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Projektarbeit: Was könnten geeignete Spielregeln im Team sein?

Projekte laufen gerne “aus dem Ruder”. Um diesem Trend entgegenzuwirken ist die Kommunikation (formal und informell) wichtig. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, Spielregeln für die Teamarbeit festzulegen Die folgende Übersicht zeigt, welche Punkte dabei eine Rolle spielen können.

– Jeder kennt den anderen als gleichwertigen Partner an
– Rollen im Meeting werden (Diskussionsleiter, Protokollant) gewechselt
– Meinungen werden offengelegt (Schweigen bedeutet nicht Zustimmung)
– Zuhören ist genau so wichtig wie Reden
– Wenn es der Projektfortschritt erfordert, wird kritisiert, aber nicht getadelt
– Lernbedarf wird jederzeit deutlich gemacht
– Informationen sind für alle da (offene Ablage)
– Die Aktivitäten jedes Einzelnen müssen bekannt sein (offener Kalender, Board)
– Keiner führt eine Aktivität aus, die nicht vorher beschlossen wurde
– Bei Entscheidungen wird Konsens gesucht
– Neue Aspekte und Zielabweichungen werden sofort mitgeteilt und geklärt
– Kommunikationsstörungen werden beachtet (z.B. Zuspätkommen, Sitzordnung)
– Konflikte nicht verschleiern, sondern aufdecken und diskutieren

Quelle: Hofstetter, H. (2015), in: Möller, T. et al. (Hrsg.: Projekte erfolgreich managen

Die aufgeführten, möglichen Spielregeln können selbstverständlich für das eigene Projekt angepasst und ergänzt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Organisationsentwicklung: Von einem “Management von Projekten” zu einem “Management by Projects”

In der eher industriell geprägten Gesellschaft dominiert die Massenproduktion mit ihren arbeitsteiligen Strukturen auf allen Ebenen. Unternehmen/Organisationen haben sich in diesem Umfeld zunächst darauf konzentriert, Routineprozesse zu managen – Projekte waren hier oft die Ausnahme.

In der Zwischenzeit hat sich das Umfeld geändert und Unternehmen/Organisationen führen immer mehr Projekte durch: Projekte sind Träger des Wandels. Dabei stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob auf Grund der vielen Projekt, die Managementstrategie angepasst werden sollte. Also weg von einem auf Routineprozesse ausgerichtetes Unternehmen und hin zu einem Projektorientierten Unternehmen.

Das “Management von Projekten” wird dadurch zu einem “Management by Projects“, durch das auch eine entsprechende Organisationsentwicklung angestoßen werden kann. Dabei werden folgende Organisationsziele verfolgt (Gareis, R. (2012), in: : Möller et al. (Hrsg.): Projekte erfolgreich managen, 49. Aktualisierung):

Steigerung der organisatorischen Flexibilität und Dynamik

Delegation von Managementverantwortung

Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition

Sicherung des zielorientierten Arbeitens

Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche und unterschiedlicher Unternehmen in Projekten

Sicherung organisatorischen Lernens und einer kontinuierlichen Organisationsentwicklung durch Projekte

Dabei ist es erst einmal unerheblich, welches Vorgehensmodell bei der Projektorientierung dominierend ist: Plangetrieben (Klassisch), Hybrid, Agil.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in (IHK): In der kommenden Woche finden 4 abschließende Zertifikatsworkshops in Köln und Düsseldorf statt

Die von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) werden mehrmals im Jahr in Köln und Düsseldorf durchgeführt. In der kommenden Woche enden wieder vier Lehrgänge mit dem jeweils abschließenden Zertifikatsworkshop.

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 27.05.-01.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Schmitz, Telefon: 0221/1640-6700, E-Mail: rene.schmitz@koeln.ihk.de 

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 28.05.-02.07.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de  

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 29.05.-03.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de 

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang – Durchführung durch das ProfessionalCenter der Universität Köln (Website), 15.04..-05.07.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de 

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Kostenfreie KI-Tools in den Projektmanagement-Phasen ausprobieren

Natürlich kann und sollte Künstliche Intelligenz in Organisationen genutzt werden, Siehe dazu auch Arbeit 4.0: Chancen, die sich aus den neuen technischen Möglichkeiten ergeben.

Speziell im Projektmanagement gibt es viele Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz einzusetzen., Siehe dazu beispielsweise Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: Routine und Projektarbeit. Betrachten wir das klassische plangetriebene Projektmanagement, so gibt es hier verschiedene Phasenmodelle, an denen man sich orientieren kann. In der DIN 69901 wird beispielsweise vorgeschlagen, die Phasen Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss zu unterscheiden.

Im einfachsten Fall würde eine Organisation ChatGPT als kostenpflichtige Anwendung in allen Phasen nutzen. Viele Organisationen fragen sich allerdings, ob es nicht möglich ist, kostenfreie KI-Tools auszuprobieren, die möglicherweise spezifischer (besser?) sind. In einem Artikel von Haltmeyer/Lenz wird genau diese Frage thematisiert. Die Autoren machen dazu erste Vorschläge, die in der Abbildung zusammengefasst sind. Ziel bei der Auswahl ist es, dass die Nutzer in den kostenfreien Versionen ausprobieren, ob es Sinn macht, die kostenpflichtige Variante zu nutzen – oder eben nicht. Es kann auch sein, dass Open-Source-Modelle beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz infrage kommen.

Mit Hilfe dieser ersten Überlegungen kann eine Organisation weitere kostenfreie KI-Tools sammeln und ausprobieren, um so nach und nach einen organisationsspezifischen Mix an sinnvollen KI-Tools im Projektmanagement aufzubauen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager:in Sozialwirtschaft (IHK) startet am 27.08.2024 als Inhouse-Lehrgang

Der Blended Learning Lehrgang Projektmanager:in Sozialwirtschaft (IHK) basiert auf dem von uns entwickelte, branchenunabhängigen Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK). Dieser ist in Kooperation mit Herrn Christian Hell (praxis konkret Hell) auf die Besonderheiten der Sozialwirtschaft angepasst worden. Herr Hell kennt die Branche seit vielen Jahren, und kann daher den Teilnehmern die Projektmanagement-Themen aufgrund seiner jahrelangen Erfahrung branchenspezifisch näher bringen.

Den nächsten Lehrgang wird Herr Hell als Inhouse-Lehrgang ab dem 27.08.2024 mit dem Bildungsinstitut Hellweg Sauerland GmbH der IHK Arnsberg durchführen. Die Teilnehmer nutzen dabei auch unsere Lernplattform. Bei den Inhouse-Lehrgängen können die Organisationen eigene Projekte bearbeiten, wodurch der direkte Transfer der theoretischen Projektmanagement-Themen in die jeweilige berufliche Praxis gewährleistet ist.

Informationen zu den uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Von wenigen großen Projekten zu vielen kleinen, mittleren und großen Projekten

In der Studie GPM (2023): Projektifizierung 2.0. Zweite Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland wird deutlich, wie wichtig Projektmanagement in allen Bereichen der Gesellschaft geworden ist. Externe Treiber wir Demographie, Technologische Entwicklungen (Digitalisierung, KI), Umwelt und Nachhaltigkeit, Energie, usw. führen dazu, dass sich Organisationen an diese Veränderungen anpassen: Projekte sind dabei Träger des Wandels.

Darüber hinaus stellt sich die Frage, wie sich diese Gesamtentwicklung in den Organisationen (Unternehmen) konkreter bemerkbar macht. Dazu habe ich eine etwas ältere Übersicht gefunden, die das einfach, und doch treffend darstellt.

VONZU
Auftragsabwicklung, Forschung und EntwicklungAuftragsabwicklung, Forschung und Entwicklung, Angebotserstellung, Marketing, PR, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Investitionen, IKT
Wenige Große ProjekteViele kleine, mittlere und große Projekte
Vor allem Projekte mit externen AuftraggebernProjekte mit externen und Projekte mit internen Auftraggebern
Gareis, R. ( 2012 ): Management by Projects, in: Möller et al.: Projekte erfolgreich managen

Diese Entwicklung hat sich in den letzten Jahren massiv beschleunigt, sodas es in den Unternehmen in Zukunft darauf ankommt, mit vielen verschiedenen Projekten umzugehen. Dabei sind plangetriebene (Klassische), agile und hybride Vorgehensmodelle angemessen in die Gesamtorganisation zu integrieren.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Anwendungsbeispiele für ChatGPT in KMU

Die Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) am Arbeitsplatz sind vielfältig, und werden daher von großen Konzerne, Privatpersonen und verstärkt auch von Kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) genutzt. Saskia Powell vom RKW stellte dazu Nicole Simon einige Fragen dazu. Das komplette Interview kann im aktuellen RKW-Magazin 1/2024 unter ” Gekommen, um zu bleiben. Wie kleine und mittlere Unternehmen ChatGPT für sich nutzen können” nachgelesen werden. Ich möchte an dieser Stelle die in dem Interview angegebenen Anwendungsbeispiele für ChatGPT in KMU hervorheben:

> Content-Erstellung und Überarbeitung: Marketingtexte, Webseite, Social Media
> Übersetzungen: Inhalte für nichtdeutsche Märkte übersetzen
> Kundenservice: Antworten auf häufige Fragen, 24/7-Support, Sentiment-Analysen
> Marktforschung: Zusammenfassung von Branchenberichten und Analyse von Kundenfeedback, Entwurf von Interview-Fragen
> Entwicklung von Lernmaterialien und Trainings: Umwandlung von Handbüchern in Kurse mit Fragen, Tests und Webanwendungen
> Dokumentation: Beschreibung von Arbeitsabläufen nach definiertem Standard
> Profilerstellung: Zielgruppendefinition anhand von Vertriebs- und Marketingunterlagen
> Vorbereitung von Verkaufsgesprächen: Antizipation möglicher Kundenfragen, Einwandbehandlung
> Brainstorming: Finden von Metaphern und Beispielen
> Programmierung: Dokumentation und Analyse von Codes, Unterstützung bei der Fehlersuche

Darüber hinaus weist Nicole Simon auch darauf hin, dass ChatGPT nicht kreativ ist, und nicht querdenken kann (ebd.). Ich hätte mir weiterhin gewünscht, dass der Blick nicht nur auf ChatGPT gerichtet wird, sondern die Entwicklungen hin zu einem souveränen Arbeitsplatze erwähnt werden, bei dem viele Anwendungen (inkl. eines KI-Assistenten) Open-Source-basiert sind, damit die Daten bei dem jeweiligen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bleiben können. Siehe dazu auch Nextcloud: Geeignete KI-Apps selbst auswählen – ein Beispiel oder Warum kann NEXTCLOUD zukünftig eine interessante Alternative zu ChatGPT (OpenAI) oder Bard (Google) sein?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Schadensbeispielrechnung für “Dienst nach Vorschrift” in der Projektarbeit

Schadensbeispielrechnung „Dienst nach Vorschrift“ (Kloos/Steffan 2011)

In verschiedenen Blogbeiträgen habe ich auf das Verschwendungspotenzial im Projektmanagement hingewiesen. Siehe dazu beispielhaft Klassifikation von Projektaktivitäten nach Verschwendungsart oder auch Lean Project Management: Mit dem Project Management Waste Index (PMWI) den Grad der Verschwendung in Projekten identifizieren. Etwas subtiler ist es, wenn Mitarbeiter “Dienst nach Vorschrift” machen und somit ihr volles Potenzial nicht einbringen.

Die Tabelle in der Abbildung zeigt eine Schadensbeispielrechnung für ein Projekt mit einer Laufzeit von 52 Wochen und 25 Mitarbeitern. Bei einem internen Verrechnungssatz von 400€/PT und 221 Arbeitstagen wird die Normalleistung mit 100% angenommen. Machen 2 Mitarbeiter “Dienst nach Vorschrift” und erbringen nur 80% ihrer Normalleistung, so ergeben sich 88 PT fehlender Personentage im Projekt (20% von 221PT = 44PT > 2x44PT=88PT). Umgerechnet sind das immerhin 35.200€ an zusätzlichen Kosten im Projekt.

Die Aufstellung der Autoren ist natürlich eher als Rechenbeispiel zu sehen um aufzuzeigen, was “Dienst nach Vorschrift” in Projekten Kosten kann, bzw. welche Kapazitäten in Personentagen (PT) dann nicht zur Verfügung stehen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Menschliche Intelligenz und Künstliche Intelligenz: Ein Idealszenario der Arbeitsteilung

Künstliche Intelligenz durchdringt alle Bereiche der Gesellschaft, und somit auch die Arbeitswelt. Für die Arbeitswelt hat Künstliche Intelligenz insofern starke Auswirkungen, als dass repetitive oder auch Routineaufgaben wohl als erstes durch leistungsfähige KI-Anwendungen ersetzt werden. Dadurch können sich wiederum Menschen mit ihren Potenzialen auf komplexere Problemlösungen konzentrieren. Ob das ein Vorteil oder Nachteil ist, liegt wie immer an der Perspektive. Der folgende Abschnitt beschreibt dazu ein Idealszenario.

“Die Maschine nimmt uns die komplizierten, berechenbaren (und oft langweiligen) Routineaufgaben entweder komplett ab oder liefert die passende Zuarbeit für weitere Arbeitsschritte und Entscheidungen. Dadurch wird der Fachkräftemangel gelindert und Menschen werden von repetitiven Tätigkeiten entlastet. Sie können sich dadurch den Aufgaben zuwenden, die auf Kreativität, Empathie, Kontextualisierung in volatilem Umfeld sowie auf zwischenmenschliche Interaktion angewiesen sind. Die Trennung von Kopf, Hand und Herz – wie sie die Arbeit der letzten 100 Jahre vorantrieb – kann so rückgängig gemacht oder verringert werden. Menschen können im Idealfall mehr schöpferisch und nach persönlichen Neigungen wirken. Sie können ihr Potenzial entfalten und zur Verfügung stellen” (Hertling, S. (2024), in RKW-Magazin 1/2024).

Der Artikel thematisiert in seiner Überschrift auch auf Menschliche Intelligenz, fokussiert im Text allerdings sehr stark auf die Künstliche Intelligenz. Den Begriff Menschliche Intelligenz thematisiert der Autor leider nur indirekt, indem er Begriffe wie “Empathie”, “Kreativität“, “zwischenmenschliche Interaktionen” oder auch “Skills” verwendet. Unklar bleibt, von welchem Intelligenzverständnis hier ausgegangen wird. Ist es die Perspektive eines Intelligenz-Quotienten (IQ), oder die Perspektive einer Emotionalen Intelligenz oder aber die Perspektive von Multiplen Intelligenzen nach Howard Gardner? Erst durch diese Klärung würde ein “in-Beziehung-setzen” von Menschlicher Intelligenz und Künstlicher Intelligenz Sinn machen. Erste Hinweise auf ein angemessenes Intelligenz-Konstrukt habe ich bei Funke gefunden:

Funke (2006) hat dazu einen ausführlichen Beitrag zum ersten Intelligenztest (PDF) geschrieben. Auf Seite 38 steht: “Inhaltlich hat sich das Intelligenzkonzept in den letzten 100 Jahren ausdifferenziert (vgl. Funke u. Vatterodt-Plünnecke 2004): An der Stelle einer einzigen Intelligenzdimension (´general intelligence´, g-Faktor) ist heute die Konzeption Multipler Intelligenzen im Sinne unterschiedlicher Teilkompetenzen (z.B. logisches Schlussfolgern, verbale Intelligenz, kreatives Problemlösen, emotionale Kompetenz, Körperbeherrschung) getreten, für die jeweils andere Erfassungsinstrumente benötigt werden.”

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Hybrides Projektmanagement am Beispiel der mechatronischen Entwicklung

Eigene Darstellung. Quelle: Feldmüller/Sticherling (2016)

Wie die globale Studie des Project Management Instituts (PMI) aus dem Jahr 2024 gezeigt hat, ist Hybrides Projektmanagement in den letzten Jahren in der Praxis immer stärker eingesetzt worden. Dieser eher pragmatische Ansatz ergänzt die eher dogmatischen Vorgehensweisen, die wir aus beim plangetriebenen (klassischen) Projektmanagement und dem agilen Projektmanagement (z.B. nach Scrum) kennen.

Das Projektmanagement-Kontinuum zeigt dabei auf, wie vielfältig die verschiedenen Möglichkeiten sind. Aufgabe in den Organisationen ist es, für jedes Vorhaben/Projekt das angemessene Vorgehensmodell zu nutzen, um Verschwendungen im Projektmanagement zu vermeiden.

Nach diesen eher theoretischen Überlegungen stellt sich die Frage, wie ein Hybrides Projektmanagement beispielhaft aussehen kann.

In der Abbildung sehen Sie beispielhaft die Vorgehensweise in der mechatronischen Entwicklung mit den Bereichen Mechanik, Elektronik und Informatik. Diese werden aus einer sequentiellen Vorgehensweise in eine vertikale (interdisziplinäre) Agilität überführt. Das Zusammenspiel zwischen Mechanik (sequenziell) und Informatik (agil) zeigt der untere Teil der Abbildung detaillierter.

Bei diesem Hybriden Vorgehensmodell gibt es z.B. beim Einsatz von Scrum nach jedem Durchlauf (Iteration;Sprint) ein Zwischenprodukt (Increment), das mit dem Status aus der mechanischen Entwicklung abgestimmt werden sollte. Die Kommunikation an diesen Stellen ist nicht ganz einfach, da sich hier zwei relativ verschiedene Mindsets, inklusive der damit verbundenen verschiedenen Begrifflichkeiten, verständigen sollen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.