Der Begriff “Kick-off” – oder auch “Kick-off-Meeting” – wird in den Organisationen häufig verwendet. Dabei kommt es vor, dass es unterschiedliche Meinungen dazu gibt, an welcher Stelle im Projektablauf ein Kick-off-Meeting durchgeführt werden sollte, und was dabei die Themen sein könnten. Beides soll nun geklärt werden.
Das Kick-off-Meeting ist eine “offizielle Veranstaltung nach erfolgter Planung, die mindestens alle Mitglieder des Projektteams und gegebenenfalls Vertreter der Auftraggeberseite vereint, um ihnen ein gemeinsames Verständnis bzgl. des Projekts zu vermitteln und die auszuführenden Arbeiten in Gang zu setzen” (DIN Taschenbuch 472 2020). Im Phasenplan ist das Kick-off-Meeting somit nach der bestätigten Planung, am Anfang der Steuerungsphase (Umsetzung) durchzuführen. Weiterhin kann die folgende Beispiel-Tagesordnung dazu verwendet werden, eine eigene Agenda für das Kick-off-Meeting abzuleiten.
| 01 | Begrüßung/Vorstellungsrunde/Protokoll |
| 02 | Verabschiedung der Tagesordnung |
| 03 | Verabschiedung der Ziele des heutigen Tages |
| 04 | Benennung des Projektteams/Rollenklärung |
| 05 | Ziele und Nicht-Ziele für das Projekt |
| 06 | Projektauftrag |
| 07 | Projektstrukturplan |
| 08 | Phaseneinteilung |
| 09 | Arbeitspakete |
| 10 | Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) |
| 11 | Umweltanalyse |
| 12 | Projektkommunikation |
| 13 | Spielregeln |
| 14 | Projektdokumentation |
| 15 | Weiteres Vorgehen |
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