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Feedback in Projekten: Die PMB-Methode nutzen

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In Projekten wird sehr viel kommuniziert, da es oft darum geht, komplexe Probleme zu lösen. Dazu werden Ideen benötigt, die dann kommentiert und eingeordnet werden müssen. Der Umgang mit Ideen ist als essentiell für die Zusammenarbeit in Projekten. Aus dem Ideenmanagement ist die PMB-Methode bekannt, die auch für Feedback in Projekten genutzt werden kann. – gefunden in Kinsey Goman (1991):

Positives: Alles Positive an der Idee.
Beispiel: Mir gefällt, dass Sie auch an ……. gedacht haben.

Möglichkeiten: Anwendungs- und Ausweitungsmöglichkeiten der Idee.
Beispiel: Wir könnten zusätzlich auch noch ….

Bedenken: Dies sind meine Bedenken. Können Sie mir helfen, sie zu zerstreuen?
Beispiel: Ich weiß nicht, ob wir genug Platz dafür haben. Haben Sie eine Vorstellung darüber, wie es gehen könnte? Hinweis: Beachten Sie, dass Sie sagen sollten “Ich habe Bedenken…”

Das wird im Tagesgeschäft nicht immer funktionieren. Dennoch ist es gut, sich darüber Gedanken zu machen, wie in Projekten Feedback gegeben wird. Die PMB-Methode bietet hier einen ersten Ansatz.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement: Im Projektstrukturplan die Kosten darstellen

Eigene Darstellung

Projektstrukturpläne stellen übersichtlich dar, was alles im Projekt beachtet werden muss. Dabei sind inhaltliche Themen wichtig, aber auch das jeweilige Projektmanagement zu beachten (Abbildung). In der unterste Ebene eines Projektstrukturplans werden dann Arbeitspakete (AP) dargestellt.

Um die Kosten zu ermitteln, bieten sich zwei Richtungen an: Top-Down- bzw. Bottom-Up. Die Personalkosten ergeben sich aus dem ermittelten Aufwand in Personenmonaten (PM) multipliziert mit einem Verrechnungssatz, der in dem Beispiel 100.000€/PM beträgt. Hinzu kommen noch die jeweils benötigten Sachmittel. Die ermittelten Kosten für die Arbeitspakete stellen dann die Plankosten für das Controlling dar. Anzumerken ist hier noch, dass wir im Projektmanagement nicht mehr mit “Manntagen bzw. Mannmonaten”, sondern mit “Personentagen bzw. Personenmonaten” arbeiten.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wie können Kundenanforderungen (WAS) in spezifizierte Merkmale (WIE) überführt werden?

Eigene Prinzip-Darstellung (vgl. Nirankari 2003)

Es ist schon schwierig, die Anforderungen von Kunden (Requirements) zu erfassen, z.B. in einer Anforderungsliste, einem Lastenheft, einem Backlog oder auch in einer Ausschreibung, bzw. einer Anfrage. Diese Anforderungen dann auch noch in das eigene Projekt ist eine weitere Schwierigkeit – speziell dann, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer aus verschiedenen Branchen (Kontexten, beruflichen Domänen) kommen. Die Aufgabe ist also, die “Stimme des Kunden” in die “Stimme des Unternehmens” (des Projekts) zu überführen.

Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement gibt es dafür durchaus Unterlagen. Im Lastenheft werden beispielsweise die Anforderungen (WAS) des Auftraggebers dokumentiert, und im Pflichtenheft dokumentiert der Auftragnehmer, WIE eine erste Problemlösung aussehen kann. Dabei gibt es spezifizierte Merkmale, die das Produkt, bzw. die Dienstleistung charakterisieren.

Eine “Übersetzung” des WAS in das WIE kann mit Hilfe der QFD-Matrix erfolgen. QFD (Quality Function Deployment) ist schon lange aus dem Qualitätsmanagement bekannt und bedeutet frei übersetzt “Entfaltung der Qualitätsfunktionen”. Die Kundenforderungen werden hier anhand von Zahlen gewichtet, denn nicht jede Kundenforderung ist gleich wichtig. Im Feld Korrelation werden das WAS und das WIE in Beziehung gesetzt. Dabei wird anhand von Zahlen (z.B. 1, 3, 9) die Stärke der Korrelation vom Projektteam geschätzt. Multipliziert man die Gewichtung der Kundenanforderung mit der jeweils vergeben Zahl zur Stärke der Korrelation ergeben sich in jeder Zeile und jeder Spalte Daten, die man in einer einfachen Exceldatei berechnen kann.

Manchmal kommen für Auftragnehmer überraschende Erkenntnisse heraus: Das spezifizierte Merkmal mit dem höchsten Gesamtwert sollte vom Projektteam bevorzugt behandelt werden, um letztendlich die Anforderungen des Kunden zu erfüllen, was sich letztendlich in einer hohen Kundenzufriedenheit niederschlägt. Meine Anmerkungen sollen nur das Prinzip und die Möglichkeiten von QFD aufzeigen. Auf der Website des QFD-Instituts Deutschland finden Sie viele weiterführende Informationen. Siehe dazu auch diese Beiträge zu “Anforderungen”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Künstliche Intelligenz (KI) – Projekte durchführen

In verschiedenen Beiträgen (Beispiel)habe ich schon darauf hingewiesen, wie Künstliche Intelligenz (KI) für das Projektmanagement genutzt werden kann. In diesem Beitrag geht es um KI-Projekte selbst, die in den Organisationen aktuell angestoßen werden. KI-Projekte zeichnen sich durch eine große Unsicherheit und erheblichen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand aus. Schon diese Kriterien deuten darauf hin, dass KI-Projekte möglichst agil durchgeführt werden sollten. Das wird auch in dem “Leitfaden zur Durchführung von KI-Projekten” (Fraunhofer IAO 2023) so gesehen:

“Bei KI-Projekten ist es normalerweise notwendig, diverse Modelle und Algorithmen auszuprobieren, um eine optimierte Lösung zu erhalten, denn die Aussagekraft der Daten sowie die guten Wege zur Informationsextraktion sind oft nicht von Anfang an klar. Dafür kann es auch notwendig sein, (frühere) Projektschritte zu wiederholen. Deshalb ist es üblicherweise ratsam, eine iterative oder gar agile Form des Projektmanagements zu wählen, z. B. Scrum oder Kanban” (ebd.).

Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass Organisationen mit relativ wenig IT-Erfahrungen durchaus auch ergänzende Vorgehensmodelle eingesetzt werden können, um die KI-Projekte stärker zu unterstützen, bzw. zu begleiten. Dieser Hinweis deutet möglicherweise auf ein hybrides Vorgehen hin.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Den Ablauf im Projekteinkauf verbessern

Zimmermann, C. (2010): Aufbau- und Ablauforganisation des Projekteinkaufs. In: Gessler et al. (Hrsg.): Projekte erfolgreich managen, 42. Aktualisierung, S. 1-22.

In Projekten kommt es in allen Bereichen zu Verschwendungen, die ich in dem Beitrag Klassifikation von Projektaktivitäten nach Verschwendungspotenzial ausführlich dargestellt habe. Im Projekteinkauf kann dazu im einfachsten Fall der aktuelle Prozess anhand eines Ablaufdiagramms (Abbildung) dargestellt werden. Dabei wird oft klar, dass es möglicherweise bessere Möglichkeiten gibt, den Prozess zu optimieren.

Dieser Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) kann auch im Projekteinkauf dazu beitragen, mehr Zeit für die eigentlich wichtigen komplexen Probleme in Projekten zu haben. Werden die Routineprozesse nicht optimiert, kommt die Projektarbeit noch hinzu, was für viele in den Organisationen dann nicht mehr in der regulären Arbeitszeit zu schaffen ist.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Mensch und Künstliche Intelligenz: Engineering bottlenecks und die fehlende Mitte

Fraunhofer IAO (2023): Leitfaden zu Strategie und Wandel für den KI-Einsatz, in Anlehnung an  Daugherty, P. R.; Wilson, H. J.: Human + Machine. Reimagining Work in the Age of AI. Harvard Business Review Press, 2018

Künstliche Intelligenz hat schon jetzt einen quantitativen und qualitativen technologischen Sprung auf allen gesellschaftlichen Ebenen ermöglicht. Es stellt sich daher immer mehr die Frage nach dem Umgang zwischen Menschen und diesen “Maschinen”. Da ich kein Freund von Dichotomien bin (Entweder-oder), suche ich immer wieder nach angemesseneren Erläuterungen. In dem vom Fraunhofer IAO (2023) veröffentlichten “Leitfaden zu Strategie und Wandel für den KI-Einsatz” gibt es dazu eine sehr gute Darstellung (Abbildung).

Maschinen-Tätigkeiten (hier: KI-Anwendungen) haben ihre Stärken bei Erledigen, Wiederholen, Vorhersagen und Anpassen. Das bedeutet, dass Berufe, die ihren Schwerpunkt bei diesen Tätigkeiten haben, in Zukunft wohl von KI abgelöst werden. Für Techniker/Ingenieure gibt es allerdings menschliche Tätigkeiten wie Führen, Empathisch sein, Kreativ sein und Bewerten, die technisch nicht so leicht zu ersetzen sind, also für Techniker (noch) Engineering bottlenecks darstellen.

Zwischen den beiden Extrempositionen gibt es allerdings einen sehr großen Bereich von Mensch-Maschinen-Tätigkeiten, der als die fehlende Mitte dargestellt wird. Dabei gibt es wiederum zwei Schwerpunkte: Einerseits kann der Mensch die Maschine trainieren, anderseits kann die Maschine dem Menschen assistieren. Gerade diese Bereiche können als die eigentlichen Chancen von Künstlicher Intelligenz (KI) gesehen und zum Wohle von Menschen, Organisationen und Gesellschaften – nicht nur zum Wohle großer, rein kommerziell ausgerichteter Konzerne. Siehe dazu auch Der KI-basierte Arbeitsplatz – eine erste Einordnung.

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Arbeiten früher und heute – eine etwas andere Perspektive

Wir reden und hören überall etwas von der schönen, neuen Arbeitswelt, die unter New Work bekannt geworden ist. Diese schöne neue Arbeitswelt wird oft anhand von (positiven) Beispielen dargestellt und erläutert, denn etwas Neues – wie eben New Work – muss ja besser sein als das Alte – oder?

Diese auch wissenschaftlich geführte Diskussion über Vorteile und Nachteile der neuen Arbeitswelt ist schon etwas anstrengend, sodass es manchmal auch gut ist, die Thematik zu vereinfachen, sodass sich jeder dazu seine eigenen Gedanken machen kann. In der Abbildung ist – ohne Anspruch auf wissenschaftliche Korrektheit – dargestellt, wie sich “Arbeit früher” und “Arbeit heute” unterscheiden.

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Projektmanager/in (IHK) für Studenten der Universität Köln: Abschließenden Zertifikatsworkshop durchgeführt

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wird seit einigen Jahren auch für Studenten der Universität Köln durchgeführt. Es handelt sich dabei um eine Kooperation zwischen dem ProfessionalCenter der Universität Köln, und der IHK Köln.

Gestern, am 26.01.2024, hatten wir wieder bei der IHK Köln einen abschließenden Zertifikatsworkshop für den Lehrgang, der im Wintersemester durchgeführt wurde. Dabei haben die Teilnehmer einen Test absolviert, ihre Projektdokumentationen zu einer Fallstudie abgegeben, und ihre Projektplanungen präsentiert.

Auch für das kommende Sommersemester wird wieder ein Lehrgang beim ProfessionalCenter der Universität Köln angeboten.

.Weitere Informationen zu unseren Lehrgängen, und zu Terminen an anderen Standorten finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Das Multiprojektmanagement organisieren – aber wie?

Das immer turbulentere Umfeld führt dazu, dass Organisationen immer mehr Projekte initiieren, definieren, planen, durchführen und abschließen. Das ist für ein Projekt schon nicht ganz einfach, doch ist es erst recht schwierig, (sehr) viele Projekte zu managen. Das Multiprojektmanagement ist in vielen Organisationen noch ein “Stiefkind”. Es gibt zwar einige Prioritäten, wie z.B. A-Projekte vor B-Projekte, vor C-Projekte, doch kommt es immer wieder an Engpassstellen zu kleineren und größeren Schwierigkeiten.

Zunächst sollte die Geschäftsleitung die Geschäftsbereiche festlegen, aus denen sich dann auf der Ebene 1 das Projektportfolio, auf der Ebene 2 die Programme und auf der Ebene 3 einzelne Projekte (Projektarten) ableiten. Das hilft schon einmal, den Überblick über die vielen Projekte zu behalten, und eine erste Struktur zu erhalten. Wenn die Organisation eine entsprechende Größe hat, werden für die einzelnen Ebenen auch Verantwortliche festgelegt. Ebene 1: Portfoliomanager, Ebene 2: Programmmanager, Ebene 3: Projektmanager. Diese Mitarbeiter sollten entsprechende Kompetenzen entwickelt haben, bzw. neu entwickeln.

Für die praktische Umsetzung von Transparenz und Kommunikation in so einem komplexen Netzwerk von Projekten eignet sich hervorragend KANBAN auf den verschiedenen Flight Level. Bitte beachten Sie, dass ein KANBAN Board kein einfaches TASK Board ist. Ein KANBAN Board kann ganz einfach mit Post-its oder digital mit verschieden Tools abgebildet wird. Entscheidend ist dabei allerdings nicht das Tool, sondern das Einhalten der – im Vergleich zu Scrum – einfachen Regeln von KANBAN.

Im Ergebnis erhalten Sie ein einfach und gut steuerbares komplexes Projekt-Netzwerk, das transparent für alle den aktuellen Stand zeigt, und alle in die Kommunikation mit einbindet. Weitere Beiträge zum Thema “Multiprojektmanagement” finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in (IHK) – Online – am 23.01.2024 in Köln gestartet

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) ist am 23.01.2024 bei der IHK Köln gestartet. Bei diesem Lehrgang werden die Präsenztage online via Zoom durchgeführt. Weiterhin steht allen Teilnehmern die Moodle-Lernplattform zur Verfügung, über die Inhalte selbstorganisiert und zusammen mit anderen Teilnehmern erarbeitet werden können. Weiterhin wird die Lernplattform zur Erarbeitung einer Projektplanung in Gruppen (3-4 Teilnehmer) genutzt.

Informationen zu unseren Lehrgängen und zu aktuellen Terminen – auch an anderen Standorten -, finden Sie auf unserer Lernplattform.