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Tool: Boards mit Deck erstellen – Open Source

Board mit Deck erstellt. Deck ist eine App in Nextcloud – alles Open Source

KANBAN Board Plugins

In der heutigen komplexen Arbeitswelt ist es wichtig, die Tätigkeiten zu priorisieren, abzuarbeiten und immer wieder schnell anzupassen. Dazu sind einfache Boards hilfreich. In dem Beitrag KANBAN-Plugin für WordPress wird gezeigt, wie wir in unserem WordPress das Plugin eingebaut haben, und nutzen können. Darüber hinaus haben wir auch ein KANBAN Board als Plugin in Moodle integriert, damit unsere Teilnehmer Boards persönlich oder für die Gruppenarbeiten nutzen können.

KANBAN Board mit Deck in Nextcloud

Heute möchte ich eine weitere Möglichkeit zeigen, Boards auf Open Source Basis zu nutzen. Diesmal geht es um Deck, eine App, die in unserer Nextcloud integriert ist, und mit der es möglich ist, Boards zu erstellen. In dem oben gezeigten Bild ist ein Ausschnitt aus dem Board für den ersten Präsenztag im Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) gezeigt. Ich habe hier nur drei Spalten angelegt, sodass ich ein BACKLOG mit den Tasks anlegen konnte, die dann bearbeitet (TO DO) werden und letztendlich abgeschlossen (DONE) sind. Das gesamte Board kann ich mit anderen teilen und bearbeiten.

Darüber hinaus kann ich Gruppen anlegen, die dann ihre eigenen Boards anlegen und kollaborativ bearbeiten. An dieser Stelle möchte ich noch einmal darauf hinweisen, dass ein Board erst ein KANBAN Board wird, wenn die jeweiligen Prozessschritte in ihren parallel abzuarbeitenden Tasks begrenzt sind (WIP: Work in Progress nach Anderson). Die einzelnen Tasks können auch verschiedenen Personen zugeordnet, und terminiert werden. Darüber hinaus können auch zu jedem Task Dateien und weitere Beschreibungen ergänzt werden. An dieser Stelle möchte ich nicht auf alle Features eingehen.

Der große Vorteil von Deck ist neben der Open Source Basis, die Verfügbarkeit einer mobilen App und die direkte Integration in Nextcloud, auf die wiederum direkt aus unserer Moodle-Lernplattform zugegriffen werden kann.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir die genannten Tools. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Merksätze zu Projekten für die Gesellschaft

Projekt und Projektmanagement wird oftmals noch sehr ingenieurwissenschaftlich und wirtschaftlich betrachtet. Es gibt allerdings auch sehr viele Projekte, die gesellschaftliche Ziele haben und eher sozial oder bürgerschaftlich sind (Siehe dazu auch Projektifizierung der Gesellschaft). Es stellt sich bei diesen Projekte immer wieder die Frage, welche Erfolgskriterien zu beachten sind. In dem Beitrag von Kaestener, R. (2022): Terra Incognita – Projektmanagement für bürgerschaftliches Engagement. In: projektmanagementaktuell 1/2022, S. 12-13 werden dazu verschiedene Merksätze formuliert und erläutert:

Projekte für die Gesellschaft beginnen meist beim gedachten gewünschten Ergebnis.

Projekte für die Gesellschaft benötigen Verbündete.

Projekte für die Gesellschaft werden vom freiwilligen Engagement getragen.

Auch Projekte für die Gesellschaft brauchen Geld.

Projekte für die Gesellschaft bedeuten das Austragen von Konflikten in der Gesellschaft.

Projekte für die Gesellschaft bestehen zu einem deutlichen Anteil aus Öffentlichkeitsarbeit.

Betrachtet man die besonderen Rahmenbedingungen für Projekte mit bürgerschaftlichen Engagement so wird deutlich, dass auch das Projektmanagement dazu Schwerpunkte setzen muss. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese Unterschiede ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenProject: Ein vielseitig einsetzbares Open Source Projektmanagement Tool

Gantt-Diagramm in der bei uns installierten OpenProject Anwendung.

Wie schon in einem anderen Blogbeitrag erwähnt, nimmt die Projektifizierung in allen Bereichen der Gesellschaft zu. Es ist somit erforderlich, das Projektmanagement zu professionalisieren, und zu überlegen, welche Vorgehensmodelle (klassisch – hybrid – agil) für die jeweilige Organisation geeignet sind. Bei der Nutzung der Vorgehensmodelle ist es natürlich wichtig, Kollaborationsplattformen und spezielle Anwendungen für Projektmanagement zu nutzen.

Neben den kommerziellen Anwendungen (SAP / Microsoft Project etc.) sind für uns auch Open Source Anwendungen wichtig. Da es auch hier viele Optionen gibt, sollten die Anforderungen an Projektmanagement-Software klar sein, und wie die jeweilige Anwendung in die gesamte IT-Infrastruktur der Organisation eingebunden werden soll.

OpenProject bietet hier sehr viele Vorteile: Zunächst einmal die Open Source Basis – wie Sie wissen, nutzen wir verschiedene Open Source Anwendungen wie Moodle, Nextcloud, BigBlueButton oder auch WordPress. Der Vorteil ist, dass die generierten Daten alle auf unseren Servern bleiben (Datenschutz).

Weiterhin bietet OpenProject die Möglichkeit, klassisches/plangetriebenes Projektmanagement, Agiles Projektmanagement und Hybrides Projektmanagement abzubilden.

Die Grafik (oben) zeigt ein Beispiel einer Standard-Vorlage für einen einfachen Balkenplan (Gantt-Diagramm) in der bei uns installierten OpenProject Anwendung. In kommenden Blogbeiträgen werde ich nach und nach weitere Möglichkeiten von OpenProject darstellen und erläutern.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) stellen wir Teilnehmern OpenProject zur Verfügung, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Interessant: Weiterbildungsorganisationen als loose gekoppelte Systeme?

Weiterbildungsorganisationen haben sich in den 90er Jahren von “Institutionen” zu “Organisationen” entwickelt. [vgl. ausführlich Dollhausen 2022, gefunden in Lockstedt, M. 2022: Die agilen Strukturen der Weiterbildungsorganisationen – und ihre Grenzen. In: Hessischer Volkshochschulverband e. V. (hvv) (Hrsg.). Hessische Blätter für Volksbildung (HBV) – 2022 (2)]. Weiterbildungsorganisationen unterscheiden sich dabei von wirtschaftlichen Organisationen durch eine stärkere Umweltabhängigkeit. Die Kopplung mit der Umwelt ist dabei nicht starr, sondern sehr flexibel und beweglich. Diese Form der Kopplung hat Weick als loose Kopplung bezeichnet und beschrieben.

“Das Konzept der losen Kopplung wurde von Weick (2009) mit Bezug auf Bildungsorganisationen formuliert. Demnach sind Bildungsorganisationen als soziale Systeme aus Subsystemen zusammengesetzt, die zwar miteinander gekoppelt sind, wobei jedes Subsystem jedoch ein ´gewisses Maß an Eigenständigkeit aufweist und (…) ihre Verbindung als unregelmäßig, schwach in der gegenseitigen Beeinflussung, unwichtig und/oder langsam in der Reaktion beschrieben werden kann´ (Weick 2009, S. 88). Mit der Beschreibung des Konzepts von Bausteinen nimmt Weick weiter Bezug zu Simon (1978) und beschreibt damit die Eigenschaft der Zerlegbarkeit oder Zerfallbarkeit lose gekoppelter Systeme, womit einzelne Bausteine (Subsysteme) variabel auf- und wieder abgebaut werden können. Der darin liegende Vorteil wird in der Möglichkeit der Zerlegung komplexer Systeme in einzelne stabile Bausteine gesehen, die je zentrale Bestandteile der Organisation abbilden können und in ihren Operationen unabhängig vom Gesamtsystem bleiben” (ebd. S. 13).

Diese besondere Organisationsform führt auch dazu, dass sich eine “Agile Weiterbildungsorganisation” durchaus von einer eher “Agilen Wirtschaftsorganisation” unterscheidet. Siehe dazu auch Holokratie und die Struktur agiler (Wirtschafts-)Organisationen. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese Unterschiede ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Anmerkungen zur Studie Fraunhofer IAO (2022): Homeoffice Experience 2.0

In der Studie Fraunhofer IAO (2022): Homeoffice Experience 2.0 (PDF) wird analysiert, wie sich der Trend zum Homeoffice in Zeiten von Corona entwickelt hat: “Die webbasierte Befragung hatte zum Ziel, die Arbeitssituation der Beschäftigten nach einem Jahr im Homeoffice zu analysieren.” Folgende Ergebnisse konnten ermittelt werden (ebd. S. 4):

Austausch mit Kolleg*innen als Motivation für eine Rückkehr ins Büro.

Empfundene Produktivität beim Arbeiten von zu Hause aus nimmt weiter zu.

Homeoffice stärkt die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.

Ergonomie und technische Ausstattung haben Einfluss auf die Rückkehrbereitschaft ins Büro.

Rückkehrbereitschaft der Mitarbeitenden ist unabhängig vom Alter.

Gute Anbindung und gutes Essen sind die größten Anreize für eine Rückkehr ins Büro.

Die Ergebnisse überraschen jetzt nicht wirklich. Dennoch ist es gut, eine Studie vorliegen zu haben, die nicht tendenziell, und von ökonomischen Interessen geleitet ist. Nach den vielen und langwierigen Diskussionen über fie Frage “Entweder Homeoffice oder Büro?” kommen alle Beteiligten nunmehr langsam aber sicher zu der Erkenntnis, dass es ein Sowohl-als-auch sein muss. Also sowohl Büro als auch Homeoffice. Zwischen beiden Extrempositionen gibt es – wie immer – ein Kontinuum von Möglichkeiten der Gestaltung/Ermöglichung von Arbeit (1.0 bis 4.0). Diese Möglichkeiten gezielt für jede berufliche Domäne, bzw. für jede Organisation zu gestalten, ist eine der modernen Herausforderungen.

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Ein besseres Verständnis der Wissenstreppe führt zu einem besseren Umgang mit Wissen

Die einfache Wissenstreppe nach North unterscheidet Daten, Informationen und Wissen in einem Stufenmodell. Die erweiterte Wissenstreppe ergänzt diese Stufen noch mit Kompetenz, bei der diese Stufen von unten nach oben, und von oben nach unten “gegangen” werden können. North und Maier (2018) erweiterten ihr Modell später zu einer Art Wissenstreppe 4.0, die sich an der Unterscheidung von Arbeit 1.0 bis 4.0 orientiert und eher ambidexter (“beidhändig”) ist. Im angelsächsischen Raum wird die Wissenstreppe mit den Abkürzungen DIKW-Pyramide beschrieben (Data – Information – Knowledge – Wisdom).

Prof. Dr.-Ing Peter Heisig hat 2022 in einem Kommentar bei LinkedIn folgendes dazu erwähnt: “Well, I always suggest my students to read the paper by Ilkka Tuomi (1999) ´Data is more than knowledge: Implications of the Reversed Knowledge Hierarchy for Knowledge Management and Organizational Memory´ which provides a very good discussion of the D-I-K hierarchy suggesting a different approach. Also Martin Fricke points out logical errors if the DIKW hierarchy in his paper (2009) „The knowledge pyramid: a critique of the DIKW hierarchy“. Finally, for the German reading colleagues, Derboven, Dick & Wehner (1999) present a very interesting approach from a work psychology perspective. Would be useful to consider the research already undertaken in our domain (Heisig 2022).

Es kann durchaus Sinn machen, sich am Anfang mit Hilfe der Wissenstreppe in das Themenfeld einzulesen. Die erwähnten kritischen Anmerkungen führen dann zu einem immer besseren Verständnis des Konstrukts “Wissen”, was letztendlich auch zu einem besseren Umgang mit Wissen in den Organisationen führt (Wissensmanagement).

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Projektmanagement: Klassische und agile Vorgehensmodelle in der Praxis verbinden

In den Organisationen gibt es oft einen Mix verschiedener Projekte. Einfache/komplizierte Projekte werden dabei eher klassisch/plangetrieben, komplexe Projekte eher agil durchgeführt. In einem Projektportfolio mit vielen verschiedenen Projekten stehen Organisationen daher vor der Frage, welche Vorgehensmodelle – bzw. welche Kombination verschiedener Vorgehensmodelle – des Projektmanagements geeignet sind. Es ergibt sich fast von selbst, dass ein so verstandenes angepasstes/adaptives/hybrides Projektmanagement auf die jeweilige berufliche Domäne, ja sogar auf das jeweilige Unternehmen designt werden muss. In der Theorie ist das leicht gesagt, doch wie sieht so etwas in der Praxis aus? In dem Blogbeitrag Hybrides Projektmanagement bei Bauprojekten – wie soll das denn gehen? ist schon ein mögliches hybrides Projektdesign für die berufliche Domäne “Bauwirtschaft” dargestellt, das auch schon in der Praxis umgesetzt wurde. In dem folgenden Beispiel wird eine Abschlussarbeit erwähnt, in der das hybride Projektdesign bei der Wüstenrot & Württembergische (W&W) AG skizziert ist.

“Die Abschlussarbeit ´Der Projektmanagement Prozess – Verzahnung von klassischen und agilen Vorgehensweisen am Beispiel der W&W AG´ liefert hierfür eine konkrete Antwort. Durch eine enge Verknüpfung von Theorie und Praxis wurde in der Arbeit ein handlungsleitendes Modell geschaffen, mithilfe dessen die sinnvollste Vorgehensweise für jeden Projektgegenstand der Wüstenrot & Württembergische (W&W) AG ermittelt werden kann. (…) Das bis dahin geltende Vorgehensmodell zur Projektabwicklung wurde aufgebrochen, sodass ein zusätzlicher Teilprozess innerhalb der Planungsphase integriert werden konnte. Darin ist die Aufgabe des Projektdesigns eine wesentliche Neuerung. Währenddessen legt man den Agilitätsgrad und die Vorgehensweise eines Projekts fest, wodurch auch das entwickelte Modell zum Einsatz kommt” (Rank, Ann-Katrin 2022: Klassische und agile Ansätze in Verbindung. In: projektmanagementaktuell 2/2022, S. 66-68). In einem unternehmensweiten Multiprojektmanagement kann dieses notwendige Projektdesign von einem Project Management Office (PMO) als Kompetenzzentrum für klassisches, hybrides und agiles Projektmanagement übernommen werden.

In der Zwischenzeit gibt es viele Studien, z.B. die HELENA-Studie, die zeigen, dass hybrides Projektmanagement die Realität in Organisationen darstellt. Dennoch ist es gut, wenn konkrete praktische Umsetzungen aufgezeigt werden. Der Vorteil von hybriden Vorgehensmodellen ist, das sie sich an dem beruflichen Umfeld orientieren und eher pragmatische, und weniger dogmatische Ansätze darstellen.

Auf solche Zusammenhänge gehen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Stärkere Projektorientierung um den Ineffizienzkreislauf bei öffentlichen Verwaltungen zu durchbrechen

Image by Sekau67 from Pixabay

In dem Artikel Richter, C. (2022): Auf dem Weg zu mehr Agilität: Ein Feld für Projekteinsätze von Beschäftigten aus Unternehmen in öffentlichen Verwaltungen. In: projektmanagementaktuell 3/2022, S. 61-67 stellt der Autor die besonderen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen dar, die sich doch erheblich von wirtschaftlich geprägten Organisationen unterscheiden. Es wird weiterhin aufgezeigt, dass sich die öffentliche Verwaltung in einem Ineffizienzkreislauf befindet: (1) Mangelnden Effizienz in Entscheidungsprozessen > (2) Operative Hektik > (3) Vernachlässigung von Zukunftsprojekten > (4) Reaktive Kommunikation / eingeschränkte Mitgestaltung > ( 1) Mangelnde Effizienz in Entscheidungsprozessen etc. (ebd. S. 62). Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, bietet sich eine stärkere Projektorientierung an, die je nach Vorhaben plangetrieben, hybrid und/oder agil sein. kann. Denn nicht jedes Projekt ist für agile Vorgehensmodelle geeignet.

“Nicht erst die Corona-Pandemie zeigt die Notwendigkeit zur aufbau- und ablauforganisatorischen Flexibilität, um unvorhersehbare und bislang unbekannte Aufgaben erledigen zu können. Flexibles Handeln setzt das Beherrschen von Methoden des Projektmanagements voraus, sodass die Linienorganisation bei Bedarf um eine Projektorganisation ergänzt werden kann. Mit einem Projekt-Mindset lassen sich Aufgaben verstärkt interdisziplinär angehen. Damit wird zusätzlich die Umsetzung von Innovationsprozessen beschleunigt. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem agilen Projektmanagement zu. Im Kern meint Agilität die Erhöhung von Anpassungsfähigkeit” (ebd. S. 65).

Ein für mich positives Beispiel ist die Stadt Köln. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen haben sich in den letzten Jahren sehr viele Mitarbeiter der Stadt Köln zum Thema weitergebildet und entsprechende Kompetenzen entwickelt. Dabei waren alle Teilnehmer offen und der Projektarbeit positiv gegenübergestellt. Damit dieser Weg erfolgreich ist, sollten die Rahmenbedingungen für die öffentliche Verwaltung eine Projektorientierung stärker ermöglichen, damit sich ein entsprechendes Projekt-Mindset entwickeln kann. Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Studie: 12 Prozent des Investments in Projekte wird immer noch verschwendet

In den vergangenen Jahrzehnten gab es sehr viele Initiativen, das Projektmanagement zu professionalisieren. Immer wieder zeigte sich, dass Projekte ihre Ziele nicht, oder nur begrenzt erreichten. Initiativen der Normen (DIN; ISO etc.) oder auch Standards (PMI, PRINCE2, IPMA) wollen das klassische, eher planbasierte Projektmanagement verbessern,. Das Agile Manifest aus dem Jahr 2001 (Agiles Mindset) und die verschiedenen Vorgehensmodelle mit SCRUM als Rahmenwerk oder auch KANBAN etc. zeigen Möglichkeiten auf komplexe Entwicklungsvorhaben anzugehen. Doch hat sich in den letzten 20 Jahren wirklich etwas verbessert? Das Project Management Institute hat dazu ein Ergebnis einer Studie veröffentlicht, die nachdenklich macht.

“Data from the new 2019 Pulse survey show organizations wasted almost 12 percent of their investment in project spend last year due to poor performance—a number that’s barely budged over the past five years” (PMI 2019: The future of work. 11th global project management survey).

Ich möchte noch einmal hervorheben, dass es sich hierbei um eine Studie handelt, die das gesamt Projektmanagement betrachtet. Der Grund ist, dass in der aktuellen Diskussion oftmals Studien herangezogen werden, die bewusst (oder unbewusst) nur einen Aspekt des Projektmanagements hervorheben. Also entweder wird die (scheinbare?) Ineffizient des traditionellen Projektmanagements dargestellt, oder die (scheinbare?) tolle Effizienz des agilen Projektmanagements. Die Realität sieht allerdings – laut der genannten Studie – etwas ernüchternder aus. Woran kann das liegen? Ist es möglich, dass die Realität in der Organisationen eher hybrid aussieht, und wir dafür keine Normen, Rahmenwerke usw. haben? Hybrides Projektmanagement ist eher pragmatisch und weniger dogmatisch.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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“Having no problems is the biggest problem of all” (Taiichi Ohno)

Wenn es um “Lean” geht kommt oft das Toyota Production System (TPS) ins Spiel, das nicht nur in der Automobilbranche eingesetzt wurde und wird, sondern auch in vielen anderen gesellschaftlichen Bereichen. Taiichi Ohno hat dieses gesamte System so perfektioniert, dass Toyota beispielsweise in den 70er Jahren in 10 Jahren um 400% profitabler geworden ist. Es ist daher folgerichtig, dass Taiichi Ohne in die Automotive Hall of Fame aufgenommen wurde: “Taiichi Ohno, a Japanese engineer and former Toyota executive, has been officially inducted into the 2022 Automotive Hall of Fame.” Auch heute kann der “Lean-Gedanke” ein sehr guter Einstieg in agile Strukturen sein. Leider wird das oftmals in den Organisationen nicht – oder zu wenig – erkannt.