Agile Organisation Dr. Robert Freund

14. Januar 202314. Januar 2023

Gedanken zum Projekterfolg

Natürlich möchte jedes Projekt erfolgreich sein, doch ist oft gar nicht klar, was den Erfolg des Projekts ausmacht. Man könnte sich natürlich auf die betriebswirtschaftliche Perspektive konzentrieren und vermuten, dass die Einhaltung von Zeit und Kosten, sowie die Erbringung der geforderten Leistung ein erfolgreiches Projekt ausmacht (Magisches Dreieck). Darüber hinaus gibt es allerdings auch noch weitere Kriterien, wie z.B. die Kundenzufriedenheit oder auch die Mitarbeiterzufriedenheit, bzw. die Zufriedenheit weiterer Stakeholder.

Bei Innovationsprojekte kommt noch ein weiterer Faktor hinzu: Der Zufall. Manchmal haben Innovationsprojekte ein Ziel, das dann verfehlt wird. Doch aus dem Projekt heraus entwickelt sich ein anderes innovatives Produkt, oder eine andere innovative Dienstleistung, die dann erfolgreich im Markt etabliert wird (z.B. Post-its). Ist das zunächst geplante Projekt dann nicht erfolgreich gewesen?

Zusätzlich ist auch zu überlegen, ob nicht auch der Projektmanagement-Erfolg und der Multiprojektmanagement-Erfolg zu beachten sind. Wenn es immer mehr Projekte in den Organisationen gibt, ist der Erfolg der Projektlandschaft wichtig für den Erfolg der Gesamtorganisation, denn oft bilden die in “gescheiterten Projekten” gemachten Erfahrungen (Erfahrungswissen) die Basis für den “Erfolg” anderer Projekte.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

7. Januar 20237. Januar 2023

KANBAN: Die drei Entwicklungsstufen (Agenden)

Das Bild steht stellvertretend für ein Task Board. Ein KANBAN Board wird es, wenn u.a. die parallell zu bearbeitenden Tasks begrenzt werden (WIP: Work in Progress).

Bei der Einführung von KANBAN gibt es viele Mythen, obwohl KANBAN davon ausgeht, dass erst durch die Umsetzung Fragen entstehen, die dann zu einem umfassenden Einsatz im gesamten Unternehmen führt. Einfach machen! ist hier ein guter Start. Auf welche Stufen (Reifegrade) können Sie sich bei der Nutzung von KANBAN einstellen/freuen? Bei KANBAN wird dabei häufig von den drei Agenden gesprochen.

“Bei der Nachhaltigkeitsagenda dreht sich noch alles um einen selbst. Das Ziel der Nachhaltigkeitsagenda ist es, ein nachhaltiges System zu schaffen, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und regelmäßig Arbeit fertiggestellt wird. Erst mit der Agenda der Serviceorientierung beginnt sich der Fokus von innen nach außen auf den Kunden zu ändern. Jetzt wird daran gearbeitet, das System so aufzustellen, dass es nicht nur nachhaltig irgendetwas liefern kann, sondern dass es entsprechend den Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden liefert. Die Agenda der Überlebensfähigkeit ist die logische Fortsetzung der Serviceorientierung auf das gesamte Unternehmen. Die Idee dahinter ist, dass das Unternehmen in die Lage versetzt wird, jede Änderung am Markt registrieren und damit notwendig gewordene Anpassungen an Services ohne großen Aufwand durchführen zu können” (Lang/Scherber 2019:269-270).

KANBAN können Sie selbst, in einem Projektteam oder auch im Multiprojektmanagement nutzen (Flight Level). KANBAN ist dabei weniger präskriptiv als es Scrum mit seinem Rahmenwerk ist, was mehr Spielraum bietet – mehr Möglichkeiten der Selbstorganisation. KANBAN ist somit ein interessanter, alternativer und evolutionärer Pfad zu mehr Agilität im Unternehmen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen zeigen wir, wie Sie KANBAN in ihren Projekten nutzen können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

6. Januar 20237. Januar 2023

KANBAN: Stop Starting, Start Finishing

Bei Agilität, oder auch bei der Entwicklung hin zu einer Agilen Organisation, geht es oft um das Mindset, aber auch um konkrete Praktiken. Dabei wird häufig auf SCRUM mit seinem Framework gesetzt, das in dem Scrum Guide 2020 beschrieben ist. Was meines Erachtens zu wenig thematisiert wird, ist ein alternativer Weg zu Agilität mit KANBAN. KANBAN ist weniger präskriptiv (vorschreibend) und geht im Vergleich zu Scrum eher evolutionär vor. KANBAN geht dabei von der aktuellen Situation aus und versucht, Anforderung und Leistungsfähigkeit auf allen Ebenen (individuelle Ebene, Teamebene und organisationale Ebene) in Einklang zu bringen. Im Vergleich zu Scrum, das sehr stark produktorientiert ist, ist KANBAN eher flussorientiert.

Die Transparenz des Flusses des Wertstroms wird am KANBAN Board visualisiert. Ein Mantra dabei ist, dass ein Ticket nur dann in den Arbeitsbereich des KANBAN Boards gezogen wird (Pull System), dass dann auch fertiggestellt wird. Stop Starting, Start Finishing ist hier wichtig, damit nicht etwas angearbeitet wird, und dann unnötigerweise liegen bleibt. Solche liegengebliebenen Aufgaben haben ja schon Kosten verursacht, werden dann allerdings nicht zu einem Abschluss gebracht, was die Wirtschaftlichkeit des Prozesses verschlechtert. Die einzelnen Prozessschritte werden weiterhin begrenzt (WiP: Work in Progress), denn wer kann schon unendlich viele Aufgaben parallel bearbeiten? das waren jetzt nur einige Anmerkungen zu KANBAN, die anregen sollen, sich auch mit diesem Alternativen Weg zu mehr Agilität zu befassen. Siehe dazu auch OpenProject 12.3 jetzt mit Task Boards in der Community Edition.

5. Januar 20235. Januar 2023

Projektmanagement mit OpenProject: Die Arbeitspakte-Übersicht

Wie Sie wissen, setzen wir bei allen Anwendungen auf Open Source. Beispielsweise nutzen wir Moodle als Lernmanagementsystem, BigBlueButton als Videokonferenzsystem, Nextcloud als Cloudlösung etc. Für die Abbildung von Projekten nutzen wir OpenProject. In OpenProject können plangetriebene, hybride und agile (KANBAN, Scrum) Projekte abgebildet werden. In dem Projekt, das in der Abbildung hinterlegt ist, sind 10 Arbeitspakete (Tasks), 4 Meilensteine und eine Phasen dargestellt. Die einfache Übersicht zeigt, dass aktuell noch alles offen ist (rote Balken). Sobald ein Arbeitspaket geschlossen wurde, würde es blau gekennzeichnet. Eine Übersicht zu halten, was noch offen, bzw. was schon geschlossen werden konnte, ist für die weitere Bearbeitung in Projekten wichtig. OpenProject bietet dazu verschiedene Möglichkeiten, unter anderem die in der Grafik abgebildete.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein, und stellen den Teilnehmern OpenProject vor – bzw. auch zur Verfügung -, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

2. Januar 20232. Januar 2023

Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) starten in Köln

Die von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge sind auch gleich zu Beginn des Jahres 2023 nachgefragt. In Köln startet am Montag, den 09.01.2023 der Projektmanager/in AGIL (IHK), der von Thomas Maikath durchgeführt wird. Am 18.01.2023 startet der Projektmanager/in (IHK), der von Andreas Wirtz durchgeführt wird.

Informationen zu unseren Blended Learning Lehrgängen, und zu aktuellen Terminen (auch an anderen Standorten), finden Sie auf unserer Lernplattform.

1. Januar 20232. Januar 2023

Warum einen Prozess digitalisieren, der nicht mehr benötigt wird?

In vielen Unternehmen, aber auch gerade in Öffentlichen Verwaltungen, stelle ich immer wieder fest, dass Digitalisierung so verstanden wird, dass die bisher analog ablaufenden Prozesse “einfach” digital abgebildet werden sollen. Das scheint auf den ersten Blick logisch zu sein, doch manifestiert dieses Vorgehen die bestehenden Strukturen und führt oft zu einer recht komplexen IT-Struktur, die dann zu den allseits bekannten Problemen führt.

Die eindimensionale Betrachtung der Digitalisierung verschenkt offensichtliche Potentiale, denn neben der Technologie, geht es auch um die Organisation und um die Menschen (M-O-T-Modell). In diesem Dreiklang der Möglichkeiten die angemessene Lösung zu finden ist allerdings eine anspruchsvolle Aufgabe, da alle drei Dimensionen miteinander vernetzt sind und somit ein sozio-technisches System abbilden. Es ist für viele Verantwortliche allerdings leichter IT-Aufträge zu erteilen, als das Gesamtsystem zu optimieren.

Am Beispiel der Öffentlichen Verwaltung soll die Thematik noch einmal konkretisiert werden: Was wäre, wenn sich die Öffentlichen Verwaltungen erst einmal die Frage stellen würden, ob wir die aus der Industrialisierung entstanden Verwaltungs-Strukturen in einer digital vernetzten Gesellschaft überhaupt noch benötigen. Warum sollte ein Prozess digitalisiert werden, der nicht mehr benötigt wird? Ganz im Sinne einer Society 5.0.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

30. Dezember 20229. April 2024

Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform

“Die Projektleiter selbst schätzen, dass die eingesetzte Software einen Anteil von ~20?% an der Projektperformance hat [2]. Dies stellt die Wichtigkeit dieser Softwares heraus. Weitere Verbesserungen auf die Projektperformance lassen sich sowohl mit der Implementierung von weiteren Projektmanagementstandards als auch branchen- bzw. kundenspezifischen Standards realisieren” (Stumpp et al (2022): Digitales Projektmanagement – Future Now, in projektmanagementaktuell 5/2022.

Dass eine gute Software helfen kann sicher richtig, doch ist die angegebene Quelle, die hier mit [2] angegeben ist aus dem Jahr 2008! Da gibt es doch bestimmt neuere Studien, die die beiden Autoren möglicherweise nicht kennen – na ja. Dennoch muss man den Autoren zugute halten, dass sie auf eine Schwachstelle von Projektmanagement-Software hinweisen: Die verschiedenen Angebote decken oft nur einen Teil des Projektmanagements ab. Dazu bieten die Autoren in dem Artikel natürlich ihr entwickeltes System an. Das ist durchaus legitim, doch gibt es auch Alternativen auf Open Source Basis.

Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, haben wir uns bei der Auswahl einer geeigneten Software für OpenProject entschiedenen. OpenProject bietet heute die Möglichkeit, plangetriebene, hybride und agile (Kanban und Scrum) Vorgehensmodelle bei Projekten abzubilden. Weiterhin ist OpenProject eine Open Source Anwendung die es ermöglicht, (Unternehmens-)Daten auf einem eigenen Server zu verwalten.

Das ist allerdings nicht alles, denn zu den schon sehr guten Möglichkeiten von OpenProject müssen noch weitere Elemente hinzukommen. Beispiele sind digital abgebildete PM-Prozesse je nach Standard, Stakeholdermanagement, Risiko- und Qualitätsmanagement usw. Wir haben beispielsweise OpenProject mit Nextcloud (Open Source) auf unseren Servern verbunden, sodass weitere Möglichkeiten entstehen, die ich hier nicht alle aufzählen kann. Insgesamt ist unser Ziel, die verschiedenen Open Source Anwendungen in eine Kollaborationsplattform für ein modernes Projektmanagement zu überführen.

29. Dezember 202229. Dezember 2022

Vielfalt an digitalen Tools bei Swisscom und der Schweizer Post

Wir nutzen im privaten Bereich immer mehr Anwendungen (Apps). Ähnlich sieht es auch bei den Unternehmen aus. Dabei ist natürlich zu beachten, dass manche Apps/Tools, die wir privat nutzen, in Unternehmen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht genutzt werden sollten. Die folgende Übersicht zeigt, wie vielfältig digitale Tools bei der Swisscom und der Schweizer Post eingesetzt werden.

Swisscom	Schweizer Post
Marketplace eNex Word Excel PowerPoint Outlook Mail & Calendar Teams (Chat function in Slack today has replaced Slack, which was earlier in use) Planer OneNote OneDrive SharePoint Skype for Business Telepresence-Rooms https://ch.linkedin.com/ learning MyImpact MyContribution Microsoft Forms	Moodle SAP Solutions Word Excel PowerPoint Outlook Mail & Calendar SharePoint Confluence Starmind Skype (for Business) Telepresence-Rooms 360 Feedback Azure Devops Jira Status Meeting Tool Wiki

Tools bei Swisscom und (Schweizer) Post Barabasch, A.; Keller, A. (2022:202): Individualisierung des Lernens am Arbeitsplatz mit digitalen Technologien: Neue Lernkulturen in der Ausbildung von Lernenden, in: Schlögel et al (2022), S. 197-207

Die IT in den Unternehmen muss immer dafür sorgen, dass die jeweiligen Updates durchgeführt werden, und natürlich der schon angesprochene Datenschutz beachtet wird. Für die Nutzer bedeutet die vielfältige Nutzung der verschiedenen digitalen Tools ein permanentes Lernen und Weiterentwickeln der eigenen Kompetenzen. Hier würde ich nicht von “Digitalen Kompetenzen” sprechen wollen, sondern von Kompetenzen in digitalen Kontexten.

Das geschieht häufig selbstorganisiert und sollte durch Lernbegleiter ermöglicht und unterstützt werden. Wir sehen das auch bei unseren Blended Learning Lehrgängen, wie unterschiedlich die Teilnehmer mit den verschiedenen digitalen Tools umgehen. Siehe dazu auch Top 100 Tools for Learning 2022 – A fool with a tool …?.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

28. Dezember 202228. Dezember 2022

Beispiele für neue Arbeitskonzepte aus dem New Work Barometer – und kritische Anmerkungen dazu

Es ist schon erstaunlich, wie vielfältig die Arbeitskonzepte aus dem New Work Umfeld sind. Schermully/Geissler (2020) zeigen das beispielhaft in ihrem New Work Barometer.

– Agile Projektarbeit (z. B. mit Scrum)
– Ausgabe mobiler Technologien
– Agile Führung
– Design Thinking
– Arbeitszeitautonomie
– Arbeitsortautonomie
– Kanban
– Offene Bürokonzepte
– Empowerment-
orientierte Führung
– Digital Leadership
– Objectives and Key Results
– Betriebliches Vorschlagswesen
– Job Enrichment
– Transformationale Führung
– Working Out Loud
– Barcamps

– Hackathons
– Teilautonome Gruppen
– Workshops zum Thema Sinnfindung
– Job Sharing
– Shared Leadership
– Qualitätszirkel
– Crowdworking
– Mosaikkarrieren
– Innovationsgaragen
– Holokratie
– Demokratische Organisationsverfassung
– Labdays
– Soziokratie
– Gewählte Führungskräfte
– Bureaucracy Buster
– Youth Councils
– Verflachung von Hierarchien

Beispiele für neue Arbeitskonzepte aus dem New Work-Barometer (Schermuly/Geissler 2020); zitiert in Gössling (2022:16)

Die Übersicht zeigt, dass es nicht DAS Arbeitskonzept für New Work gibt, sondern dass es alleine im New Work Umfeld sehr viele Optionen gibt, die an die berufliche Domäne – an den beruflichen Kontext – angepasst werden müssen. Offensichtlich ist auch, dass es viele der aufgelisteten Arbeitskonzepte schon in der Vergangenheit gab. Was daran dann “New Work” ist, erschließt sich nicht auf den ersten Blick.

Darüber hinaus gibt es allerdings auch einen Trend zu anderen, eher klassischen Arbeitsformen, die eher tayloristischen Arbeitsformen ähneln. Dazu auch wieder eine Quelle: “Zum anderen treten Prozesse einer Neu-Taylorisierung auf (z. B. Frey/Osborne 2013), es wird auch von ´digitaler Fließbandarbeit (Boes et al. 2015, S. 69) gesprochen, also von Arbeitsfeldern, in denen die Vielfalt beruflicher Aufgaben rückläufig ist, Monotonie steigt, subtile Kontroll- und Überwachungsformen (Staab 2016) neu entstehen. Diese Entwicklungen laufen bereits seit Jahrzehnten´” Gössling (2022).

Eine erste Betrachtung der Veränderungen von Arbeit und den dazugehörenden Arbeitskonzepten zeigt, dass es wohl nicht DAS Arbeitskonzept gibt, sondern es darauf ankommt, in einem Kontinuum der Möglichkeiten (New Work – Taylorismus), verschiedene Arbeitskonzepte intelligent zu nutzen. Siehe dazu auch Das Kollaborationsmodell als EINE Form der Zusammenarbeit.

27. Dezember 202227. Dezember 2022

Projektwissensmanagement – ein spannendes Thema

“Durch die interdisziplinäre Zusammensetzung von Projektteams und die Arbeit an neuartigen Aufgaben wird in Projekten in kurzer Zeit neuartiges Wissen generiert. Dieses kann sowohl für Folgeprojekte als auch für die permanente Organisation wertvoll sein. Dazu ist ein Projektwissensmanagement erforderlich, das den Transfer von Wissen zwischen Projekten und zwischen Projekten und der permanenten Organisation unterstützt. Aufgrund der besonderen Eigenschaften von Projekten steht das Projektwissensmanagement jedoch vor erheblichen Herausforderungen” (Rietiker et al. (2022:26): Herausforderungen an die Projektmanagement-Forschung und -Förderung in Deutschland, in: projektmanagementaktuell Ausgabe 05/2022, S. 22-27.

Der Umgang mit Wissen ist für Organisationen immer bedeutender geworden. Dabei ist es wichtig, sich die verschiedenen Dimensionen von Wissen klar zu machen. Dabei wird schnell deutlich, dass der berufliche Kontext für den Umgang mit Wissen entscheidend ist. In Routineprozessen kann der Umgang mit Wissen heute schon sehr gut abgebildet und verbessert werden (Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement, Wissensbilanz etc.). Projektarbeit (plangetrieben, hybrid, agil) ist allerdings etwas anderes, was auch den Umgang mit Wissen etwas schwieriger macht, zumal auch die Kopplung zwischen Projektebenen (Einzelprojekte, Programme und Portfolios) und organisationalen Strukturen zu beachten ist.