilen Vorgehen, kein Lenkungsausschuss mehr nötig ist.

Die hier dargestellten Optionen sollten m.E. erweitert/verfeinert werden, da es zwischen den Polen “klassisch” und “agil” nicht nur vier, sondern sehr viele Vorgehensmodelle gibt (Kontinuum). Weiterhin könnte bei einem rein agilen Vorgehensmodell direkt auf das verwendete Framework wie SAFe, LeSS, Nexus etc. hingewiesen wird.

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Wie MVP´s (Minimum Viable Products) zur Kundenzufriedenheit beitragen

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Ein Minimum Viable Product (MVP) ist die Version eines neuen Produkts, das dem Kunden vorgestellt und vom Kunden begutachtet wird. Siehe dazu auch Was macht ein minimal funktionsfähiges Produkt (MVP) aus?. Der Begriff wurde 2001 von F. Robinson geprägt und später von S. Blank und E. Ries bekannt gemacht.

Die durch MVP´s generierten Daten (Erfahrungswerte, Lernen) führen anschließend zu dem gewünschten Produkt-Features und zur Kundenzufriedenheit- Bei dem Stichwort Kundenzufriedenheit kommt das Kano-Modell ins Spiel, das verschiedene Dimensionen nennt und beschreibt, wie diese Kundenzufriedenheit erzielt werden kann. Es ist also eine gute Idee, MVP´s als wichtige Vorstufen zu nutzen, bevor die teure Feature-Entwicklung angegangen wird.

“Kano macht darauf aufmerksam, dass jedes erfolgreiche Release eines Produkt-Features alle drei Kategorien enthalten sollte. Wenn Sie konstant nur Basisfaktoren bereitstellen, werden Ihre Kunden nicht sehr glücklich sein. Sie müssen einige Leistungsfaktoren einbeziehen, beispielsweise Features, um die Kunden ausdrücklich gebeten haben, selbst wenn diese nicht absolut notwendig sind. Sie sollten versuchen innovativ zu sein, indem Sie Features in ihr Produkt aufnehmen, die ihre Kunden bei Erhalt begeistern (Begeisterungsfaktoren), auch wenn sie diese Features nicht angefragt haben. Es ist schwierig, für jedes Release eine solche Mischung aus Features zusammenzustellen. Aus diesem Grund sollten Sie, wie oben erwähnt, kontinuierlich Ihre Märkte anhand von MVPs testen und reale Daten sammeln, bevor Sie zur zeitaufwendigen und teuren Feature-Entwicklung übergehen.” (Hruschka et al. 2022:82).

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Gesund agil arbeiten – nur wie?

Wir wissen alle, dass sich Arbeit verändert (Arbeit 1.0 – Arbeit 4.0). Dabei verschieben sich die Schwerpunkte immer mehr zu einen komplexen Problemlösen in einem turbulenten/komplexen Umfeld. In sol einem Umfeld kommen immer mehr agile Vorgehensweisen zum Einsatz, die mit den unterschiedlichsten Vorgehensmodellen unterstützt werden (z.B. mit Hilfe von dem Scrum-Rahmenwerk).

Die Arbeitsweise kann, gerade wenn die Vorgaben aus dem Scrum-Guide nur teilweise umgesetzt werden, zu einer Belastung von Mitarbeitern – inkl. der Führungskräfte – kommen. Es ist daher gut, wenn die menschliche Komponente von gewerkschaftlicher Seite (Gute agile Arbeit) und jetzt auch von der VBG (Verwaltungs- Berufsgenossenschaft), der gesetzlichen Unfallversicherung, aufgegriffen wird. Auf der dazugehörenden Website stellt die VBG neben einer Einleitung auch Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe die Situation in Ihrer Organisation analysiert und verbessert werden kann.

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Irrtümer in der Sicht des Projektmanagers auf den Auftraggeber

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Die Rolle des Auftraggebers und die Rolle des Auftragnehmers in einem Projekt ist manchmal nicht so eindeutig, da sie von dem jeweiligen Vorgehensmodell abhängt (Plangetrieben, Hybrid, Agil). Dennoch kann man feststellen, dass es aus Sicht des Projektmanagers (der Projektleitung) durchaus Mythen/Irrtümer gibt, die zu überdenken sind. In dem Artikel Lomnitz, G. (2022): Mythen über den Auftraggeber aus Sicht der PL. In: projektmanagementaktuell 4/2022 sind folgende genannt:

Irrtum: Der Auftraggeber muss mir einen klaren Auftrag erteilen.

Irrtum: Der Auftraggeber weiß genau, was er will.

Irrtum: Der Auftraggeber steht hinter dem Projekt.

Irrtum: Der Auftraggeber verfügt über Durchsetzungsmacht, um die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Irrtum: Das Interesse des Auftraggebers hat sich im Verlauf des Projektes nicht geändert.

Irrtum: Der Auftraggeber kennt seine Rolle und lebt sie auch.

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Hybrides Projektmanagement hat sich in vielen Unternehmen durchgesetzt

In der HELENA-Studie wurde deutlich, dass es nicht nur die beiden Pole “Plangetriebenes Projektmanagement” oder “Agiles Projektmanagement”, sondern dass es in der Unternehmenswirklichkeit viele Kombinationsmöglichkeiten von Vorgehensmodellen im Projektmanagement gibt. Die veröffentlichten Ergebnisse der Studie Linssen et al. (2018): Jenseits des Hypes – Entwicklung und Nutzung hybrider Vorgehensmodelle in der Praxis (PDF) sind deshalb so wichtig, weil sie die teilweise hitzigen Diskussionen in ein angemessenes Licht rücken. Einer der Verfasser der Studie hat das wie folgt zusammengefasst.

Vielfalt statt reine Lehre: Unternehmen öffnen sich dem agilen Projektmanagement. Doch kaum jemand setzt die agile Methodik buchstabengetreu um. Stattdessen stoßen Forscher auf eine bunte Methodenmischung aus klassischen und agilen Ansätzen. Mit der agilen Herausforderung gehen Unternehmen sehr pragmatisch um – in einem Maß, wie es sogar die Autoren der HELENA-Studie (Hybrid DEveLopmENt Approaches in Software Systems Development) verblüfft hat. Demnach implementieren mehr als drei Viertel der Unternehmen bereits heute einen hybriden Prozess. „Wir sind davon ausgegangen, dass vielleicht die Hälfte der Unternehmen auf hybride Prozesse
setzt, höchstens zwei Drittel“, berichtet Prof. Marco Kuhrmann (Universität Passau), einer der Studienautoren. Er liest daraus: ´Reines agiles Vorgehen wird nicht als das Allheilmittel angesehen, als das es häufig verkauft wird.´ Im Interview erklärt Prof. Marco Kuhrmann, weshalb rein agiles Vorgehen für viele Unternehmen nicht infrage kommt, wie Unternehmen hybride Ansätze entwickeln – und wie sich die Rolle von Projektmanagern wandelt.” [Kuhrmann, M. (2019): Reines agiles Vorgehen kein „Allheilmittel“. In: projektmanagementaktuell 3/2019.]

In der praktischen Umsetzung stellt sich natürlich sofort die Frage, wie die verschiedenen Möglichkeiten der Vorgehensmodelle kombiniert werden können. Hybrides Projektmanagement ist dabei eher pragmatisch statt dogmatisch.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auch auf das Hybride Projektmanagement ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Das Konzept der Agilität und Organisationsentwicklung

Agilität und Projektarbeit bedingen sich, denn aus den Erkenntnissen einer veränderten, komplexen Umwelt ist eine stärkere Selbstorganisation auf allen Ebenen einer Organisation erforderlich. Projektarbeit, ob plangetrieben, hybrid oder agil, ist an sich eine adäquate Antwort auf diese Entwicklung, was auch zu einer holokratischen Organisationsstruktur beiträgt.

“Das Konzept der Agilität entwickelte sich im Kontext des Problems von nicht-standardisierbaren Produktentwicklungen im Softwarebereich, denen mit einer verstärkten Kundinnennähe entgegnet wurde. Hierin zeigt sich eine komplexer werdende Umwelt, wie sie mittlerweile auf alle Organisationen in der sogenannten VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität) zutrifft. Ziel der hieraus resultierenden organisationalen Entwicklungsprozesse war es, ´die eigene Arbeit so zu gestalten, dass neben den eigenen Zielen auch die Ziele des Auftraggebers erfüllt werden konnten´ (Baecker 2017, S. 20). Die Produkte zeichnen sich entsprechend durch eine wechselseitige und eng mit den Erwartungen und Ansprüchen der Kundinnen vertaktete Entwicklung aus. Folgend entwickelte sich ´Agilität als Konzept einer holokratischen Organisationsstruktur´ (ebd., S. 21), in der ein hohes Maß an Selbstorganisation in Teams, Projekten und Abteilungen, „die im Modus einer prozedural und rhythmisch getakteten Bindung an externe Erwartungen gesteuert [werden]“ (ebd.), vorherrscht. Agilität kann folglich als Reaktion auf eine zunehmend komplexer werdende Welt gesehen werden, die das Ziel verfolgt, die eigenen Handlungsoptionen zu erhöhen (vgl. Csar 2020, S. 392). Damit ergänzt das Konzept der Agilität die Leistungs- und Effizienzorientierung in Organisationen mit der zusätzlich notwenigen Distributions- und Anpassungsfähigkeit. Als zentrale Aufgabe dieser Fähigkeit kann die dynamische und situationsadäquate Verteilung und Gestaltung von Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Kooperationsbeziehungen im Zusammenhang mit der Unvorhersehbarkeit von komplexen und dynamischen Kontexten beschrieben werden (vgl. Oestereich & Schröder 2019, S. 6)” (Locksted, M. (2022: 13-14): Die agilen Strukturen der Weiterbildungsorganisationen – und ihre Grenzen. In: Hessischer Volkshochschulverband e. V. (hvv) (Hrsg.) Hessische Blätter für Volksbildung (HBV) – 2022 (2) DOI: 10.3278/HBV2202W002

Wie in dem Abschnitt hervorgehoben, ist die angemessene Adaption geeigneter Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und Kooperationsbeziehungen für das moderne Unternehmen entscheidend. Eine so verstandene Organisation kann meines Erachtens als Hybride Organisation interpretiert werden, bei der diese neuen Arbeitsformen mit den auf Effizienz und Effektivität getrimmten Routinetätigkeiten und Strukturen verknüpft werden müssen. Es geht mir dabei nicht um den Begriff, sondern das alles erinnert mich an die bekannte Hybride Wettbewerbsstrategie, die von Joe Pine II in den 1990er Jahren skizziert wurde.

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Warum machen fast zwei Drittel der agil Arbeitenden Überstunden?

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Die Ergebnisse einer Befragung (Projekt diGAP, Fact Sheet 5) zeigen deutlich, dass fast zwei Drittel der agil Arbeitenden Überstunden macht. Dabei wird klar, dass “Agilität und vor allem das agile Prinzip des ´nachhaltigen Tempos´ noch nicht in ausreichendem Maße umgesetzt ist.” Führungskräften ist bei der Einführung agiler Vorgehensweisen oft nicht klar, dass die neuen Arbeitsweisen erst einmal dazu führen können, dass die Produktivität sinkt, da Neues erst einmal erlernt und eingeübt werden muss. Den Scrum Guide zu lesen, oder ein 2-tägiges Seminar zum Scrum Master zu besuchen, reichen eben nicht aus – klingt banal, ist es allerdings oft nicht.

“Fazit: Den Teams muss die Zeit zur Verfügung gestellt werden, die zur Umsetzung der Aufgaben notwendig ist. Sonst führt eine missverstandene ´verengte Agilität´ in einem Team mit unzureichenden Ressourcen häufig zu einer verschärften Belastungssituation, bei der Stresssymptome stärker ausgeprägt sind als in herkömmlichen Projekten” (Müller, Nadine; Wille, Christian (2018): Fact-Sheet Nr. 5. Gute Agile Arbeit. Gestaltungsempfehlungen aus dem Projekt diGAP. ver.di: Berlin.).

Um die Selbstorganisation zu stärken wird empfohlen (ebd.),
– die Belastung an einer “gangbaren Durchschnittsbelastung” zu orientieren,
– die Velocity nicht als Benchmark zu verwenden,
– einen Sprint als “Schutzraum” ohne externe Einflüssen zu sehen,
– Teams stabil zusammenarbeiten zu lassen,
– und Retrospektiven zu nutzen, um auch die jeweilige Belastungssituation zu reflektieren.

Die Punkte sind stark an Scrum orientiert. Dabei fällt auf, dass es sich um Punkte handelt, die gar nicht erwähennswert wären, wenn sich alle am Scrum Guide orientieren würden. Scheinbar arbeiten viele nicht konsequent nach dem Scrum Guide und versuchen, Werte Theorie, Rollen, Artefakte und Events unternehmensspezifisch zu interpretieren – in dem Sinne “Wir arbeiten nach Scrum, doch müssen wir das eine oder andere unternehmensspezifisch anpassen” (Scrum But). Möglicherweise ist es diese Abweichung, die zu den oben genannten Überstungen führt.

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Das Kollaborationsmodell als EINE Form der Zusammenarbeit

Group of people with devices in hands working together as symbol of networking and communication

In Unternehmen kommen verschiedene Problemlösungen (simple problem solving – complex problem solving) zuammen, die von Individuen und/oder von Gruppen bewältigt werden müssen. Einerseits gibt es Tätigkeiten, die als Individuum durchgeführt werden können und einen geringen Grad an Komplexität (Transaktionsmodell) oder einen hohen Grad an Komplexität haben (Expertenmodell). Andererseits gibt es auch Vorhaben, die in Gruppen/Teams bearbeitet werden müssen, wobei auch hier der Grad der Komplexität niedrig (Integrationsmodell) und hoch (Kollaborationsmodell) sein kann.

“Das Kollaborationsmodell beinhaltet nicht nur, wie das Expertenmodell, die Notwendigkeit des individuellen Urteils- und Interpretationsvermögens, sondern auch die Zusammenabeit in Gruppen. Es erfordert ausgeprägtes Fachwissen über Funktionsgrenzen hinweg und den Einsatz flexibler Teams. Häufig besteht der Zwang, kurzfristig zu improvisieren, ´mal eben´eine passende Lösung zu finden. Typische Tätigkeiten finden sich in den Bereichen Forschung, Produktentwicklung sowie Design und Ingenieursarbeit” (Rogalla et al. 2001: Wissensmanagement. 6. Studienbrief)

Durch das dynamisch vernetze Umfeld kommt es in immer mehr Bereichen zu den Arbeitssituationen, die ein Kollaborationsmodell erfordern. Im Projektmanagement finden wir immer mehr Projekte, bei denen die Anforderungen und auch die Methoden weitestgehend unklar sind. Für solche Vorhaben ist das Agile Projektmanagement geeignet, das verschiedenen Vorgehensmodelle (KANBAN, SCRUM, Design Thinking etc.) anbietet und über Kollaborationsplattformen unterstützt.

Bei der Betrachtung der verschiedenen Modelle wird allerdings auch deutlich, dass es in den Organisationen nicht nur das Kollaborationsmodell gibt, sondern auch die anderen drei genannten Möglichkeiten, Problemlösen (Arbeit) zu organisieren. Auf das Projektmanagement bezogen bedeutet das, dass es zu vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten kommt, die in einem Hybriden/Adaptiven Projektmanagement integriert werden können, und gestaltet werden müssen.

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Wie kann man den Wert einer Anforderung berechnen?

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Bei Projekten (plangetrieben/hybrid/agil) geht es immer wieder darum, Anforderungen richtig einzuschätzen. Anforderungen können z.B. bei plangetriebenen Vorgehensmodellen aus Ausschreibungen, aus einer Requirementsliste, aus einem Lastenhaft usw. abgeleitet werden. Bei agilen Vorgehensmodellen werden Anforderungen oft anhand von Stories (User Stories, Technocal Stories…) beschrieben. In hybriden Vorgehensmodellen gibt es eine Kombination der genannten Möglichkeiten, was die Angelegenheit nicht einfacher macht. Mit verschiedenen Techniken können Anforderungen strukturiert/sortiert werden. Es stellt sich dabei die Frage: In Bezug was? Der Bezug sollte immer der Geschäftswert für den Kunden, bzw. für das Unternehmen sein (Siehe dazu diesen Blogbeitrag). Liegen nun verschiedene Anforderungen vor, kann man diese nach Kriterien bewerten.

Backlog ItemsUmsatz im 2. QuartalMini-
mier-
ung des tech-nischen Risikos
Erhöh-
ung der Benutz-barkeit
Ge-samt
Ge-
wicht
= 5
Um-satz WertGe-
wicht
=4
Risiko WertGe-
wicht
=2
Be-
nutz-bar-
keit Wert
Anfor-derung 1315000015
Anfor-derung 2003121214
Anfor-derung 3420282432
Anfor-derung 4210283624
Anfor-derung 5002851018
…..
Berechneter Geschäftswert auf Basis mehrerer Kriterien (Hruschka et al. 2021:75)

In der Tabelle sind zunächst 5 Anforderungen gelistet, die nach den Dimensionen “Umsatz im 2. Quartal”, “Minimierung des technischen Risikos” und “Erhöhung der Benutzbarkeit” bewertet wurden. Die einzelnen Kriterien wurden dabei weiterhin mit unterschiedlichen Gewichtungen versehen. Aus den Berechnungen geht hervor, dass die “Anforderung 3” mit einem Gesamtergebnis von “32” das werthaltigste Ergebnis liefert.

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