Der Begriff Projekt wird oft verwendet, doch ist manchmal nicht klar, was darunter verstanden wird. Es ist daher gut zu klären, auf welche Projektdefinition – und damit auf welche Projektkriterien – man sich bezieht.
In der Abbildung sind beispielhaft die Projektkriterien aus der DIN (69901), vom PMI (Project Management Institute), der IPMA (International Project Management Association) und der OGC/Axcelos (PRINCE2) gegenübergestellt.
Es fällt auf, dass die ersten drei Kriterien “Einmaligkeit”, “Zielvorgabe” und “Zeit/Ressourcen begrenzt” bei allen auftauchen. Weiterhin ist die “Interdisziplinarität” nur bei der IPMA-Definition zu finden.
Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.
In der klassischen Aufbauorganisation (Linienorganisation) gibt es häufig differenzierte Karriereebenen. Das fängt beim Gruppenleiter an, geht über den Abteilungsleiter und Bereichsleiter bis zum Divisionsleiter. In der Projektorganisation starten viele zunächst als Teil-Projektleiter oder Projektmanager, werden dann Senior Project Manager, dann möglicherweise Project Director / Programm-Manager und schließlich Chief Project Officer (CPO) / Projektportfolio-Manager.
Die beiden dargestellten Stränge können strikt parallel laufen, doch gibt es auch die Möglichkeit, sich im Sinne eines Spiralmodells “nach oben” zu entwickeln (Karrierewege). Beispielsweise beginnt jemand als Projektmanager, wechselt dann als Abteilungsleiter wieder in die Linie, wird dann zum Senior Project Manager usw.. Diese Art einer Diffusion (Durchlässigkeit) zwischen Linien- und Projektorganisation kann für Mitarbeiter durchaus attraktiv sein.
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Anwendungen zur Künstliche Intelligenz (KI) gibt es in der Zwischenzeit “wie Sand am Meer”. Dabei decken die kommerziellen Anwendungen einen Großteil des Marktes ab. Immer mehr Organisationen sehen darin allerdings auch Risiken, sodass Open Source Anwendungen , wie z.B. Nextcloud, in den Fokus rücken.
Dabei ist Nextcloud als Kollaborationsplattform mit den Anwendungen zu Dokumenten, Bildern, Webkonferenzen (Talk), Whiteboards, Tasks- bzw. KANBAN Boards, Open Project usw. in der Lage an jeder Stelle der verschiedenen Anwendungen KI-Apps aufzurufen (Smart Picker), die ebenfalls Open Source basiert sind.
Diese KI-Apps sind hier nicht vorgegeben, sondern können je nach Organisation zusammengestellt werden. Die Möglichkeit der eigenen Konfiguration von KI-Apps, die dann auch noch mit Hilfe von Ampelfarben (Rot-Gelb-Grün) charakterisiert sind, ergibt enorme eigene Gestaltungsspielräume.
Die Abbildung zeigt beispielhaft einen Screenshot von unserer Nextcloud, in der ich DECK als Taskboard (KANBAN Board) aufgerufen habe. Innerhalb eines Tasks (Tickets) kann ich im Textfeld mit Hilfe des Smart Pickers verschiedene Anwendungen aufrufen. In dem Beispiel habe ich die KI-App Whisper ausgewählt (AI speech-to-text) mit deren Hilfe ich jetzt einen gesprochen Text erfassen kann. Nextcloud charakterisiert diese Anwendung mit Gelb (Rot-Orange-Gelb-Grün). Ziel der Integration vieler Open Source Anwendungen in einer modernen Kollaborationsplattform ist der Souveräne Arbeitsplatz.
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Im Projektmanagement gibt es Normen (z.B. ISO 21500, DIN 69901 etc.), Standards (z.B. PMI, PRINCE 2 oder IPMA) und Vorgehensmodelle, die wiederum klassisch, hybrid und/oder agil sein können. Das Projektmanagement-Kontinuum zeigt die vielfältigen Möglichkeiten auf.
Darüber hinaus gibt es Reifegradmodelle, die üblicherweise verschiedene Entwicklungsstufen darstellen. In der Abbildung sind Reifegradmodelle zu sehen, die nicht-Projektmanagement-spezifisch sind (CMMI und SPICE), und Reifegradmodelle, die Projektmanagement-spezifisch sind (OPM3, P3M3, IPMA Delta).
IPMA Delta ist dabei ein sehr umfassendes Instrument, den PM-Reifegrad vom Management einzelner Projekte bis zum integrierten (PM-) Managementsystem zu beurteilen.
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Eigene Darstellung. Quelle: Seidl/Roeschlein (2019)
Es gibt in allen gesellschaftlichen Bereichen einen starken Trend zu mehr Projektarbeit – ob nun klassisch/plangetrieben, agil oder auch hybrid (Kontinuum der Vorgehensmodelle). Organisationen stehen somit auch vor der Frage, welche Projekte ausgewählt und durchgeführt werden sollen, bzw. müssen. Die Auswahl, und die damit einhergehende Priorisierung, hängt natürlich auch von den jeweiligen Möglichkeiten (Ressourcen) ab. Neben aufwendigen Scoringmodellen gibt es auch etwas einfachere Möglichkeiten herauszufinden, welche Projekte priorisiert werden sollten.
In der Abbildung wird deutlich, dass aus der gesamten Menge der Projekte zunächst die Projekte bestimmt werden, die durch Zwänge/Vorgaben durchgeführt werden müssen (1. Ebene). Im zweiten Schritt (2. Ebene) werden Projekte nach den Zwängen und der Strategierelevanz aufgeteilt. In der 3. Ebene geht es dann noch um Dringlichkeit und Nutzenbeitrag. Das Ergebnis dieser schrittweisen Analyse ist dann eine eindeutige Projektrangliste.
Mehr Blogbeiträge zu “Multiprojektmanagement” finden Sie hier.
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Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) startet am 15.02.2024 bei der IHK Köln. Durchgeführt wird der Lehrgang von Herrn Wirtz. Die Präsenztage finden jeweils Online via Zoom statt. Es ist schon der dritte Lehrgang, der in diesem Jahr in Köln durchgeführt wird.
Routinemanagement und Projektmanagement hängen in Organisationen eng zusammen. In der Vergangenheit war das Routinemanagement dominierend. Es ging dabei um Effektivität und Effizienz in den Abläufen und Prozessen, die relativ standardisiert durchgeführt wurden. Durch das nicht mehr so stabile Umfeld kam es anschließend zu kleinen Veränderungen in den Prozessen, die durch Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) optimiert wurden.
Der Trend zur Individualisierung und Personalisierung, und die immer stärkere Vernetzung von allen Dingen und Personen führen nun zu einer Komplexität, die zu mehr Selbstorganisation in temporären Netzen führt, und somit zu mehr Projekten mit dem dazugehörenden Projektmanagement.
Die Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben kann in Zukunft immer mehr von Künstlicher Intelligenz (KI) übernommen werden. Dabei bietet sich für Mitarbeiter die einmalige Chance, sich stärker auf das kreative Lösen von komplexen Problemen zu konzentrieren. Diese Zusammenhänge können auch direkt auf das Projektmanagement mit seinen vielfältigen Anforderungen übertragen werden.
“Doch die KI bietet noch viel mehr als nur Planung und Ressourcenmanagement. Eine der größten Stärken der KI im Projektalltag liegt in der Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben. KI-basierte Tools können die Erfassung und Analyse von Daten, das Reporting, die Kommunikation und die Verwaltung von Dokumenten automatisieren. Diese Automatisierung führt zu erheblichen Effizienzsteigerungen, da Projektmanager ihre Zeit und Energie auf strategische Entscheidungen und die Lösung komplexer Probleme konzentrieren können. Dadurch verkürzen sich Projektzeiten, die Qualität steigt und die Kosten werden optimiert (Barton / Müller, S. 161)” (Vodatinskyj (2023): Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz, in: projektmanagementaktuell 05/2023).
Mehr Blogbeiträge zu “Künstliche Intelligenz” finden Sie hier.
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Da ein Projekt durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, ergeben sich über die Projektlaufzeit Unterschiede bei der Genauigkeit und bei der Aktualität von Informationen.
Die Genauigkeit von Informationen nimmt vom Projektbeginn bis zum Projektende zu. Demgegenüber nimmt die Aktualität über die Projektlaufzeit ab. Der in der Abbildung hellblau hervorgehobene Gebiet stellt den Bereich von “Aktuellen Informationen bei angemessener Genauigkeit dar.
Projektverantwortlich sollten sich diesen Zusammenhang klar machen, und die am Anfang von Projekten oft vorliegende Ungenauigkeit von Informationen in ihrem Vorgehen, bzw. sogar bei der Auswahl des geeigneten Vorgehensmodells (Plangetriebenes/Klassisches Projektmanagement, Hybrides Projektmanagement, Agiles Projektmanagement berücksichtigen. Siehe dazu auch DAS Projektmanagement-Kontinuum in der Übersicht.
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Das Projektteam und seine Beziehungen untereinander (Eisenschink 2014) – Eigene Darstellung
Wenn verschiedene Personen in einem Projekt zusammenarbeiten, kommt es untereinander zu vielfältigen Kommunikationsprozessen. Anhand der Abbildung wird deutlich, dass es bei 5 Personen schon viele Verbindungslinien zwischen den Teammitgliedern gibt. Werden es 6, 7 oder mehr Teammitglieder, ist es kaum noch möglich, dass jeder mit jedem kommunizieren kann. In so einem Fall, sollte ein Kernteam und ein erweitertes Team gebildet werden. Weiterhin gibt es nicht nur die formellen Beziehungen, sondern auch vielfältige informelle Kontakte/Beziehungen zwischen den Teammitgliedern.
“Das Projektteam stellt ein System dar, da die einzelnen Teammitglieder verschieden und miteinander vernetzt sind. Die Verbindungslinien zeigen visualisiert die formellen und informellen Beziehungen zwischen den Projektteammitgliedern auf. Formelle Beziehungen können der Austausch von Fachinformationen (z.B. Berichte, Mitteilungen, …) sein. Informelle Beziehungen können sich durch Hobbys, gemeinsame Gesprächsthemen oder Sympathie auf der emotionalen Ebene bilden” (Eisenschink 2014).
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Fraunhofer IAO (2023): Leitfaden zu Strategie und Wandel für den KI-Einsatz, in Anlehnung an Floridi, L.; Cowls, J.: A Unified Framework of Five Principles for AI in Society. Harvard Data Science Review. https://doi.org/10.1162/99608f92.8cd550d1, veröffentlicht am 23. Juni 2019.
Wenn es um Künstliche Intelligenz geht, wird zu einem großen Teil über die Technik und den damit verbundenen technischen Möglichkeiten gesprochen und geschrieben. Neben der Technik gibt es in Unternehmen allerdings auch noch die Organisation und die Menschen (TOM-Modell). Eine Organisationskultur, die den Einsatz von KI im Unternehmen fördert, sollte somit alle Ebenen adressieren, und auf den Überlegungen von Edgar Schein basieren:
Der Soziologe Edgar Schein versteht folgendes unter Unternehmenskultur: „Ein Muster gemeinsamer Grundprämissen, das die Gruppe bei der Bewältigung ihrer Probleme externer Anpassung und interner Integration erlernt hat, das sich bewährt hat und somit als bindend gilt; und das daher an neue Mitglieder als rational und emotional korrekter Ansatz für den Umgang mit diesen Problemen weitergegeben wird“ (Schein, E. (1995)).
Daraus leitet Edgar Schein die Ebenen Grundannahmen, Werte und Normen und Artefakte ab, die manchmal wie ein Eisberg dargestellt werden, bei dem der größte Teil “unter Wasser”, also nicht sichtbar ist In dem vom Fraunhofer IAO 2003 veröffentlichten Leitfaden zu Strategie und Wandel für den KI-Einsatz sind daraus jeweils Maßnahmen einer KI-förderliche Organisationskultur entwickelt worden (Abbildung). Interessant dabei ist, dass in dem Leitfaden auch sehr konkrete Hinweise zur Umsetzung gegeben werden.
Mehr Blogbeiträge zu “Künstliche Intelligenz” finden Sie hier.
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