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Kostenfreie KI-Tools in den Projektmanagement-Phasen ausprobieren

Natürlich kann und sollte Künstliche Intelligenz in Organisationen genutzt werden, Siehe dazu auch Arbeit 4.0: Chancen, die sich aus den neuen technischen Möglichkeiten ergeben.

Speziell im Projektmanagement gibt es viele Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz einzusetzen., Siehe dazu beispielsweise Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: Routine und Projektarbeit. Betrachten wir das klassische plangetriebene Projektmanagement, so gibt es hier verschiedene Phasenmodelle, an denen man sich orientieren kann. In der DIN 69901 wird beispielsweise vorgeschlagen, die Phasen Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss zu unterscheiden.

Im einfachsten Fall würde eine Organisation ChatGPT als kostenpflichtige Anwendung in allen Phasen nutzen. Viele Organisationen fragen sich allerdings, ob es nicht möglich ist, kostenfreie KI-Tools auszuprobieren, die möglicherweise spezifischer (besser?) sind. In einem Artikel von Haltmeyer/Lenz wird genau diese Frage thematisiert. Die Autoren machen dazu erste Vorschläge, die in der Abbildung zusammengefasst sind. Ziel bei der Auswahl ist es, dass die Nutzer in den kostenfreien Versionen ausprobieren, ob es Sinn macht, die kostenpflichtige Variante zu nutzen – oder eben nicht. Es kann auch sein, dass Open-Source-Modelle beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz infrage kommen.

Mit Hilfe dieser ersten Überlegungen kann eine Organisation weitere kostenfreie KI-Tools sammeln und ausprobieren, um so nach und nach einen organisationsspezifischen Mix an sinnvollen KI-Tools im Projektmanagement aufzubauen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager:in Sozialwirtschaft (IHK) startet am 27.08.2024 als Inhouse-Lehrgang

Der Blended Learning Lehrgang Projektmanager:in Sozialwirtschaft (IHK) basiert auf dem von uns entwickelte, branchenunabhängigen Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK). Dieser ist in Kooperation mit Herrn Christian Hell (praxis konkret Hell) auf die Besonderheiten der Sozialwirtschaft angepasst worden. Herr Hell kennt die Branche seit vielen Jahren, und kann daher den Teilnehmern die Projektmanagement-Themen aufgrund seiner jahrelangen Erfahrung branchenspezifisch näher bringen.

Den nächsten Lehrgang wird Herr Hell als Inhouse-Lehrgang ab dem 27.08.2024 mit dem Bildungsinstitut Hellweg Sauerland GmbH der IHK Arnsberg durchführen. Die Teilnehmer nutzen dabei auch unsere Lernplattform. Bei den Inhouse-Lehrgängen können die Organisationen eigene Projekte bearbeiten, wodurch der direkte Transfer der theoretischen Projektmanagement-Themen in die jeweilige berufliche Praxis gewährleistet ist.

Informationen zu den uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Von wenigen großen Projekten zu vielen kleinen, mittleren und großen Projekten

In der Studie GPM (2023): Projektifizierung 2.0. Zweite Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland wird deutlich, wie wichtig Projektmanagement in allen Bereichen der Gesellschaft geworden ist. Externe Treiber wir Demographie, Technologische Entwicklungen (Digitalisierung, KI), Umwelt und Nachhaltigkeit, Energie, usw. führen dazu, dass sich Organisationen an diese Veränderungen anpassen: Projekte sind dabei Träger des Wandels.

Darüber hinaus stellt sich die Frage, wie sich diese Gesamtentwicklung in den Organisationen (Unternehmen) konkreter bemerkbar macht. Dazu habe ich eine etwas ältere Übersicht gefunden, die das einfach, und doch treffend darstellt.

VONZU
Auftragsabwicklung, Forschung und EntwicklungAuftragsabwicklung, Forschung und Entwicklung, Angebotserstellung, Marketing, PR, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Investitionen, IKT
Wenige Große ProjekteViele kleine, mittlere und große Projekte
Vor allem Projekte mit externen AuftraggebernProjekte mit externen und Projekte mit internen Auftraggebern
Gareis, R. ( 2012 ): Management by Projects, in: Möller et al.: Projekte erfolgreich managen

Diese Entwicklung hat sich in den letzten Jahren massiv beschleunigt, sodas es in den Unternehmen in Zukunft darauf ankommt, mit vielen verschiedenen Projekten umzugehen. Dabei sind plangetriebene (Klassische), agile und hybride Vorgehensmodelle angemessen in die Gesamtorganisation zu integrieren.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Anwendungsbeispiele für ChatGPT in KMU

Die Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) am Arbeitsplatz sind vielfältig, und werden daher von großen Konzerne, Privatpersonen und verstärkt auch von Kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) genutzt. Saskia Powell vom RKW stellte dazu Nicole Simon einige Fragen dazu. Das komplette Interview kann im aktuellen RKW-Magazin 1/2024 unter ” Gekommen, um zu bleiben. Wie kleine und mittlere Unternehmen ChatGPT für sich nutzen können” nachgelesen werden. Ich möchte an dieser Stelle die in dem Interview angegebenen Anwendungsbeispiele für ChatGPT in KMU hervorheben:

> Content-Erstellung und Überarbeitung: Marketingtexte, Webseite, Social Media
> Übersetzungen: Inhalte für nichtdeutsche Märkte übersetzen
> Kundenservice: Antworten auf häufige Fragen, 24/7-Support, Sentiment-Analysen
> Marktforschung: Zusammenfassung von Branchenberichten und Analyse von Kundenfeedback, Entwurf von Interview-Fragen
> Entwicklung von Lernmaterialien und Trainings: Umwandlung von Handbüchern in Kurse mit Fragen, Tests und Webanwendungen
> Dokumentation: Beschreibung von Arbeitsabläufen nach definiertem Standard
> Profilerstellung: Zielgruppendefinition anhand von Vertriebs- und Marketingunterlagen
> Vorbereitung von Verkaufsgesprächen: Antizipation möglicher Kundenfragen, Einwandbehandlung
> Brainstorming: Finden von Metaphern und Beispielen
> Programmierung: Dokumentation und Analyse von Codes, Unterstützung bei der Fehlersuche

Darüber hinaus weist Nicole Simon auch darauf hin, dass ChatGPT nicht kreativ ist, und nicht querdenken kann (ebd.). Ich hätte mir weiterhin gewünscht, dass der Blick nicht nur auf ChatGPT gerichtet wird, sondern die Entwicklungen hin zu einem souveränen Arbeitsplatze erwähnt werden, bei dem viele Anwendungen (inkl. eines KI-Assistenten) Open-Source-basiert sind, damit die Daten bei dem jeweiligen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bleiben können. Siehe dazu auch Nextcloud: Geeignete KI-Apps selbst auswählen – ein Beispiel oder Warum kann NEXTCLOUD zukünftig eine interessante Alternative zu ChatGPT (OpenAI) oder Bard (Google) sein?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Schadensbeispielrechnung für “Dienst nach Vorschrift” in der Projektarbeit

Schadensbeispielrechnung „Dienst nach Vorschrift“ (Kloos/Steffan 2011)

In verschiedenen Blogbeiträgen habe ich auf das Verschwendungspotenzial im Projektmanagement hingewiesen. Siehe dazu beispielhaft Klassifikation von Projektaktivitäten nach Verschwendungsart oder auch Lean Project Management: Mit dem Project Management Waste Index (PMWI) den Grad der Verschwendung in Projekten identifizieren. Etwas subtiler ist es, wenn Mitarbeiter “Dienst nach Vorschrift” machen und somit ihr volles Potenzial nicht einbringen.

Die Tabelle in der Abbildung zeigt eine Schadensbeispielrechnung für ein Projekt mit einer Laufzeit von 52 Wochen und 25 Mitarbeitern. Bei einem internen Verrechnungssatz von 400€/PT und 221 Arbeitstagen wird die Normalleistung mit 100% angenommen. Machen 2 Mitarbeiter “Dienst nach Vorschrift” und erbringen nur 80% ihrer Normalleistung, so ergeben sich 88 PT fehlender Personentage im Projekt (20% von 221PT = 44PT > 2x44PT=88PT). Umgerechnet sind das immerhin 35.200€ an zusätzlichen Kosten im Projekt.

Die Aufstellung der Autoren ist natürlich eher als Rechenbeispiel zu sehen um aufzuzeigen, was “Dienst nach Vorschrift” in Projekten Kosten kann, bzw. welche Kapazitäten in Personentagen (PT) dann nicht zur Verfügung stehen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Menschliche Intelligenz und Künstliche Intelligenz: Ein Idealszenario der Arbeitsteilung

Künstliche Intelligenz durchdringt alle Bereiche der Gesellschaft, und somit auch die Arbeitswelt. Für die Arbeitswelt hat Künstliche Intelligenz insofern starke Auswirkungen, als dass repetitive oder auch Routineaufgaben wohl als erstes durch leistungsfähige KI-Anwendungen ersetzt werden. Dadurch können sich wiederum Menschen mit ihren Potenzialen auf komplexere Problemlösungen konzentrieren. Ob das ein Vorteil oder Nachteil ist, liegt wie immer an der Perspektive. Der folgende Abschnitt beschreibt dazu ein Idealszenario.

“Die Maschine nimmt uns die komplizierten, berechenbaren (und oft langweiligen) Routineaufgaben entweder komplett ab oder liefert die passende Zuarbeit für weitere Arbeitsschritte und Entscheidungen. Dadurch wird der Fachkräftemangel gelindert und Menschen werden von repetitiven Tätigkeiten entlastet. Sie können sich dadurch den Aufgaben zuwenden, die auf Kreativität, Empathie, Kontextualisierung in volatilem Umfeld sowie auf zwischenmenschliche Interaktion angewiesen sind. Die Trennung von Kopf, Hand und Herz – wie sie die Arbeit der letzten 100 Jahre vorantrieb – kann so rückgängig gemacht oder verringert werden. Menschen können im Idealfall mehr schöpferisch und nach persönlichen Neigungen wirken. Sie können ihr Potenzial entfalten und zur Verfügung stellen” (Hertling, S. (2024), in RKW-Magazin 1/2024).

Der Artikel thematisiert in seiner Überschrift auch auf Menschliche Intelligenz, fokussiert im Text allerdings sehr stark auf die Künstliche Intelligenz. Den Begriff Menschliche Intelligenz thematisiert der Autor leider nur indirekt, indem er Begriffe wie “Empathie”, “Kreativität“, “zwischenmenschliche Interaktionen” oder auch “Skills” verwendet. Unklar bleibt, von welchem Intelligenzverständnis hier ausgegangen wird. Ist es die Perspektive eines Intelligenz-Quotienten (IQ), oder die Perspektive einer Emotionalen Intelligenz oder aber die Perspektive von Multiplen Intelligenzen nach Howard Gardner? Erst durch diese Klärung würde ein “in-Beziehung-setzen” von Menschlicher Intelligenz und Künstlicher Intelligenz Sinn machen. Erste Hinweise auf ein angemessenes Intelligenz-Konstrukt habe ich bei Funke gefunden:

Funke (2006) hat dazu einen ausführlichen Beitrag zum ersten Intelligenztest (PDF) geschrieben. Auf Seite 38 steht: “Inhaltlich hat sich das Intelligenzkonzept in den letzten 100 Jahren ausdifferenziert (vgl. Funke u. Vatterodt-Plünnecke 2004): An der Stelle einer einzigen Intelligenzdimension (´general intelligence´, g-Faktor) ist heute die Konzeption Multipler Intelligenzen im Sinne unterschiedlicher Teilkompetenzen (z.B. logisches Schlussfolgern, verbale Intelligenz, kreatives Problemlösen, emotionale Kompetenz, Körperbeherrschung) getreten, für die jeweils andere Erfassungsinstrumente benötigt werden.”

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Hybrides Projektmanagement am Beispiel der mechatronischen Entwicklung

Eigene Darstellung. Quelle: Feldmüller/Sticherling (2016)

Wie die globale Studie des Project Management Instituts (PMI) aus dem Jahr 2024 gezeigt hat, ist Hybrides Projektmanagement in den letzten Jahren in der Praxis immer stärker eingesetzt worden. Dieser eher pragmatische Ansatz ergänzt die eher dogmatischen Vorgehensweisen, die wir aus beim plangetriebenen (klassischen) Projektmanagement und dem agilen Projektmanagement (z.B. nach Scrum) kennen.

Das Projektmanagement-Kontinuum zeigt dabei auf, wie vielfältig die verschiedenen Möglichkeiten sind. Aufgabe in den Organisationen ist es, für jedes Vorhaben/Projekt das angemessene Vorgehensmodell zu nutzen, um Verschwendungen im Projektmanagement zu vermeiden.

Nach diesen eher theoretischen Überlegungen stellt sich die Frage, wie ein Hybrides Projektmanagement beispielhaft aussehen kann.

In der Abbildung sehen Sie beispielhaft die Vorgehensweise in der mechatronischen Entwicklung mit den Bereichen Mechanik, Elektronik und Informatik. Diese werden aus einer sequentiellen Vorgehensweise in eine vertikale (interdisziplinäre) Agilität überführt. Das Zusammenspiel zwischen Mechanik (sequenziell) und Informatik (agil) zeigt der untere Teil der Abbildung detaillierter.

Bei diesem Hybriden Vorgehensmodell gibt es z.B. beim Einsatz von Scrum nach jedem Durchlauf (Iteration;Sprint) ein Zwischenprodukt (Increment), das mit dem Status aus der mechanischen Entwicklung abgestimmt werden sollte. Die Kommunikation an diesen Stellen ist nicht ganz einfach, da sich hier zwei relativ verschiedene Mindsets, inklusive der damit verbundenen verschiedenen Begrifflichkeiten, verständigen sollen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Gegenüberstellung: Öffentliche Verwaltung und Erfolgsfaktoren von Projekten

Warum tun sich gerade Öffentliche Verwaltungen so schwer, Projektarbeit umzusetzen und Projekte erfolgreich abzuschließen? Ein Grund ist natürlich die Struktur einer Öffentlichen Verwaltungen, die nicht gerade auf Projektarbeit ausgerichtet ist.

Die in der Abbildung aufgelisteten Kennzeichen der Öffentlichen Verwaltung machen das deutlich. Demgegenüber stehen Erfolgsfaktoren von Projekten, die diesen Kennzeichen teilweise sogar entgegenstehen,.

Der Transfer – die Transformation – einer Öffentlichen Verwaltung zu einer stärker projektorientierten Organisation bedeutet einen enormen Aufwand auf allen Ebenen: Organisatorisch, technologisch und bei der Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter. Es freut uns daher, dass immer mehr Mitarbeiter aus der Öffentlichen Verwaltung an unseren Lehrgängen teilnehmen. Dabei ist es erst einmal unerheblich, ob die Kompetenzentwicklung für Plangetriebenes (Klassisches) Projektmanagement, Agiles Projektmanagement oder Hybrides Projektmanagement erfolgt. Wichtig ist, dass überhaupt projektbasiertes Arbeiten etabliert wird.

Siehe dazu auch Die etwas andere Perspektive der Politik auf Projekte und Projekte in der kommunalen Verwaltung: Fachkräfte und das leidige Thema “Faxgeräte”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement: Nudging zur Verbesserung der Entscheidungsfindung nutzen

© pixabay/magnetme

Manchmal benötigt man einen kleinen Schubs oder Denkanstoß, um eine Entscheidung zu treffen. Dieser Schubs (Nudge) wird in der Marketing-Kommunikation beispielsweise auch mit Hilfe von Sozialen Netzwerken genutzt. Da das Nudging aus der Verhaltensökonomie kommt, kann es Verhalten in komplexen Entscheidungsprozessen unterstützen, und damit die Entscheidungsfindung verbessern.

“Nudges können als eine Architektur der Entscheidungsfindung definiert werden, die das Verhalten der Menschen vorhersehbar verändert, ohne Barrieren zu beseitigen oder wesentliche wirtschaftliche Anreize zu verändern. Diese Nudges sind kosten- und konflikteffiziente Techniken, die bestimmte Vorurteile ausnutzen, um die individuelle Entscheidungsfindung zu verbessern. Zu den allgemeinen Komponenten eines Nudge gehören: (1) ein Eingriff in die Mittel der Entscheidungsfindung und nicht in die Ziele; (2) die Freiheit, eine alternative Wahl zu treffen; und (3) eine Belohnungs- oder Kostenkomponente, die im Vergleich zu Handlungsalternativen gering ist. Die drei Haupttypen von Nudges untergliedern sich in: Entscheidungsinformationen, Entscheidungsstrukturen und Entscheidungshilfen. Diese repräsentieren verschiedene Aspekte des Entscheidungsprozesses. Nudges können die menschlichen Fähigkeiten in mindestens einer der drei Typologien verbessern” (Lächelt/Portillo/Braun (2024), in projektmanagementaktuell 2/2024).

Da es auch im Projektmanagement viele komplexe Entscheidungsprozesse gibt, kann Nudging in diesem Kontext genutzt werden – zukünftig auch mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement: Ein ausgewogenes Innovationsportfolio ableiten

Eigene Darstellung. Quelle: Widenmeyer (2014)

Gerade wenn es um innovative Ideen gehet, müssen Organisationen klären, welche Projektideen umgesetzt werden sollen, bzw. können – immerhin steht immer auch ein begrenztes Budget zur Verfügung. Dabei sollten bei Innovationen die Bereiche (Strategic Buckets) wie Grundlagenforschung, Verbesserungen, Weiterentwicklungen und Neuentwicklungen ausgewogen berücksichtigt werden.

In der Abbildung sind die jeweiligen Anteile mit 20-30% relativ ausgewogen dargestellt. Diese prozentualen Anteile ergeben dann die zur Verfügung stehenden Budgets pro Bereich. Pro Strategic Bucket erhalten dann die jeweils priorisierten Projekte nach und nach ihr Budget. Dieser Prozess ist transparent und für alle Mitarbeiter in einer Organisation nachvollziehbar, was wiederum weniger Widerstände/Konflikte bei der Umsetzung erwarten lässt.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.